Goedkeuringsaanvraag Formulier (België)

Bijgewerkt op 11 augustus 2026

Een goedkeuringsformulier documenteert dat iemand toestemming heeft gevraagd om de organisatie te binden, en dat een bepaalde persoon daarover een beslissing heeft genomen. Het speelt bij bestellingen en uitgaven, maar ook bij goedkeuringen die nooit in een boekhoudsysteem terechtkomen: het vrijgeven van een document voor publicatie, het verlenen van toegang tot een systeem, een commerciële korting, verlof, of een eenmalige afwijking van een bestaand beleid. De waarde zit niet in de handtekening zelf, maar in het feit dat de aanvraag, haar motivering, de bevoegdheid waarbinnen de beslissing werd genomen, en eventuele voorwaarden op één, terug te vinden plaats samen blijven.

Dit model vervangt een bronpagina zonder enige inhoud buiten een titel. Het is opgebouwd rond wat interne controle daadwerkelijk nodig heeft: een bepaald type aanvraag, een bedrag gekoppeld aan een budgetcode, een goedkeurder met eigen bevoegdheid, een beslissing die voorwaardelijk kan zijn, en een bewaartermijn die de e-mail overleeft waarin de aanvraag ontstond.

2 van 14 velden ingevuld

Tik in het document hieronder op een gemarkeerd veld en typ er meteen in.Gratis — zonder registratie, zonder watermerk

Goedkeuringsaanvraag

Referentienummer:
Datum van indiening:
Type aanvraag:
Aanvrager:: ,

1. De Aanvraag

Motivering:

2. Financiële Gegevens

Bedrag:
Budgetcode:

OptioneelBevat verklaring over taakverdeling

De goedkeurder bevestigt niet zelf de aanvrager te zijn en geen persoonlijk belang te hebben bij het resultaat van deze aanvraag.

3. Beslissing

Goedkeurder:: ,
Beslissing:
Datum van de beslissing:

De aanvraag wordt goedgekeurd zoals omschreven, binnen de hierboven vermelde bevoegdheid van de goedkeurder.

OptioneelVereist een gekwalificeerde elektronische handtekening

4. Bewaring

Deze goedkeuring wordt bewaard voor een periode van , samen met de hierboven vermelde documentatie, zodat de beslissing, haar motivering en eventuele voorwaarden later kunnen worden gereconstrueerd.

Aanvrager

Datum:

Goedkeurder

Datum:

Elke elektronische handtekening is in principe geldig bewijs

Het Belgisch bewijsrecht vertrekt van een functionele, technologie-neutrale definitie van handtekening, rechtstreeks gebaseerd op artikel 3, 10° van de eIDAS-verordening: elke elektronische manier om zich te identificeren beantwoordt hieraan. Een gewone e-mail of een gescande handtekening op een pdf-document vormt dus in principe al een rechtsgeldige handtekening, zonder dat daarvoor bijzondere technische voorwaarden moeten zijn vervuld.

Boven op die algemene, functionele geldigheid staat een specifieke, sterkere regel voor de gekwalificeerde elektronische handtekening: dit is de enige vorm van elektronische handtekening die juridisch perfect gelijkwaardig is aan een handgeschreven handtekening, rechtstreeks op grond van artikel 25, lid 2 van de eIDAS-verordening. Een document met een gekwalificeerde elektronische handtekening wordt daardoor automatisch gelijkgesteld met een onderhandse akte in de zin van het Belgisch bewijsrecht, met de bijzondere bewijskracht die daaraan verbonden is.

Wat dit praktisch betekent voor een intern formulier

Voor de meeste interne goedkeuringen – een uitgave, een verlof, een systeemtoegang – is de vraag niet of de goedkeuring ooit voor de rechter moet worden bewezen, maar of de organisatie later met zekerheid kan reconstrueren wie wat heeft goedgekeurd, wanneer en onder welke voorwaarden. Een gewone elektronische handtekening of zelfs een antwoord per e-mail functioneert voor de meeste van die gevallen voldoende goed, aangezien deze reeds in principe rechtsgeldig bewijs vormt.

Voor goedkeuringen met aanzienlijke juridische of financiële gevolgen – een contract met een derde, een verplichting die het boekjaar overschrijdt, een wijziging van arbeidsvoorwaarden – loont het gebruik van een gekwalificeerde elektronische handtekening, die automatisch wordt gelijkgesteld met een onderhandse akte, zonder dat daarvoor een afzonderlijke afspraak nodig is.

Overzicht van de Velden

Referentienummer en datum: Een unieke referentie die de goedkeuring terugvindbaar maakt vanuit een factuur, een dossier of een contractueel document.
Type aanvraag: Bestelling of nieuwe leverancier, uitgave, vrijgave van een document, verlof, systeemtoegang, of korting en afwijking.
Omschrijving en motivering: Wat wordt gevraagd, waarom, en wat er gebeurt bij weigering – de motivering is wat een latere controle daadwerkelijk zal lezen.
Bedrag en budgetcode: Het bedrag en de betrokken budgetcode, belangrijk wanneer de bevoegdheid van de goedkeurder van het bedrag afhangt.
Goedkeurder en bevoegdheid: De persoon die beslist, zijn functie en bevoegdheid voor deze categorie, met automatische doorverwijzing bij overschrijding.
Taakverdeling: Bevestiging dat de goedkeurder niet zelf de aanvrager is en geen persoonlijk belang heeft bij het resultaat.
Beslissing, voorwaarden en motivering: Goedgekeurd, voorwaardelijk goedgekeurd, geweigerd of doorverwezen, met de voorwaarden en redenen in het document zelf vastgelegd.
Gekwalificeerde handtekening: Vereist wanneer de goedkeuring aanzienlijke gevolgen heeft, om automatische gelijkstelling met een onderhandse akte te verkrijgen.

