Onkostennota Maken België

Welke gegevens en bewijsstukken zijn nodig?

Vermeld onderneming, declarant, rapportnummer, periode, kostenplaats en goedkeurder. Per uitgave noteert u datum, leverancier, omschrijving, beroepsdoel, categorie, bedrag, valuta, betaalwijze en referentie van factuur of kasticket. Markeer bedrijfskaartkosten als rechtstreeks door de onderneming betaald.

Een bank- of kaartafschrift bewijst de betaling, maar bevat niet noodzakelijk alle factuurgegevens. Bewaar de factuur, het ticket of een ander betrouwbaar bewijs gekoppeld aan de lijn.

• Splits privé- en beroepsgedeelten.
• Bewaar oorspronkelijke valuta en toegepaste wisselkoers.
• Vermijd dubbele terugbetaling van bedrijfskaartkosten.
• Documenteer traject en doel van beroepsverplaatsingen.

Belgische btw op beroepskosten

De normale btw-tarieven zijn 21%, 12%, 6% en 0% naargelang de handeling. Aftrek vereist dat de kost verband houdt met de belaste activiteit en dat de onderneming over het vereiste document beschikt. Restaurant-, onthaal-, personenwagen- en gemengde kosten kunnen beperkt of uitgesloten zijn.

Kies het tarief van het bewijsstuk en gebruik handmatige btw wanneer de berekening afwijkt. De getoonde terugvorderbare btw blijft een controlebedrag, geen automatische fiscale beslissing.

Kilometervergoeding en forfaitaire kosten

België kent geïndexeerde kilometervergoedingen die periodiek kunnen wijzigen en verschillende toepassingsregimes hebben. Gebruik daarom de actuele officiële of bedrijfsspecifieke vergoeding als aangepast tarief. Leg datum, vertrekpunt, bestemming, kilometers en beroepsreden vast.

Een forfait moet ernstige en overeenstemmende normen volgen en dezelfde kost mag niet tweemaal worden vergoed. Dagvergoedingen hangen onder meer af van duur, bestemming en werkgeversregeling.

Van bonnetje naar goedgekeurde declaratie

1. Kies een gedetailleerd, kilometer- of dagvergoedingmodel.
2. Voer de hoofding en elke uitgave met bewijsreferentie in.
3. Controleer btw, valuta en betalingsverantwoordelijke.
4. Verwerk voorschotten en rechtstreeks betaalde kosten.
5. Download PDF voor goedkeuring en Excel/CSV voor verwerking.

Elektronisch bewaren

Bewaar onkostennota’s en bewijsstukken gedurende de toepasselijke fiscale en boekhoudkundige termijn in leesbare vorm. Elektronische bewaring is bruikbaar wanneer authenticiteit, integriteit en toegankelijkheid behouden blijven. Langere termijnen kunnen gelden bij geschillen of specifieke activa.