Kas selle generaatoriga meiliallkirja loomine on tõesti tasuta?

Jah. Ei ole vaja luua kontot, allkirjal pole veetemplit ning puudub piirang, mitu allkirja saad luua või eksportida.

Miks kasutada e-posti allkirja generaatorit, mitte kirjutada HTML-i käsitsi või kasutada Wordi?

Wordist kopeeritud allkirjad sisaldavad sageli varjatud koodi, mis läheb paljudes e-posti klientides katki, ja käsitsi kirjutatud HTML nõuab tehnilisi teadmisi tabelitel põhinevast paigutusest. See generaator loob valmis tabelitel ja sisemistel (inline) stiilidel põhineva HTML-i, mis on testitud Gmaili, Outlooki, Apple Maili ja Thunderbirdi peale.

Kuidas lisada e-kirja allkiri nii, et vorming säiliks ka pärast kopeerimist?

Kasuta nuppu "Kopeeri allkiri", mis kopeerib allkirja vormindatud (rich text) kujul, ja kleebi see otse oma e-posti programmi allkirjaväljale klahvikombinatsiooniga Ctrl+V (Windows) või Cmd+V (Mac). Vormindus säilib, sest kopeeritakse valmis HTML, mitte lihttekst.

Kuidas lisada allkiri Gmailis?

Ava Gmailis hammasratta ikoon paremal üleval, vali "Kuva kõik seaded", mine vahekaardile "Üldine" ja jaotisesse "Allkiri", klõpsa "Loo uus", kleebi kopeeritud allkiri ning lõpetuseks vajuta "Salvesta muudatused". Täpsemad sammud koos piltidega leiad generaatori alt olevast juhendist.

Kas allkiri näeb kõigis e-posti programmides ühtemoodi välja?

Kõik siinsed mallid põhinevad tabelitel ja sisemistel (inline) stiilidel — just see lähenemine töötab usaldusväärselt Gmailis, Outlookis, Apple Mailis ja Thunderbirdis. Kontrolli alati otsevaates, kuidas allkiri välja näeb.

Milliseid andmeid peab Eesti ettevõte e-kirja allkirjas näitama?

Eesti äriühingu ärikirjadel, sealhulgas e-kirjadel, peab olema ettevõtte täisnimi, äriregistri kood ehk registrikood ja registrisse kantud asukoht. Kõige lihtsam viis selle lisamiseks on kirjutada see vastutusest loobumise / jaluse väljale, nii et see ilmub iga saadetava kirja allkirja alla.

Kas allkirjas peab kindlasti olema foto või logo?

Ei, need on valikulised. Väiksemates ettevõtetes ja vabakutselistel toimib tihti hästi puhas tekstipõhine allkiri koos rõhuvärviga, samas kui ettevõtte logo aitab suurendada brändi äratuntavust. Kui lisad foto, vali professionaalne, ühevärvilise taustaga pilt.

Kas saan sama allkirja kasutada mitmes e-posti programmis ja seadmes?

Jah, kuid see tuleb iga programmi ja seadme allkirjaseadetesse eraldi lisada, sest e-posti kliendid ei jaga automaatselt allkirjaseadeid omavahel. Mobiilirakendused (nt Gmail Androidis või Apple Mail iOS-is) toetavad HTML-allkirju sageli piiratumalt kui lauaarvuti versioonid.

Meiliallkirja generaator

Loo professionaalne ja turvaline HTML-meiliallkiri ning kopeeri see otse Gmaili, Outlooki, Apple Maili või Thunderbirdi — tasuta, kontot loomata ja veetempliteta.

Isikuandmed

Eesnimi

Perekonnanimi

Ametinimetus

Ettevõtte nimi

Kontaktandmed

E-posti aadress

Telefon

Mobiil

Veebileht

Aadress

Foto

Logo

Sotsiaalmeedia lingid

Banner

Banneri pildi URL

Banneri lingi URL

Vastutusest loobumine

Stiil

Rõhuvärv

Vali mall

Iga mall on üles ehitatud tabelitel ja sisemistel stiilidel, mistõttu see kuvatakse korrektselt Gmailis, Outlookis, Apple Mailis ja Thunderbirdis.

