Formular de Cerere de Aprobare Internă (România)

Actualizat la 10 august 2026

Un formular de aprobare documentează faptul că o persoană solicită autorizarea de a angaja organizația, și că o persoană desemnată decide asupra acestei cereri. Se aplică pentru comenzi și cheltuieli, dar și pentru aprobări care nu ajung niciodată într-un sistem contabil: aprobarea unui document înainte de publicare, acordarea accesului la un sistem, o reducere comercială, o concediu, sau o excepție punctuală de la o politică existentă. Valoarea nu stă în semnătura în sine, ci în faptul că cererea, motivarea sa, dreptul de semnătură în cadrul căruia a fost luată decizia și eventualele condiții rămân adunate într-un loc căutabil.

Acest model înlocuiește o pagină sursă complet fără document — fără descriere, fără exemple, fără întrebări frecvente, cu un link către un PDF propriu care se termină cu o eroare. Este construit în jurul a ceea ce controlul intern are efectiv nevoie: un tip de cerere stabilit, o sumă legată de o linie bugetară și o cotă de TVA, un aprobator desemnat cu propriul drept de semnătură, o decizie care poate fi condiționată, și o perioadă de arhivare care supraviețuiește căsuței poștale în care a fost creată cererea.

4 din 26 câmpuri completate

Atinge orice câmp evidențiat din documentul de mai jos și scrie direct în el.Gratuit — fără înregistrare și fără filigran

Formular de Cerere de Aprobare

Număr de referință:
Data depunerii:
Tipul cererii:
Solicitant:: ,
Departament:
Data la care este necesară:

1. Cererea

Motivare: Consecința în caz de refuz:

2. Date Financiare

Suma solicitată:
Bază:
Cost recurent sau durată:
Linia bugetară:
Buget disponibil:
Furnizor:

Suma indicată include TVA. Dreptul de semnătură al aprobatorului se aplică acestei sume.

Există buget disponibil pe linia bugetară indicată, iar cererea se încadrează în bugetul aprobat pentru exercițiul financiar în curs.

Alternative avute în vedere:

Prezenta cerere vizează o comandă sau un angajament față de un furnizor. Aprobarea autorizează angajamentul descris și nu autorizează, fără o nouă aprobare, schimbarea furnizorului, majorarea sumei sau prelungirea duratei. În cazul unui furnizor nou, se efectuează verificările obișnuite privind solvabilitatea, asigurarea și condițiile contractuale înainte de comandă.

3. Documentație Depusă

Următoarea documentație a fost depusă împreună cu prezenta cerere:

OpționalInclude verificare financiară sau juridică

4. Decizie

Aprobator:: ,
Dreptul de semnătură pentru această categorie:
Decizie:
Data deciziei:

Cererea este aprobată conform conținutului său, în limita dreptului de semnătură indicat mai sus. Solicitantul poate acționa potrivit condițiilor descrise în cerere, și doar potrivit acestora.

OpționalNecesită o a doua aprobare

OpționalInclude declarația privind separarea sarcinilor și conflictul de interese

Aprobatorul confirmă că nu este solicitantul, nu are niciun interes personal în rezultatul cererii, și aprobă în limita dreptului de semnătură corespunzător funcției sale. În caz de conflict de interese, cererea este transmisă la un nivel superior, în loc să fie aprobată.

5. Arhivare

Prezenta aprobare se arhivează pentru o perioadă de și se păstrează la , împreună cu documentația menționată mai sus, astfel încât decizia, temeiul acesteia și eventualele condiții să poată fi reconstituite mai târziu.

OpționalInclude nota privind minimizarea datelor

Pe acest formular se colectează doar datele cu caracter personal necesare acestei decizii și trasabilității sale, conform principiului minimizării prevăzut la art. 5 din RGPD. Documentația personală sau medicală subiacentă se păstrează separat, conform regulilor de protecție a datelor ale organizației, și nu se atașează prezentului formular.

