Υπόδειγμα αναφοράς εξόδων
Δωρεάν υπόδειγμα αναφοράς εξόδων για ανάλυση επαγγελματικών δαπανών και άθροιση αιτήματος απόδοσης.
- Λογιστικό πρότυπο
- ΕΛΠ
- Χρήση
- Ημερολογιακό έτος (Ιαν.–Δεκ.) συνήθως· επιτρέπεται και διαφορετική διαχειριστική περίοδος
- Νόμισμα
- EUR (€)
- Υποβάλλεται σε
- ΓΕΜΗ (Γενικό Εμπορικό Μητρώο)
| Ποσό | |
|---|---|
| Μετακινήσεις / ταξίδια | 320 € |
| Διαμονή | 450 € |
| Γεύματα και διατροφή | 120 € |
| Τοπικές μετακινήσεις | 60 € |
| Αναλώσιμα γραφείου | 85 € |
| Λοιπά έξοδα | 40 € |
| Σύνολο προς απόδοση | 1.075 € |
Λήψη αυτού του προτύπου
Πώς να συμπληρώσετε ένα υπόδειγμα αναφοράς εξόδων
Μια αναφορά εξόδων καταγράφει τις επαγγελματικές δαπάνες που πραγματοποίησε ένας εργαζόμενος ή συνεργάτης εκ των ιδίων, ώστε να ζητηθεί η απόδοσή τους από την επιχείρηση. Χρησιμοποιείται συνήθως για μετακινήσεις, διαμονή και γεύματα κατά τη διάρκεια επαγγελματικών ταξιδιών.
Για ελληνικές επιχειρήσεις, η σωστή τεκμηρίωση των δαπανών με παραστατικά είναι απαραίτητη τόσο για την εσωτερική έγκριση όσο και για τη φορολογική αναγνώριση του κόστους προς την ΑΑΔΕ.
Τι είναι η αναφορά εξόδων;
Είναι ένα έντυπο στο οποίο ένας εργαζόμενος καταγράφει αναλυτικά τις επαγγελματικές δαπάνες που πλήρωσε ο ίδιος, ανά κατηγορία και ποσό, ώστε ο εργοδότης να τις εγκρίνει και να αποδώσει το αντίστοιχο ποσό.
Τι πρέπει να περιλαμβάνει
- Μετακινήσεις / ταξίδια — κόστος εισιτηρίων, καυσίμων ή διοδίων για επαγγελματικές μετακινήσεις.
- Διαμονή — κόστος διανυκτέρευσης σε ξενοδοχείο κατά τη διάρκεια επαγγελματικού ταξιδιού.
- Γεύματα και διατροφή — κόστος γευμάτων κατά τη διάρκεια εργασιακών υποχρεώσεων εκτός έδρας.
- Τοπικές μετακινήσεις — κόστος ταξί, μέσων μαζικής μεταφοράς ή στάθμευσης.
- Αναλώσιμα γραφείου — μικρές αγορές αναλώσιμων που χρειάστηκαν για την εργασία.
- Λοιπά έξοδα — κάθε άλλη επαγγελματική δαπάνη που δεν εμπίπτει στις παραπάνω κατηγορίες.
- Σύνολο προς απόδοση — το άθροισμα όλων των δαπανών που ζητείται να αποδοθεί.
Αναλυτικός οδηγός βήμα προς βήμα
- Καταχωρίστε κάθε δαπάνη στην αντίστοιχη κατηγορία, με το ποσό που πληρώθηκε πραγματικά.
- Σημειώστε την ημερομηνία και τον σκοπό κάθε δαπάνης, ώστε να είναι σαφής η επαγγελματική της αιτιολόγηση.
- Αφήστε το υπόδειγμα να υπολογίσει αυτόματα το σύνολο προς απόδοση αθροίζοντας όλες τις κατηγορίες.
- Επισυνάψτε τα πρωτότυπα παραστατικά (αποδείξεις, τιμολόγια) για κάθε δαπάνη που τα απαιτεί.
- Υποβάλετε την αναφορά στον προϊστάμενο ή στο λογιστήριο για έλεγχο και έγκριση.
- Διατηρήστε αντίγραφο της αναφοράς και των παραστατικών για το αρχείο σας και για ενδεχόμενο έλεγχο της ΑΑΔΕ.
Ειδικοί κανόνες για την Ελλάδα
Η αναφορά εξόδων δεν είναι στοιχείο που δημοσιεύεται στο ΓΕΜΗ, αλλά τα ποσά που αποδίδονται μέσω αυτής μπορούν να επηρεάσουν τη φορολογική αναγνώριση δαπανών της επιχείρησης προς την ΑΑΔΕ, γι αυτό απαιτείται πλήρης τεκμηρίωση με νόμιμα παραστατικά.
Οι επιχειρήσεις οφείλουν να τηρούν τα σχετικά παραστατικά στο λογιστικό τους αρχείο για όσο διάστημα προβλέπει η φορολογική νομοθεσία, ώστε η δαπάνη να αναγνωρίζεται εκπεστέα κατά τον υπολογισμό του φορολογητέου αποτελέσματος.