Briefkopf für Luxemburg

Pflichtangaben nach Art. 462-1 und 710-10 – und die Niederlassungsgenehmigung, die am häufigsten fehlt

Art. 462-1 des geänderten Gesetzes vom 10. August 1915 über die Handelsgesellschaften verlangt von jeder Gesellschaft – unabhängig von der Rechtsform –, auf „allen Urkunden, Rechnungen, Ankündigungen, Veröffentlichungen, Briefen, Bestellscheinen und sonstigen Schriftstücken“ die vollständige Firma, die Rechtsform, den Gesellschaftssitz und die RCS-Nummer (RCS Luxembourg) zu führen, ergänzt um den Vermerk „en liquidation“, falls zutreffend. Die Vorschrift setzt Art. 26 der EU-Richtlinie (EU) 2017/1132 um – dieselbe Richtlinie, die in Deutschland über § 37a HGB, § 35a GmbHG und § 80 AktG umgesetzt wird. Das Prinzip ist aus deutscher Sicht also vertraut; die konkreten Paragrafen und Formulare sind es nicht.

Art. 710-10 desselben Gesetzes verlangt zusätzlich, dass eine S.à r.l. ihr Gesellschaftskapital auf der Korrespondenz angibt. Für eine S.A. gibt es keine entsprechende Pflicht – Art. 462-1 sieht sie für diese Rechtsform schlicht nicht vor. Wechseln Sie im Editor die Rechtsform von S.à r.l. zu S.A., verschwindet die Zeile „Gesellschaftskapital“ automatisch aus dem Fußbereich, weil sie für diese Form nicht geschuldet ist – eine binäre, überprüfbare Regel, die generische Vorlagen durchweg ignorieren.

Die in der Praxis am häufigsten fehlende Angabe ist nach Aussage eines luxemburgischen Treuhandbüros die Niederlassungsgenehmigungsnummer, verlangt durch das Gesetz vom 2. September 2011 über den Zugang zu Handwerks-, Handels-, Industrie- und bestimmten freien Berufen – sie gilt sowohl für Gesellschaften als auch für Einzelunternehmer. Der Editor zeigt dieses Feld standardmäßig an, zusammen mit der genehmigten Tätigkeit im Klartext, statt es dem Nutzer zu überlassen, daran zu denken.

• RCS-Nummer: Buchstabenpräfix + Ziffern, z. B. B 123456 – „B“ steht für Handelsgesellschaften, die für diesen Editor relevanteste Serie.
• MwSt-Nummer: LU + 8 Ziffern (LU12345678), auf Rechnungen gesetzlich Pflicht; auf einem einfachen Briefkopf üblich, aber nicht in gleicher Weise vorgeschrieben.
• Bei deutschsprachigen Dokumenten gilt die deutsche Zahlenschreibweise: 12.500,00 EUR mit Punkt als Tausendertrennzeichen, nicht 12 500,00 EUR mit Leerzeichen wie im französischsprachigen Original.

S.à r.l. bleibt S.à r.l. – warum aus der Rechtsform auch im deutschen Briefkopf keine GmbH wird

Ein Detail, das kein deutscher oder österreichischer Ratgeber kennen kann, weil es nur in Luxemburg gilt: Die eingetragene Rechtsform S.à r.l. bleibt S.à r.l., auch wenn der übrige Brieftext auf Deutsch verfasst ist. „GmbH“ ist keine luxemburgische Rechtsform – es ist die deutsche Entsprechung eines anderen Rechtssystems, mit eigenem Mindestkapital, eigener Gründungspraxis und eigenem Gesetzbuch. Eine deutsche Erläuterung darf als Zugabe in Klammern stehen, ersetzt aber nie den im RCS eingetragenen Namen – sonst stimmt der Briefkopf nicht mehr mit dem Handelsregistereintrag überein, den Art. 462-1 verlangt.

Dasselbe gilt umgekehrt für S.A.: keine „AG“, auch wenn deutschsprachige Ratgeber beide Formen gern nebeneinander erklären, als seien sie austauschbar. Für den deutschsprachigen Verkehr in Luxemburg – Pendler aus dem Saarland, der Eifel oder Trier, Mitarbeitende deutschsprachiger Abteilungen, ein Teil der Fondsbranche – bedeutet das: Die Fußzeile darf auf Deutsch formuliert sein, die Rechtsformbezeichnung selbst nicht.

