Belső Jóváhagyási Kérelem Űrlap (Magyarország)

Frissítve 2026. augusztus 10.

Egy jóváhagyási űrlap azt dokumentálja, hogy egy személy felhatalmazást kér a szervezet elkötelezésére, és hogy egy kijelölt személy döntést hoz erről. Ez vonatkozik megrendelésekre és kiadásokra, de olyan jóváhagyásokra is, amelyek soha nem érnek el egy könyvelési rendszert: egy dokumentum jóváhagyása közzététel előtt, hozzáférés biztosítása egy rendszerhez, egy kereskedelmi kedvezmény, szabadság, vagy egyszeri kivétel egy meglévő politikától. Az érték nem magában az aláírásban rejlik, hanem abban, hogy a kérelem, indoklása, az aláírási jog, amelynek keretében a döntés meghozatalra került, és bármely feltétel egy kereshető helyen összegyűjtve marad.

Ez a minta helyettesíti azt a forrás oldalt, amely teljesen dokumentum nélkül van – leírás nélkül, példák nélkül, gyakran ismételt kérdések nélkül, egy saját PDF-re mutató linkkel, amely hibaüzenetben végződik. Arra épül, amire a belső kontroll valójában szükséges: egy meghatározott kérelemtípus, egy költségvetési sorhoz és ÁFA-kulcshoz kapcsolt összeg, egy kijelölt jóváhagyó saját aláírási jogával, egy döntés, amely feltételekhez köthető, és egy megőrzési időtartam, amely túléli azt a postafiókot, amelyben a kérelem létrejött.

26 mezőből 4 kitöltve

Koppintson az alábbi dokumentum bármelyik kiemelt mezőjére, és írjon közvetlenül bele.Ingyenes — regisztráció és vízjel nélkül

Jóváhagyási Kérelem Űrlap

Hivatkozási szám:
Benyújtás dátuma:
Kérelem típusa:
Kérelmező:: ,
Részleg:
A szükség dátuma:

1. Kérelem

Indoklás: Elutasítás következménye:

2. Pénzügyi Adatok

Kért összeg:
Alap:
Ismétlődő költség vagy időtartam:
Költségvetési sor:
Költségvetés rendelkezésre áll:
Beszállító:

A megadott összeg tartalmazza az ÁFA-t. A jóváhagyó aláírási joga ezen összegre alkalmazandó.

A megadott költségvetési soron rendelkezésre áll a költségvetés, és a kérelem a folyó számviteli időszak jóváhagyott költségvetésén belül van.

Megfontolt alternatívák:

Ez a kérelem egy beszállítóval szembeni megrendelésre vagy kötelezettségvállalásra vonatkozik. A jóváhagyás a leírt kötelezettségvállalást engedélyezi, és új jóváhagyás nélkül nem engedélyezi a beszállító változását, az összeg emelését vagy a futamidő meghosszabbítását. Új beszállító esetén a szokásos hitelképességi, biztosítási és szerződéses feltételek ellenőrzésére sor kerül megrendelés előtt.

3. Benyújtott Dokumentáció

A következő dokumentáció került benyújtásra ezzel a kérelemmel:

OpcionálisPénzügyi vagy jogi ellenőrzés tartalmazása

4. Döntés

Jóváhagyó:: ,
Aláírási jog ezen kategóriára:
Döntés:
A döntés dátuma:

A kérelem tartalma szerint jóváhagyásra kerül, a fentebb megadott aláírási jog keretein belül. A kérelmező a kérelemben leírt feltételeknek megfelelően cselekedhet, és csak azoknak megfelelően.

OpcionálisMásodik jóváhagyás megkövetelése

OpcionálisNyilatkozat a feladatok szétválasztásáról és összeférhetetlenségről

A jóváhagyó megerősíti, hogy nem a kérelmező, nincs személyes érdeke a kérelem kimenetében, és a beosztásának megfelelő aláírási jog keretein belül hagyja jóvá. Összeférhetetlenség esetén a kérelem magasabb szintre kerül továbbításra, jóváhagyás helyett.