Solicitant

Data:

Aprobator

Data:

Al doilea aprobator (dacă este necesar)

Data:

Dreptul de semnătură este motivul de a fi al formularului

Majoritatea organizațiilor românești — societăți cu răspundere limitată, societăți pe acțiuni, asociații — funcționează cu drepturi de semnătură sau împuterniciri care stabilesc cine poate angaja organizația până la ce sumă, și pentru ce. Un formular de aprobare care nu indică dreptul de semnătură al aprobatorului nu poate răspunde la întrebarea pe care un auditor intern sau o autoritate de control o va pune mai târziu: această persoană era autorizată să aprobe acest lucru?

Acest model impune, prin urmare, indicarea expresă a funcției și a dreptului de semnătură al aprobatorului, iar cererea este transmisă unui al doilea aprobator dacă suma depășește această limită. În organizațiile mai mici, cea mai frecventă eroare de control nu este necinstea, ci un responsabil competent care aprobă ceva cu două niveluri peste propriul drept de semnătură, pentru că formularul nu îl obligă la această verificare.

Separarea sarcinilor și conflictul de interese

Cel care solicită nu ar trebui să își aprobe propria cerere, și nici să dispună plata. Acest model separă solicitantul de aprobator, impune ca aprobatorul să confirme că nu este el însuși solicitantul, și oferă o verificare financiară sau juridică opțională înainte de decizie.

Această verificare este utilă pentru orice are o continuare: un abonament cu reînnoire automată, un contract cu penalitate de reziliere, un nou furnizor, un angajament care depășește exercițiul financiar, sau partajarea datelor personale cu un terț. Întrebarea relevantă nu este dacă ideea este bună, ci pentru ce continuă organizația să plătească, sau pentru ce răspunde încă, peste optsprezece luni.

Declarația aprobatorului include și conflictul de interese: în caz de interes personal, relație de familie sau relație apropiată cu partea implicată, cererea este transmisă la un nivel superior, în locul aprobării.

O decizie nu este doar da sau nu

Un formular binar pierde informație. O parte semnificativă a aprobărilor reale este condiționată: da, dar cu o limită de cheltuieli; da, după verificarea juridică a contractului; da, cu plată lunară în loc de anuală; da, cu o perioadă de probă de trei luni și o dată de reevaluare. Fără loc pentru aceste condiții, ele continuă să existe într-un fir de e-mail și sunt uitate la următoarea reînnoire.

Acest model oferă patru rezultate — aprobat, aprobat condiționat, respins, transmis la nivel superior — și formulează o concluzie separată pentru fiecare. Condițiile și motivele se documentează în însuși documentul, nu într-un e-mail, astfel încât un refuz să rămână explicabil la o cerere similară viitoare, iar condițiile unei aprobări să fie respectate la reînnoire, verificare sau predare.

Semnătura electronică, minimizarea datelor și arhivarea

Legea nr. 214/2024 privind utilizarea semnăturii electronice, a mărcii temporale și prestarea serviciilor de încredere bazate pe acestea construiește o ierarhie condiționată a validității, distinctă de abordările altor state din această serie: o semnătură electronică simplă produce aceleași efecte juridice ca o semnătură olografă doar în cazuri specifice — pentru acte de valoare redusă, sub jumătate din salariul minim brut, dacă documentul este recunoscut de partea adversă, sau dacă ambele părți, în mod necesar profesioniști, convin în scris că semnătura simplă va avea efect echivalent. Persoanelor fizice neprofesioniste nu li se permite să convină asupra unor asemenea efecte pentru o semnătură simplă.

O semnătură electronică avansată produce aceleași efecte când este creată cu un certificat de la o autoritate publică română sau un prestator de servicii de încredere calificat și documentul este recunoscut de partea adversă, sau prin acordul părților printr-un document separat semnat olograf ori cu semnătură electronică calificată — cu excepția cazului în care ambele părți sunt profesioniști, situație în care acordul poate fi cuprins într-un document semnat cu semnătură avansată. Legea nu impune un nivel unic obligatoriu pentru contractele private, ci lasă părților negocierea nivelului adecvat, în limitele acestei ierarhii.

