Modèle de note de frais
Un modèle gratuit de note de frais pour détailler les frais professionnels et totaliser une demande de remboursement.
- Référentiel comptable
- PCG
- Exercice comptable
- Exercice de 12 mois (souvent année civile, du 1ᵉʳ janvier au 31 décembre)
- Devise
- EUR (€)
- Dépôt auprès de
- Greffe du tribunal de commerce / INPI
| Montant | |
|---|---|
| Transport | 320 € |
| Hébergement | 450 € |
| Repas | 120 € |
| Déplacements locaux | 60 € |
| Fournitures de bureau | 85 € |
| Autres frais | 40 € |
| Total à rembourser | 1 075 € |
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Comment remplir un modèle de note de frais
Une note de frais est le document par lequel un salarié ou un dirigeant détaille les dépenses professionnelles qu’il a réglées de sa poche, afin d’en obtenir le remboursement par l’entreprise. Elle s’appuie toujours sur des justificatifs conservés (factures, reçus) qui prouvent la réalité et le caractère professionnel de chaque dépense.
Une note de frais bien tenue protège autant le salarié, qui obtient un remboursement rapide, que l’entreprise, qui doit pouvoir justifier ces charges auprès de l’administration fiscale et sociale en cas de contrôle.
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Une note de frais liste, catégorie par catégorie, les dépenses professionnelles engagées par un salarié ou un dirigeant sur une période donnée, en général un mois ou une mission. Le total obtenu correspond à la somme que l’entreprise doit rembourser, sous réserve des justificatifs correspondants.
Que doit-elle contenir ?
- Transport — les frais de déplacement tels que billets de train, essence, péages ou location de véhicule.
- Hébergement — les frais d’hôtel ou de logement engagés lors d’un déplacement professionnel.
- Repas — les frais de restauration pris lors de déplacements ou de rendez-vous professionnels.
- Déplacements locaux — les frais de transport en commun, taxi ou VTC sur le lieu de la mission.
- Fournitures de bureau — les achats de petit matériel ou de fournitures nécessaires à l’activité professionnelle.
- Autres frais — toute autre dépense professionnelle ne relevant pas des catégories précédentes.
- Total à rembourser — la somme de toutes les catégories, calculée automatiquement par le modèle.
Guide étape par étape
- Indiquez le montant de chaque dépense dans la catégorie correspondante (transport, hébergement, repas, déplacements locaux, fournitures, autres frais).
- Précisez la date et l’objet professionnel de chaque dépense pour faciliter le contrôle et le rapprochement avec les justificatifs.
- Laissez le modèle additionner automatiquement toutes les catégories pour obtenir le total à rembourser.
- Rassemblez les factures et reçus correspondant à chaque ligne, indispensables pour justifier la note auprès de l’entreprise et, le cas échéant, de l’administration.
- Transmettez la note de frais complétée à votre responsable ou au service comptable pour validation.
- Conservez une copie de la note et des justificatifs, l’entreprise devant pouvoir les présenter en cas de contrôle fiscal ou social.
Règles propres à la France
Les remboursements de frais professionnels réels et justifiés ne sont en principe pas soumis à cotisations sociales ni à l’impôt sur le revenu pour le salarié, dès lors qu’ils correspondent à des dépenses effectivement engagées dans l’intérêt de l’entreprise et appuyées par des justificatifs. L’URSSAF peut également admettre des indemnités forfaitaires (par exemple pour les repas) dans des limites réévaluées chaque année.
Les notes de frais et leurs justificatifs doivent être conservés par l’entreprise pendant les délais de prescription fiscale et sociale applicables, généralement plusieurs années, car ils peuvent être demandés lors d’un contrôle URSSAF ou d’une vérification de comptabilité.