5. Megőrzés

Ez a jóváhagyás ideig megőrzésre kerül, és helyen archiválásra kerül, a fentebb hivatkozott dokumentációval együtt, hogy a döntés, annak alapja és bármely feltétele később rekonstruálható legyen.

OpcionálisMegjegyzés az adatminimalizálásról

Ezen az űrlapon csak az e döntéshez és nyomonkövethetőségéhez szükséges személyes adatok kerülnek gyűjtésre, a GDPR 5. cikke szerinti minimalizálási elvnek megfelelően. A személyes vagy orvosi háttérdokumentáció külön kerül tárolásra a szervezet adatvédelmi szabályai szerint, és nem kerül csatolásra ehhez az űrlaphoz.

Kérelmező

Dátum:

Jóváhagyó

Dátum:

Második jóváhagyó (ha szükséges)

Dátum:

Az aláírási jog az űrlap létének oka

A legtöbb magyar szervezet – korlátolt felelősségű társaság, részvénytársaság, alapítvány, állami intézmény – aláírási jogokkal vagy meghatalmazásokkal működik, amelyek meghatározzák, ki köthet le a szervezetet milyen összegig, és mire. Egy jóváhagyási űrlap, amely nem adja meg a jóváhagyó aláírási jogát, nem tud választ adni arra a kérdésre, amelyet egy belső ellenőr vagy felügyeleti szerv később fel fog tenni: ez a személy jogosult volt ezt jóváhagyni?

Ez a minta ezért megköveteli a jóváhagyó beosztásának és aláírási jogának kifejezett megadását, és a kérelmet egy második jóváhagyóhoz továbbítja, ha az összeg meghaladja ezt a határt. Kisebb szervezetekben a leggyakoribb kontrollhiba nem a tisztességtelenség, hanem egy hozzáértő vezető, aki két szinttel a saját aláírási joga felett jóváhagy valamit, mert az űrlap nem kényszeríti erre az ellenőrzésre.

Feladatok szétválasztása és összeférhetetlenség

Aki kér, ne hagyja jóvá saját kérelmét, és ne rendelje el a kifizetést sem. Ez a minta elkülöníti a kérelmezőt és a jóváhagyót, megköveteli, hogy a jóváhagyó megerősítse, hogy nem maga a kérelmező, és választható pénzügyi vagy jogi ellenőrzést ajánl a döntés előtt.

Ez az ellenőrzés hasznos mindenhez, amelynek folytatása van: egy automatikus megújítású előfizetéshez, egy felmondási díjjal terhelt szerződéshez, egy új beszállítóhoz, egy a számviteli időszakon túlnyúló kötelezettségvállaláshoz, vagy személyes adatok harmadik féllel való megosztásához. A releváns kérdés nem az, hogy jó-e az ötlet, hanem hogy mit fizet a szervezet még tizennyolc hónap múlva is, vagy miért felel még akkor is.

A jóváhagyó nyilatkozata kiterjed az összeférhetetlenségre is: személyes érdek, családi kapcsolat vagy közeli kapcsolat esetén az érintett féllel, a kérelem magasabb szintre továbbítandó, jóváhagyás helyett.

Egy döntés nem csak igen vagy nem

Egy bináris űrlap információt veszít. A valódi jóváhagyások jelentős része feltételes: igen, de kiadási korlátozással; igen, a szerződés jogi átvizsgálása után; igen, havi helyett éves fizetéssel; igen, három hónapos próbaidővel és felülvizsgálati dátummal. E feltételek helye nélkül tovább élnek egy e-mail szálban, és a következő megújításnál feledésbe merülnek.

Ez a minta négy kimenetet ajánl – jóváhagyva, feltételesen jóváhagyva, elutasítva, magasabb szintre továbbítva – és minden egyikhez önálló lezárást fogalmaz meg. A feltételek és az okok a magában a dokumentumban kerülnek dokumentálásra, nem egy e-mailben, hogy egy elutasítás megmagyarázható maradjon a következő hasonló kérelemnél, és a jóváhagyás feltételei megújítás, ellenőrzés vagy átadás esetén is fennmaradjanak.