Pentru controlul intern nu tehnologia în sine este decisivă, ci trasabilitatea: cine a transmis ce, când, ce versiune a văzut efectiv aprobatorul, și dacă procesul poate fi reconstituit fiabil mai târziu. Acest model documentează, prin urmare, separat data depunerii și data deciziei, enumeră documentația efectiv depusă, și fixează perioada de arhivare și locul arhivării direct în document.

Păstrați formularul simplu. Cererile de concediu, cheltuieli sau acces la sisteme atrag rapid date cu caracter personal, iar art. 5 din RGPD impune ca datele prelucrate să fie adecvate, relevante și limitate la ce este necesar pentru scopurile urmărite. Un formular care solicită date medicale pentru concediu, sau o adresă privată pentru accesul la o bază de date, creează o problemă de conformitate fără nicio contraprestație. Colectați doar ce este necesar deciziei, și păstrați documentația subiacentă separat.

Ghidul Câmpurilor

Număr de referință și dată: Un număr de referință unic face aprobarea căutabilă dintr-o factură, un dosar sau un document contractual; datele depunerii și deciziei se documentează separat.
Tipul cererii: Comandă sau furnizor nou, cheltuială, aprobare de document, concediu, acces la sistem, sau reducere și excepție.
Descriere și motivare: Ce se solicită, de ce, și ce se întâmplă în caz de refuz — motivarea este ceea ce un control ulterior va citi efectiv.
Suma și cota de TVA: Suma și dacă este indicată cu sau fără TVA, relevant atunci când dreptul de semnătură se situează între cele două valori.
Linia bugetară și disponibilitatea: Linia bugetară vizată și dacă există buget disponibil. O sumă fără linie bugetară este o decizie luată fără informația decisivă.
Furnizor și alternative: Cine primește plata și ce a fost comparat — primul punct verificat de un control intern.
Documentație depusă: Identifică oferta, contractul, specificația sau politica efectiv prezentată aprobatorului.
Aprobator și drept de semnătură: Persoana care decide, funcția și dreptul de semnătură pentru această categorie, cu transmitere automată în caz de depășire.
Separarea sarcinilor și conflictul de interese: Confirmă că aprobatorul nu este solicitantul și nu are interes personal, cu transmitere la nivel superior în caz de conflict, în locul aprobării.
Decizie, condiții și motive: Aprobat, aprobat condiționat, respins sau transmis, cu condiții și motive documentate în document, nu într-un e-mail.
Arhivare: Perioada de arhivare și locul arhivării, în funcție de ce anume atestă aprobarea.

Cum trebuie conceput acest control

Un document intern, fără o formalitate legală proprie, dar mai multe puncte au consecințe juridice sau de audit directe.

Adaptați formularul la dreptul de semnătură aplicabil
Documentați funcția și dreptul de semnătură al aprobatorului, și transmiteți cererea unui al doilea aprobator în caz de depășire. O aprobare în afara propriului drept de semnătură rămâne o eroare de control, chiar dacă decizia a fost corectă pe fond.
Separați cererea, aprobarea și plata
Cel care solicită nu ar trebui să își aprobe propria cerere, și nici să dispună plata. Unde o echipă foarte mică face acest lucru imposibil, transmiteți cererea unui responsabil, în loc să renunțați la această separare.
Aplicați corect ierarhia semnăturii electronice
O semnătură electronică simplă produce efecte juridice depline doar pentru acte de valoare redusă, cu recunoașterea părții adverse, sau prin acordul scris al profesioniștilor — nu automat pentru orice declarație privată.
Legea nr. 214/2024 privind utilizarea semnăturii electronice
Limitați datele cu caracter personal colectate
Art. 5 din RGPD impune ca datele cu caracter personal prelucrate să fie adecvate, relevante și limitate la ce este necesar pentru scopurile urmărite. Nu solicitați date medicale sau de identificare pe un formular de aprobare dacă decizia nu are nevoie de acestea.
RGPD, art. 5
Documentați aprobările condiționate ca condiții
Condițiile convenite verbal sau prin e-mail sunt, în practică, dificil de invocat. Documentați-le în formular, astfel încât să reziste la reînnoire, verificare sau predare.
Stabiliți perioada de arhivare în funcție de dosarul subiacent
O aprobare care susține un contract sau o cheltuială cu relevanță fiscală se arhivează, de regulă, la fel de mult timp ca acel dosar; o validare internă curentă poate fi arhivată pentru o perioadă mai scurtă.

