Templat polisi pengurusan aset (Malaysia)

Polisi mesti mengawal kitar hayat penuh

Kitar hayat aset bermula sebelum pembelian: keperluan perniagaan, kelulusan bajet, pembekal, konflik kepentingan dan bukti harga. Selepas pembelian, aset perlu diberi kod, lokasi, custodian, akses dan jadual servis.

Pada akhir hayat, polisi perlu membezakan jualan, trade-in, derma, hapus kira, pemusnahan dan pemindahan antara syarikat. Setiap laluan memerlukan kelulusan, bukti dan kawalan data yang berbeza.

Rekod kewangan, HASiL dan SST

HASiL menyatakan rekod cukai disimpan tujuh tahun. Kastam pula mewajibkan orang kena cukai sales tax menyimpan rekod dan akaun yang betul, mengeluarkan invois, mengenakan cukai jualan dan mengemukakan penyata berkala.

Polisi perlu menentukan siapa menyimpan invois, kontrak, resit, borang pelupusan, jadual susut nilai, senarai aset dan bukti pembayaran. Tanpa pemilik jelas, daftar aset akan rosak selepas beberapa perpindahan staff.

Data-bearing assets are the high-risk class

Peranti, pelayan, cakera luaran, kad memori, kamera, sistem akses dan dokumen fizikal boleh menyimpan data peribadi. Polisi perlu memerlukan inventori data, kawalan akses, encryption jika sesuai, wipe sebelum pelupusan, dan log akses vendor.

PDPA Amendment Act 2024 mengubah landskap data Malaysia secara berperingkat. Draf ini menulis kewajipan semakan “notifikasi ketirisan data” secara berhati-hati, dengan rujukan kepada panduan PDP semasa, bukan janji masa tetap yang belum disahkan dalam dokumen ini.

Pemisahan tugas mengurangkan salah guna

Orang yang memohon aset tidak semestinya orang yang meluluskan, menerima, merekod dan melupuskan. Polisi perlu menetapkan ambang nilai, kelulusan dua orang, semakan tahunan dan tindakan apabila aset hilang.

Untuk organisasi kreatif atau NGO, aset mungkin bergerak ke venue, studio, sekolah, lapangan atau vendor. Polisi perlu membenarkan kerja praktikal sambil mengekalkan bukti pinjaman, pulangan, kerosakan dan insurans.

Polisi perlu menyambung kewangan, IT dan operasi

Banyak organisasi kecil gagal kerana polisi aset ditulis oleh IT tetapi invois disimpan oleh kewangan dan peralatan dipinjam oleh operasi. Polisi Malaysia yang berguna perlu menyatakan aliran kerja antara permohonan, pesanan pembelian, penerimaan, tagging, pembayaran dan serahan kepada custodian.

Jika organisasi menerima geran, sponsorship atau aset donated-in-kind, polisi perlu memasukkan had penggunaan dan pelaporan kepada pembiaya. Syarat grant boleh mewajibkan logo, laporan impak, larangan pelupusan atau tempoh simpanan yang lebih ketat daripada polisi dalaman biasa.

Tindakan apabila polisi dilanggar

Polisi tidak lengkap tanpa akibat: laporan kehilangan, pembekuan akses, pemulangan aset selepas tamat kerja, semakan disiplin, tuntutan insurans dan pembetulan daftar. Setiap langkah perlu seimbang dengan undang-undang pekerjaan dan kontrak pihak berkenaan.

Untuk vendor pembaikan atau disposal, gunakan bukti serahan, arahan wipe, perjanjian kerahsiaan dan sijil pemusnahan jika sesuai. Polisi ini menjadikan bukti itu sebahagian proses tetap, bukan tindakan ad hoc selepas insiden berlaku.

Bila polisi perlu diluluskan semula

Semak semula polisi apabila organisasi membuka pejabat baru, menerima geran besar, membeli server, berpindah kepada kerja hibrid, menggunakan BYOD, mula memproses data pelanggan sensitif atau mencapai status SST yang berubah. Polisi lama biasanya gagal apabila model operasi berubah.

Jika syarikat membuat acquisition atau menjual unit perniagaan, polisi aset perlu dipadankan dengan asset purchase agreement, assignment, HRD/EPF/SOCSO records dan migrasi data. Dokumen polisi dalaman tidak boleh menentukan pemindahan hak pihak ketiga tanpa kontrak transaksi.

