Generelle vilkår for regnskapsføreroppdrag (mal)

Autorisasjonsplikten er personlig, og loven ble fornyet i 2023

Etter regnskapsførerloven § 1 første ledd skal enhver som i næring påtar seg å føre regnskap for andre være autorisert. Plikten gjelder virksomheten som påtar seg oppdraget, ikke den enkelte ansatte på kontoret — men kravene bak autorisasjonen er personlige og konkrete: bachelor i økonomi og administrasjon på 180 studiepoeng med bestemte krav til fordelingen mellom finansregnskap, skatte- og avgiftsrett og rettslære, minst to årsverk dokumentert relevant praksis i løpet av de siste fem årene, og tilstrekkelige språkkunnskaper til å utøve virksomhet i Norge.

Lov 16. desember 2022 nr. 90 om regnskapsførere og tilhørende forskrift trådte i kraft 1. januar 2023 og avløste den gamle regnskapsførerloven fra 1993. Vilkår som viser til den gamle loven eller til eldre forskrifter risikerer å beskrive et regelverk som ikke lenger gjelder.

Vilkårene bør derfor navngi autorisasjonen og den autoriserte regnskapsføreren som er ansvarlig for oppdraget, ikke bare selskapets navn — fordi det er autorisasjonen som gir retten til å påta seg oppdraget, og bortfall av den påvirker om selskapet i det hele tatt kan fortsette å levere tjenesten.

Primær- og sekundærdokumentasjon har ulik oppbevaringstid — og begge er kortere enn før

Bokføringsloven skiller mellom to typer regnskapsmateriale, og forveksling av dem er den vanligste feilen i oppbevaringsklausuler. Primærdokumentasjon — grunnlaget for bokføringen, herunder årsregnskap, årsberetning, revisjonsberetning og bilag som direkte danner grunnlag for posteringer — skal oppbevares i minst fem år etter regnskapsårets slutt. Sekundærdokumentasjon — materiale som ikke direkte genererer regnskapsbilag, som kontrakter, ordresedler og e-poster med tilleggsinformasjon — skal oppbevares i tre og et halvt år.

Begge fristene er kortere enn den tidligere hovedregelen på ti år, og enkelte sektorer og dokumenttyper har fortsatt lengre krav — byggebransjen og banker kan ha oppbevaringsplikt på inntil ti år for bestemte dokumenter. Vilkår som oppgir én felles frist for «alt regnskapsmateriale» treffer derfor verken hovedregelen riktig eller fanger opp unntakene.

Vilkårene bør derfor be om en avklaring av hvilken kategori som gjelder for hvert dokumentsett, og hvem — oppdragsgiver eller regnskapsfører — som faktisk oppbevarer materialet i den perioden.

Fullmakter i Altinn følger ikke automatisk med til ny regnskapsfører

Tilgangsstyring i Altinn er bygget rundt tilgangspakker som gir regnskapsføreren rett til å utføre tjenester på vegne av kunden, og en tilgangsstyrer hos oppdragsgiveren administrerer hvem som har disse tilgangene. Fullmaktsområdet for regnskapsfører gir tilgang til tjenester som ikke krever signeringsrett, og separate fullmakter kreves for tjenester der signeringsrett er nødvendig.

Det avgjørende punktet ved bytte av regnskapsfører: ekstra fullmakter som er gitt til en regnskapsfører eller revisor følger ikke automatisk med til den nye. Tilgangsstyreren hos oppdragsgiveren må sette opp tilgangene på nytt for det nye regnskapsførerselskapet — de gamle tilgangene fjernes ikke automatisk heller, og blir stående med mindre noen aktivt trekker dem tilbake.

Dette er en toveis risiko som ikke fanges opp av en generell formulering om «å gi nødvendige fullmakter». Vilkårene bør derfor spesifisere hvilke tilgangspakker og enkelttjenester oppdraget krever, og minne oppdragsgiver om at tilgangsstyreren — som er hos oppdragsgiveren selv, ikke hos regnskapsføreren — må håndtere både tildeling og tilbaketrekking.

Honorar og ansvar

For honorar tilbyr malen tre modeller — timepris, fast månedlig honorar og fast honorar for en tjenestepakke — og angir ved hver hva som ikke er inkludert. Et fast månedlig honorar uten opplisting av unntatt arbeid er den vanligste årsaken til at tilleggsarbeid utføres uten særskilt fakturering.

Ansvarsbegrensningen er uttrykt som et beløp, ikke en henvisning til forsikringen, og dekker ikke forsett eller ansvar som ikke kan begrenses etter lov. Kravene til ansvarsforsikring for autoriserte regnskapsførere følger av forskriften; kontroller egen dekning før beløpet fastsettes.

Punktene forklart

Autorisasjon

Navngir den autoriserte regnskapsføreren som er ansvarlig for oppdraget, og bekrefter at autorisasjonen er gyldig etter regnskapsførerloven av 2022.

Oppdragets omfang

Oppdraget er begrenset til de tjenestebeskrivelsene som er krysset av; tjenester som ikke er krysset av inngår ikke, og deres frister følges ikke opp.

Tjenestebeskrivelser

Én valgbar beskrivelse per tjeneste: bokføring, årsregnskap, skattemelding, mva-melding, lønn og a-melding, fakturering og betalingsformidling, selskapsrettslige meldinger, rådgivning.

