Penamatan perkhidmatan perakaunan (templat surat)

Satu tempoh terakhir bagi setiap perkhidmatan, kerana kalendar tidak selari

Firma mungkin sudah memfailkan penyata SST bulan lepas, sedang di tengah pengiraan gaji bulan semasa, dan mempunyai penyata cukai tahunan tahun taksiran sebelumnya yang belum selesai. Ayat "pelantikan tamat serta-merta" membiarkan setiap benang ini tergantung — dan perkhidmatan dengan kitaran paling pendek adalah yang paling terdedah.

Penyata SST perlu diserahkan selewat-lewatnya pada hari terakhir bulan berikutan tempoh bercukai dua bulanan, difailkan walaupun tiada cukai kena bayar. Tempoh yang terlepas boleh mengakibatkan penalti serta-merta. Penyata cukai tahunan, yang paling kerap dibincangkan, sebenarnya adalah titik yang paling kurang mendesak dari segi masa di sini kerana hanya berlaku sekali setahun.

Templat ini oleh itu meminta, bagi setiap perkhidmatan yang disebut, dua maklumat: tempoh terakhir yang diproses dan tarikh penyerahan atau penghantaran. Setiap perkhidmatan mencatatkan tempoh terakhirnya sendiri dengan penjelasan bahawa tempoh selepas itu tidak lagi termasuk dalam pelantikan, dan bahagian berasingan menyenaraikan tarikh akhir yang jatuh selepas hari terakhir.

Firma sendiri yang wajib memberitahu HASiL — bukan sekadar klien yang membatalkan kebenaran

Berbeza daripada kebanyakan pasaran lain dalam kumpulan ini, tanggungjawab memberitahu pihak berkuasa cukai apabila hubungan tamat terletak pada ejen cukai itu sendiri, bukan semata-mata pada klien. HASiL menghendaki ejen cukai memberitahu bahawa mereka tidak lagi mewakili klien tersebut, dan memulangkan semua surat-menyurat serta dokumentasi kepada klien dengan nota yang sewajarnya.

Kebenaran melalui Borang CP55 tidak semestinya batal secara automatik dalam rekod LHDN hanya kerana pelantikan tamat — sebab itulah pemberitahuan aktif kepada HASiL adalah langkah yang penting, bukan pilihan tambahan.

Susunan yang disyorkan ialah memberi kebenaran kepada firma baharu terlebih dahulu, kemudian membatalkan perwakilan firma sebelumnya bersama pemberitahuan kepada HASiL, supaya tiada tempoh di mana tiada pihak yang mempunyai kebenaran sah untuk memfailkan penyata.

Kewajipan simpanan kekal pada klien, dalam format berstruktur

Kewajipan simpanan adalah milik klien, bukan firma, dan pertukaran firma tidak mengubah hal ini. Rekod disimpan selama tujuh tahun daripada akhir tahun taksiran yang berkaitan, dalam format berstruktur asal (XML atau JSON), dengan salinan PDF yang boleh dibaca manusia disyorkan sebagai tambahan.

Apabila bahan berbentuk digital, yang menentukan ialah kekalan akses. Jika langganan sistem perakaunan didaftarkan atas nama firma sebelumnya, penamatannya boleh memutuskan akses kepada dokumen yang wajib disimpan klien dan ditunjukkan semasa pemeriksaan. Ini biasanya baru kelihatan beberapa bulan kemudian.

Surat ini mempunyai bahagian berasingan untuk perkara ini: fail apa yang diserahkan dan dalam format apa, atas nama siapa sistem tersebut didaftarkan, dan apa yang berlaku kepada akses data sejarah.

Penyerahan dokumen, penggantungan kerja, dan kerahsiaan

Dokumen yang diserahkan klien adalah milik klien dan dipulangkan. Kertas kerja firma sendiri, pengiraan, dan nota dalaman kekal menjadi milik firma. Hasil kerja yang telah dibayar klien menjadi hak klien. Satu ayat yang mendakwa seluruh "arkib" sebagai milik firma adalah salah pada ketiga-tiga perkara ini serentak.

Sekiranya berlaku ketidakbayaran, langkah yang sesuai ialah penggantungan kerja selepas amaran, bukan penahanan dokumen. Dokumen milik klien sendiri bukan jaminan yuran, dan menahannya tepat sebelum tarikh akhir SST menggerakkan pertikaian ke wilayah yang tidak dapat dimenangi firma.

Kerahsiaan kekal berkuat kuasa selepas penamatan. Penyerahan maklumat kepada firma baharu oleh itu memerlukan persetujuan klien, dan pengesahan di akhir surat ini memberikannya. Usaha wajar firma baharu terhadap klien di bawah undang-undang pencegahan pengubahan wang haram adalah kewajipan firma baharu sendiri dan tidak berpindah bersama pelantikan.

Penjelasan bahagian surat

Arah surat

Penamatan atas inisiatif klien atau atas inisiatif firma. Semua bahagian yang berbeza — sebab, permintaan, persetujuan, tandatangan — menyesuaikan secara automatik.

Sebab dan hari terakhir

Menentukan pelantikan mana yang ditamatkan, tempoh notis yang dipersetujui, dan hari terakhir yang terhasil.

Cara penamatan

Penamatan pada tarikh tertentu atau penamatan selepas kerja yang dinyatakan secara khusus selesai. Pilihan kedua membuka senarai — satu-satunya cara mengikat diri untuk menyelesaikan kerja tanpa bercanggah dengan hari terakhir.

