Λήξη λογιστικής ανάθεσης (υπόδειγμα επιστολής)

Μία ημερομηνία-όριο ανά υπηρεσία, γιατί οι προθεσμίες δεν συμπίπτουν

Το γραφείο μπορεί να έχει συντάξει τις οικονομικές καταστάσεις της προηγούμενης χρήσης, να έχει υποβάλει τη δήλωση φόρου εισοδήματος της χρήσης πριν από αυτήν, να έχει ολοκληρώσει τον τελευταίο κύκλο μισθοδοσίας, και να διαβιβάζει παραστατικά στο myDATA σε πραγματικό χρόνο. Η φράση «η ανάθεση λήγει άμεσα» αφήνει κάθε ένα από αυτά τα νήματα ανοιχτό — και οι πιο σύντομοι κύκλοι είναι οι πιο επικίνδυνοι.

Η μισθοδοσία και οι σχετικές δηλώσεις έχουν σταθερές μηνιαίες προθεσμίες, ενώ η υποχρέωση myDATA λειτουργεί σε πραγματικό χρόνο ή σχεδόν πραγματικό χρόνο ανάλογα με το μέγεθος του πελάτη. Μία ενιαία ημερομηνία λήξης για «φορολογικά θέματα» δεν διευκρινίζει ποιος αναλαμβάνει ποια προθεσμία από την ημερομηνία εκείνη και μετά.

Το υπόδειγμα ζητά, για κάθε σημειωμένη υπηρεσία, δύο στοιχεία: την τελευταία περίοδο που πράγματι διεκπεραιώθηκε και την ημερομηνία υποβολής ή παράδοσης. Κάθε υπηρεσία γράφει τη δική της ημερομηνία-όριο με ρητή σημείωση ότι μεταγενέστερες περίοδοι δεν καλύπτονται, και ξεχωριστή ενότητα απαριθμεί τις προθεσμίες που προκύπτουν μετά την ημερομηνία-όριο.

Η ανάκληση εξουσιοδότησης στο myAADE είναι ξεχωριστό βήμα από τη λήξη της σύμβασης

Η εξουσιοδότηση στο myAADE δεν λήγει από μόνη της επειδή λήγει η ανάθεση. Δίνεται ανά υπόθεση και ανά λογιστή μέσω της ενότητας «Εξουσιοδοτήσεις», και παραμένει ενεργή έως ότου ανακληθεί ρητά μέσω του κουμπιού «Ανάκληση» — δυνατότητα που υπάρχει τόσο πριν όσο και μετά την αποδοχή της από τον λογιστή.

Στην πράξη αυτό σημαίνει ότι το προηγούμενο γραφείο μπορεί να εξακολουθεί να έχει πρόσβαση σε φορολογικά στοιχεία του πελάτη ακόμη και μετά τη λήξη της συνεργασίας, αν κανείς δεν ανακαλέσει ρητά την εξουσιοδότηση ανά αρμοδιότητα. Το ιστορικό ενεργών και ανακληθεισών εξουσιοδοτήσεων παραμένει διαθέσιμο και επιτρέπει επαλήθευση.

Η σειρά που συνιστάται: πρώτα να δοθεί και να γίνει αποδεκτή η νέα εξουσιοδότηση στο νέο γραφείο, και μόνο μετά να ανακληθεί η παλιά — ώστε να μην υπάρξει περίοδος κατά την οποία καμία εξουσιοδότηση δεν είναι ενεργή για συγκεκριμένη αρμοδιότητα.

Δέκα έτη φύλαξης, και το ερώτημα της πρόσβασης στα ψηφιακά στοιχεία

Η υποχρέωση φύλαξης βαρύνει τον πελάτη, όχι το γραφείο, και δεν αλλάζει με την αλλαγή λογιστή. Τα λογιστικά αρχεία, οι δηλώσεις και τα δικαιολογητικά έγγραφα φυλάσσονται δέκα έτη από τη λήξη του αντίστοιχου φορολογικού έτους, σύμφωνα με τον νέο Κώδικα Φορολογικής Διαδικασίας — αύξηση από τα πέντε έτη που ίσχυαν προηγουμένως.