Elektronikus aláírás, adatminimalizálás és megőrzés

A magyar Polgári Törvénykönyv (Ptk.) 6:7. § (3) bekezdése a legáltalánosabb hazai szabály: a jognyilatkozatot írásba foglaltnak kell tekinteni akkor is, ha annak közlésére a jognyilatkozatban foglalt tartalom változatlan visszaidézésére, a nyilatkozó fél személyének és a nyilatkozat megtétele időpontjának azonosítására alkalmas formában kerül sor. Ez egy funkcionális egyenértékűségi teszt – nem egy konkrét aláírás-technológiát ír elő, hanem három feltételt: a tartalom megőrzését, a nyilatkozó azonosítását és az időpont azonosítását. Ez eltér a Portugáliában alkalmazott bizonyító erő alapú megközelítéstől és a Hollandia szerinti megbízhatósági teszttől – Magyarországon az írásba foglalás általános fogalma maga tartalmazza az elektronikus formák elismerését, minősített aláírás nélkül is, tisztán belső, magánjogi nyilatkozatokra.

Az EU eIDAS-rendelete emellett közvetlenül alkalmazandó a minősített elektronikus aláírásokra és a határon átnyúló ügyletekre. Belső kontroll szempontjából azonban nem maga a technológia a döntő, hanem a nyomon követhetőség: ki nyújtott be mit, mikor, melyik verziót látta valójában a jóváhagyó, és a folyamat később megbízhatóan rekonstruálható-e. Ez a minta ezért külön dokumentálja a benyújtás és a döntés dátumát, felsorolja a valójában benyújtott dokumentációt, és rögzíti a megőrzési időtartamot és az archiválás helyét közvetlenül a dokumentumban.

Tartsa egyszerűen az űrlapot. A szabadság, kiadás vagy rendszerhozzáférés iránti kérelmek gyorsan magukhoz vonzzák a személyes adatokat, és a GDPR 5. cikke megköveteli, hogy a kezelt adatok megfelelőek, relevánsak és a szükséges mértékre korlátozottak legyenek. Egy űrlap, amely egészségügyi adatokat kér szabadsághoz, vagy magáncímet egy adatbázishoz való hozzáféréshez, megfelelőségi problémát okoz bármilyen ellentételezés nélkül. Csak azt gyűjtse össze, amire a döntéshez valóban szükség van, és a mögöttes dokumentációt tárolja külön.

Mezők Útmutatója

Hivatkozási szám és dátum: Egy egyedi hivatkozási szám kereshetővé teszi a jóváhagyást egy számlából, ügyből vagy szerződéses dokumentumból; a benyújtás és a döntés dátuma külön dokumentálva.
Kérelem típusa: Megrendelés vagy új beszállító, kiadás, dokumentum-jóváhagyás, szabadság, rendszerhozzáférés, vagy kedvezmény és kivétel.
Leírás és indoklás: Mit kérnek, miért, és mi történik elutasítás esetén – az indoklás az, amit egy későbbi ellenőrzés valójában elolvas.
Összeg és ÁFA-kulcs: Az összeg, és hogy ÁFA-val vagy ÁFA nélkül szerepel, releváns, amikor az aláírási jog a két érték között van.
Költségvetési sor és rendelkezésre állás: Az érintett költségvetési sor, és van-e rendelkezésre álló költségvetés. Egy költségvetési sor nélküli összeg a döntő adat nélkül meghozott döntés.
Beszállító és alternatívák: Ki kapja a kifizetést, és mit hasonlítottak össze – ez az első pont, amelyet egy belső ellenőrzés megvizsgál.
Benyújtott dokumentáció: Azonosítja az árajánlatot, szerződést, specifikációt vagy politikát, amelyet valójában bemutattak a jóváhagyónak.
Jóváhagyó és aláírási jog: A döntést hozó személy, beosztása és aláírási joga ezen kategóriára, automatikus továbbítással túllépés esetén.
Feladatok szétválasztása és összeférhetetlenség: Megerősíti, hogy a jóváhagyó nem a kérelmező, és nincs személyes érdeke, magasabb szintre továbbítással összeférhetetlenség esetén jóváhagyás helyett.
Döntés, feltételek és okok: Jóváhagyva, feltételesen jóváhagyva, elutasítva vagy továbbítva, a feltételekkel és okokkal a dokumentumban dokumentálva, nem egy e-mailben.
Megőrzés: Megőrzési időtartam és archiválás helye, attól függően, mit igazol a jóváhagyás.