Diese Konsequenz zieht der Editor automatisch: Die Rechtsformbezeichnung bleibt unabhängig von der gewählten Briefsprache französisch, während Anrede, Grußformel und alle erläuternden Texte tatsächlich auf Deutsch erscheinen.

Zwei Layouts, eine Firma: warum das Anschriftfeld je nach Briefsprache die Seite wechselt

Luxemburg hat keine eigene Norm für die Briefgestaltung. Die nationale Normungsstelle ILNAS verkauft in ihrem eigenen Shop Normen von AFNOR, DIN, ISO und CEN – sie verfasst keine eigene. Die tatsächlich angewendete Konvention richtet sich deshalb nach der Sprache des Briefs, nicht nach der Landesgrenze: Ein französischsprachiger Brief folgt der französischen Norm NF Z 11-001 mit dem Anschriftfeld rechts, etwa 11 cm von links und 5 cm von oben. Derselbe Absender folgt bei einem deutschsprachigen Brief der deutschen DIN 5008 (Form B), mit dem Anschriftfeld links, etwa 4,5 cm von oben – und rückt in der Praxis das Logo nach rechts, um nicht mit der Anschrift zu kollidieren.

Der Grund: Französisch ist die dominierende Sprache von Recht und Handel in Luxemburg, und die meisten Pendlerinnen und Pendler, die luxemburgische Geschäftsbriefe tatsächlich schreiben, wurden nach französischer Sekretariatskonvention ausgebildet. Eine echte deutschsprachige Minderheit – anerkannt durch das Sprachengesetz vom 24. Februar 1984 – schreibt aber ebenso reale Geschäftsbriefe, für die die deutsche Anschriftposition gilt, nicht die französische mit lediglich übersetztem Text.

Der Editor behauptet dabei keine zertifizierte Normkonformität zu NF Z 11-001 oder DIN 5008 – beide bleiben kostenpflichtige, privatwirtschaftliche Normen, keine Gesetze. Er richtet das Anschriftfeld funktional an der jeweils dokumentierten Position aus und wechselt automatisch, sobald Sie die Briefsprache umstellen. Das luxemburgische Sprachengesetz kennt außerdem eine dritte Amtssprache, Lëtzebuergesch – sie bleibt aber die Sprache des Alltags und der Politik, nicht des Geschäftsbriefs, weshalb dieser Editor bewusst Französisch und Deutsch anbietet, nicht Luxemburgisch.

• Für den RCS bestimmte Einreichungen müssen ohnehin auf Französisch, Deutsch oder Luxemburgisch erfolgen – Englisch ist gesetzlich ausgeschlossen, obwohl Englisch in der Fondsbranche mündlich dominiert.

Warum das hier weiterhilft, wo ein deutsches DIN-5008-Muster, Canva und ein Treuhandbüro scheitern

Canva führt weder eine „de_lu“- noch eine „fr_lu“-Version. Wer aus Luxemburg auf Deutsch sucht, landet auf der deutschen Canva-Seite („de_de“) – mit deutschem Verständnis der Pflichtangaben, ohne RCS-Feld, ohne Niederlassungsgenehmigung, ohne LU-MwSt-Nummer. Ein kostenloses deutsches DIN-5008-Word-Muster hat dieselbe Lücke: Es setzt das Anschriftfeld korrekt nach DIN 5008, aber ohne jede Kenntnis des luxemburgischen Gesellschaftsrechts.

Ein luxemburgisches Treuhandbüro kennt das Recht sehr genau – daher stammt auch der Hinweis, dass die Niederlassungsgenehmigung in der Praxis oft fehlt –, verkauft aber Beratung, kein Vorlagen-Werkzeug. Für die eigentliche Zielgruppe zählt das: Luxemburg hat rund 40.000 im RCS eingetragene Gesellschaften bei kaum 672.000 Einwohnern, getragen von einem auffällig großen Sektor aus Treuhandbüros, Domizilierungsagenten und Fondsverwaltern, die Korrespondenz für Hunderte Mandantengesellschaften gleichzeitig führen – jede mit eigener Rechtsform, eigenem Kapital, eigener Genehmigungsnummer.

Für genau diese Nutzergruppe zählt weniger das schönste Design als die Geschwindigkeit, mit der ein einzelnes Werkzeug die richtige Fußzeile für die richtige Mandantengesellschaft zusammenstellt – Rechtsform wählen, Angaben eintragen, als PDF oder Word exportieren, ohne Konto, ohne Wasserzeichen, ohne für jede Gesellschaft von Hand eine eigene Word-Datei anzupassen.