Όταν το υλικό είναι ηλεκτρονικό, το καθοριστικό ερώτημα είναι η πρόσβαση. Αν η συνδρομή στο λογιστικό σύστημα είναι στο όνομα του απερχόμενου γραφείου, η λήξη της μπορεί να αποκόψει την πρόσβαση σε στοιχεία που ο πελάτης οφείλει να διατηρεί και να προσκομίσει σε περίπτωση ελέγχου. Αυτός είναι ο χειρότερος δυνατός συνδυασμός και συνήθως αποκαλύπτεται μήνες αργότερα.

Η επιστολή έχει γι' αυτό ξεχωριστή ενότητα: ποια αρχεία παραδίδονται και σε ποια μορφή, σε ποιου όνομα είναι η συνδρομή, και τι γίνεται με την πρόσβαση σε ιστορικά δεδομένα.

Παράδοση στοιχείων, αναστολή εργασιών και εμπιστευτικότητα

Τα στοιχεία που παρέδωσε ο πελάτης είναι δική του ιδιοκτησία και επιστρέφονται. Τα δικά του φύλλα εργασίας, οι υπολογισμοί και οι εσωτερικές σημειώσεις παραμένουν ιδιοκτησία του γραφείου. Τα παραδοτέα για τα οποία ο πελάτης έχει πληρώσει ανήκουν στον πελάτη. Μία και μόνη πρόταση με την οποία το γραφείο διεκδικεί ολόκληρο τον «φάκελο» είναι λανθασμένη και στα τρία σημεία.

Σε περίπτωση μη πληρωμής, το σωστό μέτρο είναι η αναστολή εργασιών μετά από ειδοποίηση, όχι η κράτηση στοιχείων. Τα ίδια τα στοιχεία του πελάτη δεν αποτελούν εγγύηση αμοιβής, και η κράτησή τους ακριβώς πριν από προθεσμία myDATA ή ΦΠΑ μετατοπίζει τη διαφορά σε πεδίο όπου το γραφείο δεν μπορεί να κερδίσει.

Η εμπιστευτικότητα συνεχίζεται και μετά τη λήξη. Η παράδοση πληροφοριών στο νέο γραφείο απαιτεί επομένως τη συναίνεση του πελάτη, και η επιβεβαίωση στο τέλος αυτής της επιστολής την εξασφαλίζει. Η δική του δέουσα επιμέλεια πελάτη του νέου γραφείου σύμφωνα με τη νομοθεσία κατά της νομιμοποίησης εσόδων είναι δική του ξεχωριστή υποχρέωση και δεν μεταβιβάζεται.

Οι ενότητες της επιστολής — εξηγημένες

Κατεύθυνση της επιστολής

Καταγγελία από τον πελάτη ή λήξη από το γραφείο. Όλες οι ενότητες που διαφέρουν — λόγος, αιτήματα, συναινέσεις, υπογραφές — εναλλάσσονται αυτόματα.

Λόγος και ημερομηνία λήξης

Ορίζει ποια σύμβαση λήγει, τη συμφωνηθείσα προειδοποίηση καταγγελίας και την ημερομηνία λήξης που προκύπτει από αυτήν.

Τρόπος λήξης

Λήξη σε συγκεκριμένη ημερομηνία ή λήξη μετά την ολοκλήρωση ρητά αναφερόμενων εκκρεμών εργασιών. Η δεύτερη επιλογή ανοίγει πεδίο απαρίθμησης — ο μόνος τρόπος δέσμευσης για ολοκλήρωση χωρίς αντίφαση με την ημερομηνία λήξης.