Hogyan érdemes megtervezni ezt a kontrollt

Egy belső dokumentum, önmagában jogszabályi formai kötelezettség nélkül, de több pontnak közvetlen jogi vagy ellenőrzési következménye van.

Igazítsa az űrlapot az alkalmazandó aláírási joghoz
Dokumentálja a jóváhagyó beosztását és aláírási jogát, és túllépés esetén továbbítsa a kérelmet egy második jóváhagyóhoz. Egy saját aláírási jogon kívüli jóváhagyás kontrollhiba marad, még akkor is, ha a döntés tartalmilag helyes volt.
Válassza el a kérelmet, a jóváhagyást és a kifizetést
Aki kér, ne hagyja jóvá saját kérelmét, és ne rendelje el a kifizetést. Ahol egy nagyon kicsi csapat ezt lehetetlenné teszi, küldje a kérelmet egy vezetőnek, ahelyett hogy feladná ezt a szétválasztást.
Alkalmazza megfelelően az írásbeli forma funkcionális tesztjét
A jognyilatkozat írásba foglaltnak minősül, ha a tartalom változatlan visszaidézésére, a nyilatkozó azonosítására és az időpont azonosítására alkalmas formában közlik, minősített elektronikus aláírás szükségessége nélkül tisztán belső ügyletekre.
Ptk. 6:7. § (3), 2013. évi V. törvény
Korlátozza a gyűjtött személyes adatokat
A GDPR 5. cikke megköveteli, hogy a kezelt személyes adatok megfelelőek, relevánsak és a szükséges mértékre korlátozottak legyenek. Ne kérjen egészségügyi vagy azonosítási adatokat egy jóváhagyási űrlapon, ha a döntéshez nincs rá szükség.
GDPR, 5. cikk
Dokumentálja a feltételes jóváhagyásokat feltételekként
A szóban vagy e-mailben megállapodott feltételekre a gyakorlatban nehéz hivatkozni. Dokumentálja azokat az űrlapon, hogy megújítás, ellenőrzés vagy átadás esetén is fennmaradjanak.
Határozza meg a megőrzési időtartamot a mögöttes ügy alapján
Egy jóváhagyás, amely egy szerződést vagy adójogi jelentőségű kiadást igazol, általában ugyanolyan hosszan megőrzésre kerül, mint az ügy; egy folyamatos belső ellenőrzés rövidebb ideig megőrizhető.

Hogyan használja ezt a jóváhagyási kérelem űrlapot

Válassza ki a kérelem típusát. Adja meg a megrendelést, kiadást, dokumentum-jóváhagyást, szabadságot, rendszerhozzáférést vagy kedvezményt és kivételt.
Írja le és indokolja a kérelmet. Adja meg, mit kérnek, miért szükséges, és mi történik elutasítás esetén.
Adja meg az összeget, ÁFA-t és költségvetési sort. Adja meg az összeget és ÁFA-kulcsát, az érintett költségvetési sort és a költségvetés rendelkezésre állását.
Küldje el a kérelmet a megfelelő jóváhagyóhoz. Jelölje ki a jóváhagyót, beosztását és aláírási jogát, és tartalmazzon második jóváhagyót vagy pénzügyi ellenőrzést, ha az összeg vagy a kockázat indokolja.
Dokumentálja a döntést és archiválja. Válasszon jóváhagyva, feltételesen jóváhagyva, elutasítva vagy továbbítva közül, adja meg a feltételeket vagy okokat, határozza meg a megőrzési időtartamot, és töltse le és archiválja a dokumentumot.

