Templat perlembagaan syarikat (Malaysia)

Bukan semua syarikat memerlukan perlembagaan yang sama

SSM menerangkan bahawa syarikat berhad menurut syer boleh diperbadankan dengan seorang ahli dan sekurang-kurangnya seorang pengarah yang lazim bermastautin di Malaysia. Syarikat awam memerlukan sekurang-kurangnya dua pengarah pemastautin. Syarikat berhad menurut jaminan pula mesti mempunyai perlembagaan.

Templat ini membantu pengasas menyusun klausa sebelum nasihat dan pemfailan SSM. Ia bukan pengganti borang pemerbadanan, carian nama, kelulusan pengarah, deklarasi pematuhan atau nasihat setiausaha syarikat.

Kandungan perlu sepadan dengan Akta Syarikat 2016

SSM menyatakan perlembagaan boleh memuatkan objek syarikat, sekatan kapasiti, hak, kuasa atau keistimewaan, perkara yang diperuntukkan Akta Syarikat 2016 dan perkara lain yang dikehendaki syarikat. Itu memerlukan bahasa yang lebih tepat daripada senarai “purposes” umum.

Jika pengasas mahu had pemindahan saham, hak pre-emption, kuorum, kuasa pengarah, kelas saham, resolusi, konflik kepentingan atau perlindungan minoriti, semua itu perlu ditulis dengan cara yang boleh berfungsi bersama Akta dan dokumen SSM.

Pejabat berdaftar dan dokumen korporat

SSM menyatakan pejabat berdaftar perlu terbuka dan boleh diakses orang awam pada waktu perniagaan biasa, dan pertukaran alamat pejabat berdaftar perlu dimaklumkan kepada Pendaftar dalam 14 hari. Perlembagaan patut memadankan alamat dan amalan penyimpanan rekod.

Draf ini menambah medan untuk setiausaha, pejabat berdaftar, kelas saham, pengarah, mesyuarat, pemindahan saham dan kelulusan ahli supaya dokumen tidak kelihatan seperti artikel Amerika yang tidak sesuai.

Pindaan dan versi terkawal

Klausa perlembagaan yang baik menulis bagaimana pindaan dibuat dan bagaimana versi terkini disimpan. Jika syarikat meluluskan perlembagaan sendiri atau memindanya, tarikh resolusi khas dan tarikh lodgement SSM perlu direkodkan.

Tanpa kawalan versi, pengarah dan ahli boleh bergantung pada salinan lama apabila mengeluarkan saham, memindahkan syer, memanggil mesyuarat atau meluluskan transaksi berkepentingan.

Klausa pengasas perlu berguna selepas pemerbadanan

Perlembagaan yang terlalu ringkas mungkin cukup untuk memulakan syarikat tetapi tidak membantu apabila muncul pemindahan saham, pengarah baru, pelabur kecil, pertikaian deadlock atau keperluan kelas saham. Untuk syarikat keluarga atau startup, klausa keluar, larangan pemindahan, first refusal dan reserved matters perlu diselaraskan dengan shareholder agreement.

Jika syarikat bergantung pada lesen, IP atau pembiayaan, perlembagaan juga perlu mengelakkan keputusan penting dibuat tanpa kuorum atau notice yang sesuai. Templat ini menyuruh pengguna menulis ambang kelulusan dan rekod keputusan supaya tata kelola tidak tinggal sebagai prinsip umum.

Setiausaha syarikat dan rekod SSM

Di Malaysia, dokumen korporat berfungsi melalui ekosistem setiausaha syarikat, resolusi, lodgement SSM, daftar ahli dan pejabat berdaftar. Perlembagaan yang ditandatangani tetapi tidak dipadankan dengan dokumen daftar akan menimbulkan konflik bukti.

Simpan salinan resolusi khas, versi bertarikh, bukti lodgement, minit mesyuarat dan nasihat setiausaha bersama perlembagaan. Jika pindaan dibuat, halaman rujukan dokumen sepatutnya menunjukkan tarikh versi dan klausa yang diganti supaya ahli tidak menggunakan teks lama.

Bila perlembagaan perlu dipadankan dengan dokumen lain

Jika syarikat mempunyai pelabur, pengasas pasif, ahli keluarga, kelas saham berbeza, pinjaman pemegang saham atau IP yang dibawa masuk oleh pengasas, perlembagaan tidak boleh berdiri sendiri. Ia perlu dipadankan dengan shareholder agreement, assignment IP, board resolution, director service agreement dan cap table.

Perlembagaan juga perlu selari dengan lesen industri. Syarikat yang menjalankan aktiviti kewangan, pendidikan, penjagaan kesihatan, travel, pembinaan atau media mungkin memerlukan syarat kelayakan pengarah, bumiputera, modal, premis atau permit yang lebih khusus daripada klausa umum.