Υπηρεσίες και ημερομηνία-όριο για καθεμία

Ένας διακόπτης ανά υπηρεσία — οικονομικές καταστάσεις, φόρος, ΦΠΑ, myDATA, μισθοδοσία, τήρηση βιβλίων, εταιρικές μεταβολές — με την τελευταία περίοδο και την ημερομηνία υποβολής.

Επερχόμενες προθεσμίες

Τι εκκρεμεί μετά την ημερομηνία-όριο και σε ποιον ανήκει, με σημείωση ότι το νέο γραφείο πρέπει να κάνει δικό του έλεγχο προθεσμιών.

Στοιχεία, συστήματα και φύλαξη

Ποια αρχεία παραδίδονται και σε ποια μορφή, σε ποιου όνομα είναι η συνδρομή, και η δεκαετής περίοδος φύλαξης.

Εξουσιοδότηση στο myAADE

Ανάκληση της εξουσιοδότησης του παλιού γραφείου και σειρά με την οποία δίνεται πρώτα η νέα, ώστε να μην υπάρξει κενό.

Παράδοση στοιχείων

Επιστροφή στοιχείων του πελάτη, φύλλα εργασίας του γραφείου ως δική του ιδιοκτησία, προθεσμία παραλαβής και ειδοποίηση πριν από καταστροφή.

Εκκρεμής αμοιβή (προαιρετικό)

Ποσό και προθεσμία πληρωμής, με αναστολή εργασιών ως μέτρο, όχι κράτηση στοιχείων του πελάτη.

Παράδοση και άρση εμπιστευτικότητας

Έγγραφη συναίνεση για επικοινωνία με το νέο γραφείο, με σημείωση ότι η δική του δέουσα επιμέλεια είναι δική του υποχρέωση.

Εμπιστευτικότητα, ευθύνη και εφαρμοστέο δίκαιο

Η εμπιστευτικότητα συνεχίζεται, οι συμφωνηθέντες περιορισμοί ευθύνης ισχύουν για την ήδη εκτελεσθείσα εργασία, ελληνικό δίκαιο.

Επιβεβαίωση παραλήπτη

Χώρος υπογραφής που μετατρέπει τη συναίνεση και τις ημερομηνίες-όριο σε συμφωνία και όχι μονομερή δήλωση.

Τι δεν πρέπει να παραλειφθεί

Ελέγξτε την ανάθεση και την ισχύουσα νομοθεσία πριν από την αποστολή της επιστολής.

• Ορίστε ημερομηνία-όριο ανά υπηρεσία

  Η μισθοδοσία έχει σταθερές μηνιαίες προθεσμίες, ενώ το myDATA λειτουργεί σε πραγματικό ή σχεδόν πραγματικό χρόνο. Μία επιστολή που λήγει την ανάθεση «άμεσα» χωρίς διαχωρισμό ανά υπηρεσία αφήνει ανοιχτά ακριβώς αυτά τα νήματα που δεν αντέχουν καθυστέρηση.

  EY Ελλάδος — myDATA, νέο χρονοδιάγραμμα

• Ανακαλέστε ρητά την εξουσιοδότηση στο myAADE

  Η εξουσιοδότηση παραμένει ενεργή έως ότου ανακληθεί ρητά μέσω του κουμπιού «Ανάκληση», τόσο πριν όσο και μετά την αποδοχή της από τον λογιστή. Χωρίς ρητή ανάκληση, το προηγούμενο γραφείο μπορεί να διατηρεί πρόσβαση σε φορολογικά στοιχεία μετά τη λήξη της συνεργασίας.

  Taxheaven — διαδικασία εξουσιοδότησης λογιστή

• Τηρήστε τη δεκαετή φύλαξη στην παράδοση

  Τα λογιστικά αρχεία, οι δηλώσεις και τα δικαιολογητικά φυλάσσονται δέκα έτη από τη λήξη του φορολογικού έτους, σύμφωνα με τον Ν.5104/2024. Η υποχρέωση είναι του πελάτη, οπότε μια σύντομη προθεσμία παραλαβής δεν αποτελεί λόγο καταστροφής οποιουδήποτε στοιχείου.