Cum se folosește acest formular de aprobare

Alegeți tipul cererii. Indicați comandă, cheltuială, aprobare de document, concediu, acces la sistem, sau reducere și excepție.
Descrieți și motivați cererea. Indicați ce se solicită, de ce este necesar, și ce se întâmplă în caz de refuz.
Indicați suma, TVA și linia bugetară. Indicați suma și cota de TVA, linia bugetară vizată și disponibilitatea bugetului.
Transmiteți cererea aprobatorului corect. Desemnați aprobatorul, funcția și dreptul de semnătură al acestuia, și includeți un al doilea aprobator sau o verificare financiară dacă suma sau riscul o justifică.
Documentați decizia și arhivați. Alegeți aprobat, aprobat condiționat, respins sau transmis, indicați condițiile sau motivele, stabiliți perioada de arhivare, și descărcați și arhivați documentul.

Întrebări Frecvente

Ce trebuie să conțină minim un formular de aprobare?

Un număr de referință unic, solicitantul și data depunerii, ce se solicită și de ce, suma cu cota de TVA și linia bugetară, documentația văzută de aprobator, aprobatorul cu funcția și dreptul de semnătură, decizia cu eventualele condiții, și data deciziei. Sub acest nivel, decizia nu poate fi reconstituită mai târziu.

Aceeași persoană poate solicita și aproba?

Trebuie evitat. Separarea cererii, aprobării și plății este controlul de bază contra erorilor și abuzurilor, și este exact ce verifică un audit intern. Într-o structură foarte mică, transmiteți cererea unui responsabil, în loc să renunțați la această separare.

O semnătură electronică simplă este suficientă pentru o aprobare internă?

Depinde de context. Potrivit Legii nr. 214/2024, o semnătură electronică simplă produce efecte juridice depline pentru acte de valoare redusă, cu recunoașterea părții adverse, sau dacă ambele părți, fiind profesioniști, convin expres în scris asupra unui efect echivalent.

Ce este dreptul de semnătură și de ce trebuie documentat?

Este suma maximă sau tipul de angajament pe care o funcție îl poate aproba potrivit împuternicirii în vigoare a organizației. Documentarea sa transformă formularul într-un control real: dacă cererea depășește această limită, este transmisă unui al doilea aprobator, în loc să fie semnată de cineva neautorizat.

Cum tratez o aprobare condiționată?

Alegeți opțiunea aprobat condiționat și documentați condițiile în formular — o limită de cheltuieli, plată lunară în loc de anuală, verificare juridică înainte de semnare, sau o perioadă de probă cu dată de reevaluare. Condițiile care există doar într-un e-mail nu supraviețuiesc următoarei reînnoiri.

Pot folosi același formular pentru concediu și acces la sisteme?

Da, de aceea există câmpul tip de cerere. Limitați datele personale pentru aceste tipuri: o cerere de concediu are nevoie de date și organizarea înlocuirii, nu de date medicale; o cerere de acces are nevoie de sistem, funcție și motivul de afaceri, cu o dată de reevaluare.

Cât timp trebuie să arhivez aceste aprobări?

Depinde de ce anume atestă aprobarea — o aprobare din spatele unui contract sau al unei cheltuieli cu relevanță fiscală se arhivează, de regulă, la fel de mult timp ca acel dosar, în timp ce o validare internă curentă poate fi arhivată pentru o perioadă mai scurtă. Acest model solicită direct perioada, astfel încât răspunsul să se afle în însuși documentul.

Modele similare

Precizări legale

Acest model și acest ghid au doar caracter informativ general și nu constituie consultanță juridică, contabilă sau fiscală. Regulile privind achizițiile publice, subvențiile și anumite sectoare pot impune cerințe suplimentare de aprobare și trasabilitate, dincolo de acest formular intern.