Polisi juga perlu mempunyai tarikh kuat kuasa, pemilik, sejarah versi dan tarikh semakan. Tanpa kawalan versi, pekerja mungkin menggunakan ambang kelulusan lama atau proses pelupusan yang sudah tidak sesuai dengan risiko data semasa.

Cara menyimpan fail bukti Malaysia

Simpan draf bertandatangan bersama e-mel rundingan, lampiran, bukti kuasa wakil, salinan daftar, invois, resit, sebut harga, minit, notis, consent, versi terjemahan dan rekod pindaan. Fail bukti ini penting kerana banyak dokumen komersial Malaysia bergantung pada gabungan kontrak persendirian, pemfailan SSM, rekod cukai, bukti serahan dan dokumen pihak ketiga.

Gunakan satu indeks lampiran dengan nama fail, tarikh, pihak yang menyerahkan dan sebab lampiran diperlukan. Jika dokumen dipinda, jangan ganti fail lama tanpa log versi; simpan versi lama supaya tarikh consent, bayaran, notice dan tanggungjawab dapat dibuktikan jika pertikaian muncul kemudian.

Untuk dokumen bernilai tinggi atau sensitif, tetapkan pemilik rekod dan tempoh semakan tahunan. Pemilik rekod perlu memadam akses orang yang tidak lagi terlibat, menguji pautan cloud, memastikan salinan PDF/DOCX masih boleh dibuka dan menyemak sama ada undang-undang, panduan agensi atau syarat pembiaya sudah berubah.

Jika dokumen digunakan berulang kali, tetapkan tarikh ulang kaji dan catat perubahan undang-undang atau amalan operasi sebelum versi baru diedarkan kepada pengguna dalaman.

Panduan klausa demi klausa

Skop polisi

Menentukan aset fizikal, digital, perisian, dokumen, peralatan pinjaman dan aset kecil.

Kelulusan pembelian

Menulis ambang nilai, konflik kepentingan, sebut harga dan bukti bajet.

Daftar dan custodian

Mewajibkan kod aset, lokasi, custodian, inventori dan semakan berkala.

Keselamatan data

Menetapkan akses, wipe, vendor, kehilangan, ketirisan data dan pelaporan.

Pelupusan

Membezakan jualan, derma, trade-in, hapus kira dan pemusnahan.

Rekod dan audit

Menghubungkan invois, SST, cukai, resit, kelulusan dan arkib tujuh tahun.

Senarai semak Malaysia

Semak butiran tempatan ini sebelum menggunakan draf.

• Tetapkan rekod tujuh tahun

  HASiL menyatakan rekod dan dokumen cukai perlu disimpan tujuh tahun, termasuk bahan sokongan untuk audit.

  HASiL - Rekod cukai individu

• Masukkan rekod digital

  HASiL menyebut perjanjian, invois, penyata, e-mel pengesahan dan resit sebagai dokumen perniagaan digital yang perlu disimpan.

  HASiL - Digital business record keeping

• Semak tanggungjawab SST

  FAQ Kastam menyenaraikan tanggungjawab orang kena cukai termasuk pendaftaran, invois, mengenakan sales tax, menyimpan rekod dan menghantar penyata.

  Royal Malaysian Customs - Sales tax FAQ

• Lindungi data dalam aset

  PDP Commissioner mengawal pemprosesan data peribadi dalam transaksi komersial; polisi perlu kawalan peranti hilang, wipe dan akses vendor.

  PDP Commissioner - Personal data protection

• Pantau PDPA Amendment Act 2024

  Laman PDP menyenaraikan pindaan 2024 dan perintah tarikh kuat kuasa; semak panduan terkini untuk data controller dan notifikasi ketirisan data.

  PDP Commissioner - PDPA Amendment Act 2024

Cara menggunakan templat ini

1. Tentukan pemilik polisi. Namakan fungsi kewangan, operasi, IT atau pengurusan yang menjaga polisi.
2. Tetapkan ambang kelulusan. Masukkan nilai yang memerlukan sebut harga, kelulusan pengarah atau semakan konflik.
3. Wajibkan daftar aset. Gunakan kod aset, lokasi, custodian, nombor siri dan bukti pembelian.
4. Tulis proses aset berdata. Tetapkan wipe, encryption, kehilangan, ketirisan data dan akses vendor.
5. Audit dan lupus. Jadualkan semakan tahunan, laporan aset hilang dan kelulusan pelupusan.

Soalan lazim

Templat berkaitan

• Templat daftar aset (Malaysia)
• Templat perjanjian jual beli aset (Malaysia)