  Capital.gr — φύλαξη λογιστικών αρχείων μετά τον Ν.5104/2024

• Διευκρινίστε σε ποιου όνομα είναι η συνδρομή του συστήματος

  Αν το ηλεκτρονικό υλικό βρίσκεται σε σύστημα με συνδρομή στο όνομα του απερχόμενου γραφείου, η λήξη της μπορεί να αποκόψει την πρόσβαση σε στοιχεία που ο πελάτης οφείλει να διατηρεί και να προσκομίσει σε έλεγχο. Η επιστολή πρέπει να αναφέρει ποια αρχεία παραδίδονται, σε ποια μορφή, και τι γίνεται με την πρόσβαση στο ιστορικό.

• Μην κρατάτε στοιχεία αντί να αναστείλετε την εργασία

  Σε περίπτωση μη πληρωμής, το σωστό μέτρο είναι η αναστολή εργασιών μετά από ειδοποίηση. Τα στοιχεία που παρέδωσε ο πελάτης είναι δική του ιδιοκτησία, και η κράτησή τους ακριβώς πριν από προθεσμία myDATA ή ΦΠΑ μετατοπίζει τη διαφορά περί αμοιβής σε πεδίο όπου το γραφείο δεν μπορεί να κερδίσει. Τα φύλλα εργασίας του γραφείου παραμένουν, αντίθετα, δική του ιδιοκτησία.

• Εξασφαλίστε τη συναίνεση για την παράδοση εγγράφως

  Η εμπιστευτικότητα συνεχίζεται και μετά τη λήξη, οπότε η παράδοση πληροφοριών στο νέο γραφείο απαιτεί τη συναίνεση του πελάτη· η επιβεβαίωση στο τέλος αυτής της επιστολής εξυπηρετεί ακριβώς αυτόν τον σκοπό.

Πώς να γράψετε την επιστολή

1. Επιλέξτε την κατεύθυνση. Καταγγελία από τον πελάτη ή λήξη από το γραφείο. Αυτό καθορίζει τον λόγο, τα αιτήματα και τις συναινέσεις.
2. Διαβάστε πρώτα την ανάθεση. Σημειώστε την ημερομηνία και τη συμφωνηθείσα προειδοποίηση καταγγελίας, ώστε η ημερομηνία λήξης να είναι σωστή και όχι απλώς η ημερομηνία της επιστολής.
3. Συμπληρώστε τα μέρη και τον τρόπο λήξης. Αποστολέας, παραλήπτης, ημερομηνία, στοιχεία αναφοράς, και λήξη σε ημερομηνία ή μετά την ολοκλήρωση αναφερόμενων εργασιών.
4. Ορίστε ημερομηνία-όριο ανά υπηρεσία. Τελευταία περίοδος και ημερομηνία υποβολής για κάθε υπηρεσία. Στη συνέχεια απαριθμήστε τις μεταγενέστερες προθεσμίες.
5. Ρυθμίστε στοιχεία, συστήματα και εξουσιοδοτήσεις. Ποια αρχεία παραδίδονται, σε ποιου όνομα είναι η συνδρομή, και ποιες εξουσιοδοτήσεις πρέπει να ανακληθούν — με τη σωστή σειρά.
6. Αποστείλετε και φυλάξτε την υπογεγραμμένη επιβεβαίωση. Κατεβάστε σε Word ή PDF, στείλτε με αίτημα υπογραφής, και φυλάξτε την επιβεβαίωση — είναι η συναίνεση που επιτρέπει την παράδοση.

Συχνές ερωτήσεις

Σχετικά υποδείγματα

• Γενικοί όροι παροχής λογιστικών υπηρεσιών (υπόδειγμα)
• Σύμβαση Παροχής Λογιστικών Υπηρεσιών
• Επιστολή Βεβαίωσης Παραλαβής