経費精算書作成ツール

記載する項目と証憑

会社名、申請者、精算番号、対象期間、部門やプロジェクト、承認者を記載します。各明細には、利用日、支払先、勘定科目、具体的な業務目的、領収書・請求書番号、支払方法、金額、通貨、税率区分が必要です。

カード明細は支払いの事実を示しますが、取引内容を示す領収書や請求書の代わりになるとは限りません。証憑、明細、仕訳、承認を一意に関連付けます。

• 私用分を含む支出は業務分と分けます。
• 法人カード払いを立替精算に含めないよう表示します。
• 外貨額と換算レートを残します。
• 会食は参加者と業務目的を記録します。

消費税とインボイス制度

標準税率は10%、飲食料品など一定の対象は軽減税率8%です。仕入税額控除には、原則として区分記載した帳簿と適格請求書等の保存が必要です。税率ごとに対価と消費税額を分けて記録します。

公共交通機関などの特例や、従業員に支給する通常必要な国内出張旅費・宿泊費・日当は、所定事項を記載した帳簿のみで控除が認められる場合があります。適用条件を経理担当者が確認してください。

交通費・出張旅費・日当

出発地、目的地、訪問先、用務、交通手段、日付を記録します。自家用車の距離単価や日当には、すべての民間企業に共通する法定額はありません。旅費規程に単価、対象、承認方法を定め、その規程を精算根拠として保存します。

通常必要と認められる出張旅費等は所得税上非課税となり得ますが、業務上の必要性や金額の妥当性が前提です。通勤手当と出張旅費は区別し、私的経路を除きます。

申請から承認まで

1. 明細、交通費、日当のテンプレートを選びます。
2. ヘッダーを入力し、証憑単位で明細を登録します。
3. 税率、支払者、通貨、業務目的を確認します。
4. 仮払金と返金額を照合します。
5. 承認済みPDFと会計用Excel・CSVを証憑と一緒に保存します。

保存期間と電子取引

法人の帳簿と領収書などの書類は原則7年間保存します。欠損金が生じた一定の事業年度などは10年間となる場合があります。消費税の仕入税額控除に関する帳簿・請求書等も原則7年間です。

電子メールやウェブで受け取った領収書・請求書は、電子帳簿保存法に従って電子データを保存します。日付、取引先、金額で検索できる状態や、改ざん防止など所定の要件を確認してください。