Perkhidmatan dan tempoh terakhir setiap satu

Satu suis bagi setiap perkhidmatan — penyata cukai tahunan, SST, e-Invois, penggajian, perakaunan, perubahan syarikat — dengan tempoh terakhir yang diproses dan tarikh penyerahan.

Tarikh akhir akan datang

Apa yang jatuh tempoh selepas hari terakhir dan menjadi tanggungjawab siapa, dengan nota bahawa firma baharu perlu membuat kalendar tarikh akhir sendiri.

Dokumen, sistem, dan simpanan

Fail apa yang diserahkan dan dalam format apa, atas nama siapa sistem didaftarkan, dan tempoh simpanan.

Pemberitahuan kepada HASiL

Pemberitahuan aktif firma sendiri kepada HASiL bahawa ia tidak lagi mewakili klien, dengan susunan yang disyorkan sebelum pertukaran akses.

Penyerahan dokumen

Pemulangan dokumen klien, kertas kerja firma sebagai miliknya sendiri, tempoh penyerahan, dan amaran sebelum pemusnahan.

Yuran tertunggak (pilihan)

Jumlah dan tempoh pembayaran, penggantungan kerja sebagai langkah, bukan penahanan dokumen klien.

Penyerahan dan pelepasan kerahsiaan

Persetujuan bertulis untuk berhubung dengan firma baharu, dengan nota bahawa usaha wajarnya sendiri adalah kewajipan firma baharu.

Kerahsiaan, liabiliti, dan undang-undang yang terpakai

Kerahsiaan kekal berkuat kuasa, had liabiliti yang dipersetujui kekal terpakai kepada kerja yang telah dilakukan, undang-undang Malaysia.

Pengesahan penerima

Ruang tandatangan yang menjadikan persetujuan dan tarikh akhir terakhir sebagai persetujuan bersama, bukan kenyataan sepihak.

Perkara yang tidak boleh diabaikan

Semak pelantikan dan peraturan semasa sebelum menghantar surat.

• Nyatakan tempoh terakhir bagi setiap perkhidmatan

  Penyata SST perlu diserahkan selewat-lewatnya pada hari terakhir bulan berikutan tempoh bercukai. Surat yang menamatkan pelantikan "serta-merta" tanpa membezakan perkhidmatan membiarkan tergantung justeru benang yang tidak menoleransi kelewatan.

  MySST — filing tax returns

• Beritahu HASiL secara aktif, bukan sekadar bergantung pada klien

  Apabila hubungan tamat, ejen cukai wajib memberitahu HASiL bahawa mereka tidak lagi mewakili klien dan memulangkan semua dokumentasi — ini adalah tanggungjawab firma sendiri.

  HASiL — Consultation with HASiL

• Patuhi tempoh simpanan tujuh tahun dalam format berstruktur semasa penyerahan

  Rekod disimpan tujuh tahun dalam format berstruktur asal (XML atau JSON). Kewajipan ini milik klien, jadi tempoh penyerahan yang singkat bukan sebab untuk memusnahkan apa-apa.

  Denpyo — Malaysia record keeping for 7 years

• Jelaskan atas nama siapa sistem didaftarkan

  Jika sistem perakaunan yang mengandungi bahan digital didaftarkan atas nama firma sebelumnya, penamatannya boleh memutuskan akses kepada dokumen yang wajib disimpan klien dan ditunjukkan semasa pemeriksaan.

• Jangan tahan dokumen sebagai ganti penggantungan kerja

  Sekiranya berlaku ketidakbayaran, langkah yang sesuai ialah penggantungan kerja selepas amaran. Dokumen klien sendiri adalah miliknya, dan menahannya tepat sebelum tarikh akhir SST menggerakkan pertikaian yuran ke wilayah yang tidak dapat dimenangi firma.

• Dapatkan persetujuan penyerahan secara bertulis

  Kerahsiaan kekal berkuat kuasa selepas penamatan, jadi penyerahan maklumat kepada firma baharu memerlukan persetujuan klien; pengesahan di akhir surat disediakan untuk tujuan itu.

Cara menyediakan surat

1. Pilih arah surat. Penamatan atas inisiatif klien atau firma. Ini menentukan sebab, permintaan, dan persetujuan.
2. Baca semula pelantikan sebelum menulis. Catatkan tarikh perjanjian dan tempoh notis yang dipersetujui, supaya hari terakhir tepat, bukan sekadar tarikh surat.
3. Isikan pihak-pihak dan cara penamatan. Penghantar, penerima, tarikh, rujukan, dan penamatan pada tarikh tertentu atau selepas kerja yang dinyatakan selesai.
4. Tentukan tempoh terakhir bagi setiap perkhidmatan. Tempoh terakhir yang diproses dan tarikh penyerahan bagi setiap perkhidmatan. Kemudian senaraikan tarikh akhir akan datang.
5. Susun dokumen, sistem, dan pemberitahuan HASiL. Fail apa yang diserahkan, atas nama siapa sistem didaftarkan, dan pemberitahuan mana yang perlu dihantar — dalam susunan yang betul.
6. Hantar dan simpan pengesahan bertandatangan. Muat turun dalam format Word atau PDF, hantar dengan permintaan tandatangan, dan simpan pengesahan — ini adalah persetujuan yang membolehkan penyerahan.

Soalan lazim

Templat berkaitan

• Terma dan syarat perkhidmatan perakaunan (templat percuma)