Offerte maken

Hoe een kostenraming werkt: de Belgische manier van offreren

Een offerte in België is doorgaans opgebouwd rond drie kostencategorieen: arbeid (uren- of dagtarief van de vakman), materiaal en overige kosten zoals verplaatsing, afvoer of hosting. Grote werken worden vaak als forfait aangeboden: een vaste totaalprijs voor de volledige opdracht, terwijl kleinere of onzekere taken per uur (uurtarief) of per dag (dagtarief) worden aangerekend. Voor consumenten is het gebruikelijk dat de offerte een geldigheidsduur vermeldt (bijvoorbeeld dertig dagen), het offertenummer, de identiteit en het btw-nummer van de onderneming, en een duidelijke omschrijving per post.

Het verschil met een factuur is belangrijk: een offerte is een vrijblijvend aanbod dat pas bindend wordt zodra de klant ze ondertekent of schriftelijk aanvaardt. Zodra het werk is uitgevoerd, zet u diezelfde posten om in een factuur. Een nette, gedetailleerde raming per post maakt die overgang eenvoudig en transparant, en helpt bij het vergelijken van offertes onderling.

Btw op een offerte: standaardtarief 21 %, verlaagd 6 % voor renovatie

Btw (in het Frans TVA) is bepalend voor hoe u uw offerte presenteert. Het standaardtarief is 21 %. Voor de renovatie en het herstel van privewoningen die ouder zijn dan tien jaar geldt onder voorwaarden het verlaagde tarief van 6 %; in sommige tussenliggende gevallen komt een intermediair tarief van 12 % voor. Het verlaagde tarief geldt in principe voor werk in onroerende staat aan een bestaande woning die hoofdzakelijk als privewoning wordt gebruikt en die de leeftijdsdrempel haalt.

De presentatie hangt af van uw klant. Aan consumenten (particulieren) moet een offerte wettelijk inclusief btw worden opgesteld: u toont de eindprijs die de klant effectief betaalt (btw inclusief, in het Frans TTC). Aan bedrijven is het conventioneel om exclusief btw te offreren (excl. btw, in het Frans HTVA), waarbij de btw als aparte lijn verschijnt. In de calculator schakelt u met een vinkje tussen prijzen inclusief en exclusief btw, zodat het nettobedrag en het totaalbedrag altijd kloppen.

Twijfelt u tussen 6 % en 21 % omdat de aard van het werk of de leeftijd van de woning niet helemaal zeker is? De veilige aanpak is beide tarieven op de offerte te vermelden en de definitieve toepassing te koppelen aan het verplichte attest van de klant. Registreer u als onderneming voor btw zodra u de vrijstellingsdrempel voor kleine ondernemingen overschrijdt of vrijwillig kiest voor btw-plicht; vanaf dan rekent u btw aan en recupereert u de btw op uw aankopen.

Stap voor stap: een offerte berekenen met een concreet voorbeeld

Neem een verbouwing waarbij een geschoolde vakman 40 uur werkt aan 50 EUR per uur en een hulparbeider 20 uur aan 35 EUR per uur. Zo bouwt u de prijs op:

1. Arbeid: 40 uur x 50 EUR = 2.000 EUR, plus 20 uur x 35 EUR = 700 EUR, samen 2.700 EUR.
2. Materiaal: een forfait van 2.500 EUR voor alle benodigde materialen.
3. Overige kosten: 250 EUR voor verplaatsing en afvoer. Samen met arbeid en materiaal geeft dat een subtotaal van 5.450 EUR.
4. Opslag of marge: met een opslag (markup) van 15 % voegt u 817,50 EUR toe, wat het bedrag op 6.267,50 EUR brengt.
5. Onvoorziene kosten: een buffer van 5 % voor tegenvallers voegt 313,38 EUR toe, samen 6.580,88 EUR (het nettobedrag).
6. Btw: bij renovatie van een woning ouder dan tien jaar past u 6 % toe: 394,85 EUR btw, wat een totaalbedrag van 6.975,73 EUR inclusief btw oplevert.

Opslag, marge en onvoorziene kosten: benchmarks voor de Belgische markt

Opslag (markup) en marge zijn niet hetzelfde. Opslag telt u boven op uw kostprijs: 15 % opslag op 100 EUR kosten geeft 115 EUR. Marge drukt de winst uit als percentage van de verkoopprijs: 15 % marge op een verkoopprijs betekent dat 15 % van dat eindbedrag winst is, wat een hogere opslag op de kostprijs vereist. Onvoorziene kosten zijn een aparte buffer voor risico's die u nu nog niet kunt inschatten, zoals verborgen gebreken bij een verbouwing; 5 tot 10 % is gebruikelijk, hoger bij oude gebouwen of onduidelijke opdrachten.

• Aannemer: circa 30 tot 80 EUR per uur, waarbij grote werken vaak als forfait worden aangeboden in plaats van per uur.
• Elektricien: circa 40 tot 60 EUR per uur.
• Schrijnwerker: circa 35 tot 65 EUR per uur.
• Freelancer of IT-profiel: reken met een dagtarief of uurtarief en voorzie een buffer voor belastingen (personenbelasting, sociale bijdragen) en marge.
• Presentatie: aan bedrijven offreert u exclusief btw (excl. btw), aan consumenten inclusief btw (incl. btw).

Tarief- en btw-referentie met officiele bronnen

De btw-tarieven en de renovatieregeling worden vastgelegd door de federale overheid. Raadpleeg de officiele bronnen voor de exacte voorwaarden, want de leeftijdsdrempel en de attestverplichting bepalen of u 6 % of 21 % mag toepassen.

• Standaardtarief btw / TVA: 21 % op de meeste goederen en diensten. Zie FOD Financien (financien.belgium.be).
• Verlaagd tarief 6 %: renovatie en herstel van privewoningen ouder dan tien jaar, onder voorwaarden en mits het verplichte attest van de klant. Details bij FOD Financien.
• Intermediair tarief 12 %: geldt in specifieke, tussenliggende gevallen; controleer of uw project onder deze categorie valt.
• Btw-registratie en de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen: voorwaarden en drempels vindt u eveneens bij FOD Financien.

Belgische bijzonderheden die generieke tools zoals Zoho negeren

Verbouwing en renovatie domineren de Belgische markt: renovatieprijs-calculators en simulators voor ramen, veranda's en daken zijn de meest gezochte tools, gevolgd door het freelance uurtarief en offertes voor web- en softwareprojecten. Een correcte offerte houdt daarom rekening met het 6 %-renovatietarief, iets wat internationale generatoren zelden goed toepassen.

Belgie is federaal, maar de btw-tarieven zijn landelijk gelijk; regionale verschillen zitten vooral in premies en steunmaatregelen (bijvoorbeeld renovatiepremies), niet in het btw-tarief zelf. Wel is er een taalkundige tweedeling: in Vlaanderen spreekt men van een offerte en btw, in Wallonie en Brussel van un devis en TVA. Voor freelancers versus bureaus geldt dat een eenmanszaak vaak per uur of per dag offreert met een duidelijke buffer voor belastingen en sociale bijdragen, terwijl bureaus vaker met forfaits en projectmarges werken.

• Zet uw goedgekeurde offerte met een klik om in een factuur maken met dezelfde posten en btw.
• Bepaal uw uurtarief realistisch met de brutonettoloon berekenen tool.
• Werkt u ook over de grens? Gebruik de offertecalculator voor Nederland of de calculateur de devis voor Frankrijk.