Oppbevaring av regnskapsmateriale

Skiller primærdokumentasjon (fem år) fra sekundærdokumentasjon (tre og et halvt år), og angir hvem som faktisk oppbevarer materialet.

Fullmakter i Altinn

Lister nødvendige tilgangspakker og enkelttjenester, og minner om at fullmakter ikke automatisk følger med ved bytte av regnskapsfører.

Oppdragsgivers medvirkning og frister

Frister for levering av bilag per tjeneste, ansvar for at opplysningene er riktige, og konsekvenser av forsinket levering for lovbestemte frister.

Honorar og fakturering

Timepris, fast månedlig honorar eller fast honorar for en pakke, i hvert tilfelle med opplisting av arbeid som ikke er inkludert og betalingsfrist.

Hvitvaskingsregelverket

Kundekontroll, oppdatering av opplysninger, og at plikten følger av loven og ikke av oppdragsgivers samtykke.

Ansvarsbegrensning

Øvre grense angitt som beløp, unntak fra begrensningen, og at arbeidet er utført for oppdragsgiver og ikke skaper forpliktelser overfor tredjepart.

Taushetsplikt og personopplysninger

Taushetsplikten gjelder også etter oppdragets slutt, og behandling av personopplysninger reguleres i egen databehandleravtale.

Varighet og opphør

Oppsigelsestid for begge parter, stans av arbeid etter varsel ved manglende betaling, og fastsettelse av frister per tjeneste ved opphør.

Lovvalg og tvister

Norsk rett og verneting.

Aksept

Signaturfelt som gjør vilkårene til en avtale, ikke bare et oversendt dokument.

Det som ikke bør utelates

Kontroller gjeldende regelverk og egen forsikringsdekning før bruk.

• Navngi den autoriserte regnskapsføreren, ikke bare selskapet

  Etter regnskapsførerloven § 1 skal enhver som i næring påtar seg å føre regnskap for andre være autorisert. Ny lov og forskrift trådte i kraft 1. januar 2023 og avløste regnskapsførerloven av 1993. Vilkårene bør derfor bekrefte hvilken autorisert regnskapsfører som er ansvarlig for oppdraget.

  Lovdata — regnskapsførerloven

• Skill primær- fra sekundærdokumentasjon i oppbevaringsklausulen

  Primærdokumentasjon oppbevares i minst fem år etter regnskapsårets slutt, mens sekundærdokumentasjon oppbevares i tre og et halvt år. Enkelte dokumenttyper og sektorer har lengre krav, opptil ti år. En klausul med én felles frist for alt materiale dekker verken hovedregelen eller unntakene riktig.

  Skatteetaten — oppbevaringstiden endres fra ti til fem år

• Spesifiser tilgangspakker i Altinn, ikke bare «nødvendige fullmakter»

  Fullmakter til regnskapsfører gis som tilgangspakker og enkelttjenester i Altinn, administrert av en tilgangsstyrer hos oppdragsgiveren. Ekstra fullmakter gitt til en regnskapsfører eller revisor følger ikke automatisk med til en ny regnskapsfører ved bytte — de må settes opp på nytt.

  Altinn — tilgangspakker

• Hold a-melding og mva-melding som egne frister

  A-meldingen skal sendes inn minst én gang i måneden og senest den 5. i påfølgende måned. Mva-meldingen leveres normalt hver annen måned, senest en måned og ti dager etter utløpet av terminen. De to fristene følger ulike sykluser og bør ikke slås sammen til én generell frist for «rapportering».

  Skatteetaten — a-meldingen

• Ikke hold tilbake oppdragsgivers materiale i stedet for å stanse arbeidet

  Ved manglende betaling er riktig virkemiddel å stanse arbeidet etter varsel. Materiale som oppdragsgiveren har levert er oppdragsgiverens eiendom; regnskapsførerens eget arbeidsmateriale forblir regnskapsførerens eiendom. Å holde tilbake materiale like før en frist for mva-melding eller a-melding flytter honorartvisten til et felt der regnskapsføreren ikke kan vinne.

Slik utarbeider du vilkårene

1. Bekreft autorisasjonen. Navngi den autoriserte regnskapsføreren som er ansvarlig for oppdraget, i tråd med regnskapsførerloven av 2022.
2. Kryss av kun de tjenestene som inngår. Hver tjeneste har egen beskrivelse. Tjenester som ikke er krysset av inngår ikke, og deres frister følges ikke opp.
3. Skill primær- fra sekundærdokumentasjon. Angi hvilken kategori som gjelder for hvert dokumentsett, og hvem som oppbevarer materialet i perioden.
4. List nødvendige tilgangspakker i Altinn. Spesifiser tilgangene, og minn om at de ikke automatisk følger med ved bytte av regnskapsfører.
5. Fastsett honorar og ansvarsbegrensning. Velg honorarmodell, angi hva som ikke er inkludert, og sett den øvre grensen som et beløp.
6. Last ned, signer og oppbevar. Last ned Word- eller PDF-filen, innhent signatur før arbeidet starter, og oppbevar det signerte dokumentet sammen med oppdragsgivers øvrige dokumentasjon.

Ofte stilte spørsmål

Relaterte maler

• Avslutning av regnskapsføreroppdrag (brevmal)