Gyakran Ismételt Kérdések

Mit kell minimálisan tartalmaznia egy jóváhagyási űrlapnak?

Egy egyedi hivatkozási számot, a kérelmezőt és a benyújtás dátumát, mit kérnek és miért, az összeget ÁFA-kulccsal és költségvetési sorral, a jóváhagyó által látott dokumentációt, a jóváhagyót beosztásával és aláírási jogával, a döntést az esetleges feltételekkel, és a döntés dátumát. Ez alatt a szint alatt a döntés nem rekonstruálható később.

Ugyanaz a személy kérhet és hagyhat jóvá is?

Ezt kerülni kell. A kérelem, a jóváhagyás és a kifizetés szétválasztása az alapvető kontroll a hibák és visszaélések ellen, és pontosan ezt vizsgálja egy belső ellenőrzés. Egy nagyon kicsi struktúrában küldje a kérelmet egy vezetőnek, ahelyett hogy feladná ezt a szétválasztást.

Elegendő egy elektronikus aláírás egy belső jóváhagyáshoz?

Általában igen, belső használatra. A Ptk. 6:7. § (3) bekezdése szerint a jognyilatkozat írásba foglaltnak minősül, ha a tartalom megőrzésére, a nyilatkozó azonosítására és az időpont azonosítására alkalmas formában közlik, minősített elektronikus aláírás szükségessége nélkül.

Mi az aláírási jog, és miért kell dokumentálni?

Ez a legmagasabb összeg vagy kötelezettségvállalás típusa, amelyet egy beosztás jóváhagyhat a szervezet érvényes meghatalmazása szerint. Dokumentálása valódi kontrollá teszi az űrlapot: ha a kérelem meghaladja ezt a határt, egy második jóváhagyóhoz kell továbbítani, ahelyett hogy olyan valaki írná alá, aki erre nem volt jogosult.

Hogyan kezeljem a feltételes jóváhagyást?

Válassza a feltételesen jóváhagyva lehetőséget, és dokumentálja a feltételeket az űrlapon – egy kiadási korlátot, havi helyett éves fizetést, jogi átvizsgálást aláírás előtt, vagy egy próbaidőt felülvizsgálati dátummal. A csak e-mailben létező feltételek nem élik túl a következő megújítást.

Használhatom ugyanazt az űrlapot szabadságra és rendszerhozzáférésre is?

Igen, erre szolgál a kérelemtípus mező. Korlátozza a személyes adatokat ezekre a típusokra: egy szabadságkérelemnek dátumokra és a helyettesítés megszervezésére van szüksége, nem orvosi adatokra; egy hozzáférési kérelemnek a rendszerre, a beosztásra és az üzleti indokra van szüksége, felülvizsgálati dátummal.

Mennyi ideig kell megőriznem ezeket a jóváhagyásokat?

Attól függ, mit igazol a jóváhagyás – egy szerződést vagy adójogi jelentőségű kiadást alátámasztó jóváhagyás általában ugyanolyan hosszan megőrzésre kerül, mint az ügy, míg egy folyamatos belső ellenőrzés rövidebb ideig megőrizhető. Ez a minta közvetlenül kérdez az időtartamról, hogy a válasz magában a dokumentumban legyen.

Kapcsolódó minták

Jogi nyilatkozat

Ez a minta és ez az útmutató kizárólag általános információt szolgáltat, és nem minősül jogi, számviteli vagy adójogi tanácsadásnak. A közbeszerzésre, támogatásokra és bizonyos ágazatokra vonatkozó szabályok további jóváhagyási és nyomonkövethetőségi követelményeket írhatnak elő ezen belső űrlapon túl.