Sebelum penerimaan, semak sama ada klausa terlalu sempit sehingga menyekat kontrak biasa, atau terlalu longgar sehingga menghapuskan perlindungan ahli. Dalam kedua-dua keadaan, masalah biasanya muncul bukan semasa penubuhan tetapi ketika pembiayaan, pertikaian atau penjualan saham.

Cara menyimpan fail bukti Malaysia

Simpan draf bertandatangan bersama e-mel rundingan, lampiran, bukti kuasa wakil, salinan daftar, invois, resit, sebut harga, minit, notis, consent, versi terjemahan dan rekod pindaan. Fail bukti ini penting kerana banyak dokumen komersial Malaysia bergantung pada gabungan kontrak persendirian, pemfailan SSM, rekod cukai, bukti serahan dan dokumen pihak ketiga.

Gunakan satu indeks lampiran dengan nama fail, tarikh, pihak yang menyerahkan dan sebab lampiran diperlukan. Jika dokumen dipinda, jangan ganti fail lama tanpa log versi; simpan versi lama supaya tarikh consent, bayaran, notice dan tanggungjawab dapat dibuktikan jika pertikaian muncul kemudian.

Untuk dokumen bernilai tinggi atau sensitif, tetapkan pemilik rekod dan tempoh semakan tahunan. Pemilik rekod perlu memadam akses orang yang tidak lagi terlibat, menguji pautan cloud, memastikan salinan PDF/DOCX masih boleh dibuka dan menyemak sama ada undang-undang, panduan agensi atau syarat pembiaya sudah berubah.

Jika dokumen digunakan berulang kali, tetapkan tarikh ulang kaji dan catat perubahan undang-undang atau amalan operasi sebelum versi baru diedarkan kepada pengguna dalaman.

Panduan klausa demi klausa

Nama dan status syarikat

Menyambung perlembagaan kepada nama diluluskan, jenis syarikat dan nombor pendaftaran.

Objek dan sekatan

Merekod objek atau had kapasiti jika pengasas mahu mengehadkan kuasa syarikat.

Saham dan hak ahli

Menulis kelas saham, hak mengundi, dividen, pemindahan dan sekatan pre-emption.

Pengarah dan mesyuarat

Menetapkan pelantikan, kuorum, konflik, resolusi dan cara membuat keputusan.

Lodgement dan pindaan

Merekod resolusi khas, tarikh penerimaan dan lodgement kepada SSM dalam 30 hari jika berkenaan.

Rekod syarikat

Menghubungkan pejabat berdaftar, setiausaha, daftar ahli dan salinan perlembagaan terkini.

Senarai semak Malaysia

Semak butiran tempatan ini sebelum menggunakan draf.

• Sahkan jenis syarikat

  SSM membezakan syarikat berhad menurut syer, berhad menurut jaminan dan tidak berhad; kewajipan perlembagaan tidak sama untuk semua.

  SSM - Starting a company

• Gunakan kandungan yang dibenarkan Akta

  SSM menyatakan perlembagaan boleh memasukkan objek, sekatan kapasiti, perkara Akta Syarikat 2016 dan perkara lain yang dikehendaki syarikat.

  SSM - Submitting incorporation documents

• Lodge dalam 30 hari jika perlembagaan diterima

  Syarikat boleh menerima perlembagaan sendiri melalui resolusi khas dan perlu melodjkannya dengan Pendaftar dalam 30 hari daripada penerimaan.

  SSM - Submitting incorporation documents

• Jaga pejabat berdaftar

  SSM menyatakan pejabat berdaftar perlu terbuka pada waktu perniagaan biasa dan perubahan alamat perlu dimaklumkan dalam 14 hari.

  SSM - Submitting incorporation documents

• Semak borang SSM yang betul

  Laman kerangka undang-undang SSM menyenaraikan borang Akta Syarikat 2016 termasuk lodgement perlembagaan dan pindaan.

  SSM - Companies Act 2016

Cara menggunakan templat ini

1. Kenal pasti jenis syarikat. Tentukan sama ada syarikat berhad menurut syer, berhad menurut jaminan, awam atau persendirian.
2. Pilih sama ada perlembagaan diperlukan. Syarikat berhad menurut jaminan memerlukannya; syarikat berhad menurut syer perlu semak sama ada perlembagaan khas bermanfaat.
3. Tulis hak saham. Masukkan kelas saham, pemindahan, pre-emption, dividen dan kuasa mengundi.
4. Tambah tadbir urus. Tetapkan pengarah, mesyuarat, kuorum, konflik kepentingan, resolusi dan rekod.
5. Rekod penerimaan dan lodgement. Catat resolusi khas, tarikh penerimaan, setiausaha dan tindakan lodgement SSM.

Soalan lazim

Templat berkaitan

• Templat penggulungan syarikat (Malaysia)