Kirjaplangi mallid teie ettevõttele

Mis peab seaduse järgi kirjaplangil olema

Äriseadustiku § 15 lõike 2 kohaselt peavad ettevõtja ärilistel dokumentidel — ja kirjaplank on selle mõiste alla selgelt hõlmatud — ning kodulehel olema ärinimi (täpselt nii, nagu see on äriregistrisse kantud, koos õigusliku vormi tähisega), asukoht ja äriregistri kood ehk registrikood, mis on juriidilise isiku puhul tavaliselt 8-kohaline. See ei ole soovitus, vaid õiguslik kohustus, mille täitmata jätmisele saab tähelepanu juhtida ka äriregistri poolt.

Osakapitali (OÜ puhul osakapital, AS puhul aktsiakapital) mainimine on tingimuslik: kirjaplangil ei pea kapitali suurust üldse näitama, aga kui te seda ükskõik millises vormis mainite — isegi lihtsalt kirjaplangi jaluses —, tuleb näidata kogu kapitali suurus ja lisaks summa, mis on veel sisse maksmata. Meie tööriist teeb selle valiku selgeks: kapitaliväli on eraldi ja valikuline, mitte automaatselt kaasas.

FIE (füüsilisest isikust ettevõtja) puhul kehtib omakorda eraldi reegel: ärinimi peab sisaldama teie enda ees- ja perekonnanime ning ei tohi sisaldada midagi, mis viitaks äriühingule — seega ei tohi FIE ärinimes olla „OÜ", „grupp" vms. Kapitalinõuded FIE-le ei laiene. Filiaali puhul (välismaa äriühingu Eesti filiaal) tuleb näidata nii emaettevõtte kui filiaali andmed, samuti emaettevõtte õiguslik vorm ja register, kus ta registreeritud on.

• Registrikood (8 kohta, äriregister) ja KMKR-number (EE + 9 kohta, käibemaksukohustuslased) on kaks eri asja — need aetakse tegelikus asjaajamises sageli segamini.
• KMKR-number on kohustuslik ainult arvetel, kui olete käibemaksukohustuslane (käive üle 40 000 euro aastas); kui ei ole, on Eesti tavaks kirjutada „Ei ole käibemaksukohustuslane", et see küsimus ette ära hoida.
• Kui kirjaplank toimib ka arve alusdokumendina, kuulub jalusesse ka IBAN (EE + 18 tähemärki).

EVS 882-1: miks väljade järjekord ja veerised on olulisemad, kui tunduvad

Erinevalt Saksamaa DIN 676-st või Austria ÖNORM A 1080-st, mis on tagasi võetud, on Eesti kirjastandard EVS 882-1:2013 endiselt kehtiv — viimati täiendatud 2018. aastal. Standard kirjeldab ametikirja viis välja: kirjapeaväli (saatja identifitseerimine, logo), adressaadiväli (saaja andmed), viidaväli (kuupäev, dokumendi number, viited varasemale kirjavahetusele), tekstiväli (kirja sisu) ja kontaktandmete väli (jalus, väiksemas kirjas). Kui need väljad ei ole õiges kohas ja õiges järjekorras, tunneb Eesti kontoritöötaja kirja koheselt „valesti tehtuks" ära, isegi kui ta ei oska öelda, miks.

Sama kehtib veeriste kohta: vasak veeris on tavapäraselt laiem (köitmise ja toimikusse panemise jaoks), parem ja ülemine-alumine veeris kitsamad, ning kaheküljelise kirja tagakülg peegeldab veerised vastupidiseks. See ei ole meelevaldne kujundusvalik — aken-ümbrikus (DL, C5/C6) peab adressaadiväli jääma täpselt akna kohale, ja see toimib ainult siis, kui väljade asukoht on ette teada.

Meie mallide veerised ja väljade paigutus järgivad sedasama Eesti äritava — sama põhimõtet, mida rakendab näiteks Rahvusarhiiv oma asjaajamiskorras ja mida õpetatakse kutsehariduses. Me ei väida, et iga mall on ametlikult EVS 882-1 standardile sertifitseeritud (standardi täistekst on tasuline ja autoriõigusega kaitstud), aga paigutuse loogika on sama, mida Eesti ametikirjas juba aastakümneid kasutatakse — ja see on rohkem, kui suudab öelda ükski meie leitud konkurent, sest ükski neist standardit üldse ei maini.

Miks see on kiirem kui Wordi mall, Canva või trükikoda

Infowerk, praegune „kirjaplangi mall" otsingu liider, pakub tõesti tasuta veebieditorit (FreeDesign) — aga selle ärimudel on trükiteenus: te kujundate tasuta ja maksate ainult trüki eest. PDF-i allalaadimist pole lehel üldse pakutud. See sobib hästi, kui vajate paberit köitele, aga enamik kirjaplanke saadetakse tänapäeval e-kirja manusena või digiallkirjastatuna ID-kaardi või Smart-ID abil — täpselt selleks Infowerki tööriist ei ole tehtud. Promoprint ja teised trükikojad nõuavad sageli 100 eksemplari minimaalset tellimust, mis ei sobi ettevõttele, kes saadab aastas paarkümmend kirja.

Canva eestikeelne keskkond on tehniliselt olemas (canva.com/et_ee/ näitab eestikeelseid liidesetekste), aga eraldi eestikeelset kirjaplangi mallide lehte sellel pole — otsing suunab tagasi globaalsele ingliskeelsele lehele, kus pole sõnagi äriseadustikust ega registrikoodist. Wordi valmismallid omakorda on enamasti mõeldud USA või Saksa turule (US Letter formaat, DIN-i harjumused) ja need tuleb Eesti jaoks käsitsi ümber teha — vale paberiformaat ja vale veeris paistavad kohe silma.

Meie tööriist ei ole trükipood ega üldine mallikogu: valite ettevõtte vormi, sisestate ärinimi, registrikood ja asukoht ilmuvad juba õigetesse väljadesse, ja tulemuse saate kohe PDF- või Wordi-failina — nullilt eksemplarilt, ilma kontota ja ilma vesimärgita.