Hoe deze controle opgesteld moet zijn

Een intern document zonder eigen vormvereiste, maar verschillende elementen ervan hebben rechtstreekse juridische of controlegevolgen.

Gebruik een gekwalificeerde elektronische handtekening waar het ertoe doet
Enkel de gekwalificeerde elektronische handtekening wordt automatisch gelijkgesteld met een onderhandse akte, op grond van artikel 25, lid 2 van de eIDAS-verordening.
eIDAS-verordening, art. 25
Scheid aanvraag, goedkeuring en betaling
De aanvrager mag niet zelf zijn eigen aanvraag goedkeuren, en niet zelf de betaling gelasten. Waar een zeer kleine structuur dit onmogelijk maakt, verwijs de aanvraag door naar een verantwoordelijke in plaats van deze scheiding op te geven.
Stem de bevoegdheid van de goedkeurder af op het bedrag
Noteer de functie en bevoegdheid van de goedkeurder, en verwijs automatisch door naar een tweede goedkeurder als het bedrag deze bevoegdheid overschrijdt.
Documenteer de voorwaarden van een voorwaardelijke goedkeuring
Voorwaarden die enkel mondeling of per e-mail werden afgesproken, zijn later moeilijk te bewijzen. Leg ze vast in het formulier zelf.
Beperk de persoonsgegevens die in het formulier worden verzameld
De Algemene Verordening Gegevensbescherming vereist dat verzamelde gegevens toereikend, relevant en beperkt zijn tot wat noodzakelijk is voor het doel. Vraag geen medische gegevens voor verlof of een privéadres voor systeemtoegang als de beslissing die niet nodig heeft.

Zo gebruikt u dit goedkeuringsformulier

Kies het type aanvraag. Bestelling, uitgave, vrijgave van een document, verlof, systeemtoegang, of korting en afwijking.
Omschrijf en motiveer de aanvraag. Noteer wat wordt gevraagd, waarom het nodig is, en wat er gebeurt bij weigering.
Noteer bedrag en budgetcode. Vermeld het bedrag en de betrokken budgetcode.
Verwijs door naar de juiste goedkeurder. Bepaal de goedkeurder en zijn bevoegdheid, met een tweede goedkeurder als het bedrag deze overschrijdt.
Leg de beslissing vast en bewaar het formulier. Kies goedgekeurd, voorwaardelijk goedgekeurd, geweigerd of doorverwezen, bepaal de bewaartermijn, en bewaar het document.

Veelgestelde Vragen

Wat moet een goedkeuringsformulier minstens bevatten?

Een unieke referentie, de aanvrager en de datum van indiening, wat wordt gevraagd en waarom, het bedrag en de budgetcode, de documentatie die de goedkeurder heeft gezien, de goedkeurder met functie en bevoegdheid, de beslissing met eventuele voorwaarden, en de datum van de beslissing.

Is een gewone elektronische handtekening geldig bewijs in zo'n formulier?

Ja, in principe. Het Belgisch bewijsrecht hanteert een functionele definitie van handtekening op basis van artikel 3, 10° eIDAS: elke elektronische manier om zich te identificeren beantwoordt hieraan, zonder bijzondere technische voorwaarden.

Wat is het bijzondere aan een gekwalificeerde elektronische handtekening?

Ze is de enige vorm die juridisch perfect gelijkwaardig is aan een handgeschreven handtekening en wordt automatisch gelijkgesteld met een onderhandse akte, op grond van artikel 25, lid 2 eIDAS.

Kan de aanvrager zelf zijn eigen aanvraag goedkeuren?

Dat moet worden vermeden. De scheiding van aanvraag, goedkeuring en betaling is de basiscontrole tegen fouten en misbruik. In een zeer kleine structuur verwijst u de aanvraag door naar een verantwoordelijke, in plaats van deze scheiding op te geven.

Hoe behandel ik een voorwaardelijke goedkeuring?

Kies de optie voorwaardelijk goedgekeurd en leg de voorwaarden vast in het formulier – een uitgavenlimiet, een juridische controle voor ondertekening, of een proefperiode met een herzieningsdatum. Voorwaarden die enkel in een e-mail bestaan, overleven de volgende verlenging meestal niet.

Vergelijkbare sjablonen

Disclaimer

Dit model en deze gids hebben een algemeen informatief karakter en vormen geen juridisch advies. Regels over overheidsopdrachten, subsidies of specifieke sectoren kunnen bijkomende vereisten voor goedkeuring en documentatie opleggen, naast dit interne formulier.