Minimal

Modern

Corporate

With photo

Creative

Otsevaade

Accent Rail

Kuidas lisada allkiri oma e-posti programmi

Vali oma e-posti programm samm-sammuliste juhiste nägemiseks.

Ava Gmail arvutis ja klõpsa paremal üleval hammasratta ikoonil.
Vali "Kuva kõik seaded".
Mine vahekaardile "Üldine" ja keri jaotiseni "Allkiri".
Klõpsa "Loo uus", anna allkirjale nimi ja kleebi generaatorist kopeeritud allkiri tekstikasti.
Kontrolli rippmenüüdest, et allkiri oleks määratud vaikeallkirjaks nii uutele kirjadele kui vastustele/edastustele.
Keri lehe lõppu ja klõpsa "Salvesta muudatused".

Meiliallkirja loomine — tasuta HTML-generaator Eesti ettevõtetele

Loo mõne minutiga professionaalne HTML-vormingus meiliallkiri: vali mall, sisesta oma andmed ja kopeeri see otse Gmaili, Outlooki, Apple Maili või Thunderbirdi — tasuta, ilma registreerimiseta ja ilma veetemplita. Kõik mallid põhinevad tabelitel ja sisemistel (inline) stiilidel, mistõttu allkiri ei lähe katki isegi siis, kui saaja e-posti programm on vanem või erandlike kuvareeglitega.

Eesti veebist ei leia praegu ühtegi kohalikku, eesti keeles töötavat meiliallkirja generaatorit — enamik kättesaadavaid tööriistu on ingliskeelsed ja ei arvesta ei kohalikke õiguslikke nõudeid ega eestikeelsete väljade ja placeholderitega. See generaator täidab selle tühimiku: kõik väljad, juhised ja õigusliku märkuse tekst on eesti keeles ning arvestavad Eesti äriregistri nõudeid.

Kui saadad e-kirju ettevõtte nimel, tasub enne kasutuselevõttu kontrollida ka registrikoodi ja muude kohustuslike andmete lisamist — vaata allpool olevat märkust ja süvitsi minevat jaotist registrikoodi kohta.

Milline näeb välja professionaalne meiliallkiri Eesti ärikultuuris

Eesti ärikultuur on tuntud oma digitaalse küpsuse poolest — riik on üles ehitanud toimiva e-riigi, kus lepingute allkirjastamine ID-kaardi, Mobiil-ID või Smart-ID abil, e-arvete saatmine ja äriregistri andmete kontrollimine veebis on argipäev, mitte erand. Sellises keskkonnas on meiliallkiri sageli esimene ja kiireim viis, kuidas partner või klient sinu ja su ettevõtte kohta infot kontrollib — enne kohtumist, enne lepingu allkirjastamist või lihtsalt enne vastamist. Korrastatud, ühtse kujundusega allkiri annab kohe signaali, et ka ülejäänud äriprotsess on läbimõeldud.

See kehtib eriti e-residentsuse (e-Residency) raames asutatud ettevõtete kohta, kellest paljud tegutsevad täielikult veebipõhiselt ja mille meeskonnad asuvad eri riikides — sageli on meiliallkiri ainuke n-ö füüsiline visiitkaart, mida klient kunagi näeb. Samuti on Eesti B2B-suhtluses tavaks lisada ametlikele kirjadele ettevõtte registrikood ja aadress, mistõttu tasub allkirja üles ehitada nii, et see info oleks loetav ka siis, kui kiri prinditakse või arhiveeritakse.

Mida teha ja mida vältida: pildid, logo suurus ja mobiilivaade

Piira logo laiust umbes 150–200 pikslini — suurem logo venitab allkirja ja näeb paljudes vaadetes ebaproportsionaalne välja.
Kasuta fotol ruudukujulist kärbet (nt 80×80 kuni 100×100 pikslit) ja ümarat või pehmet serva, mitte täisnurkset suurt pilti.
Ekspordi logo PNG-vormingus läbipaistva taustaga, foto aga JPG-vormingus — see hoiab failisuuruse mõistlikuna ja väldib valgeid kaste tumedas režiimis.
Ära lisa logo või fotot manusena (attachment) — kasuta alati veebis majutatud pildi linki, sest paljud e-posti kliendid blokeerivad automaatselt manustega kirjade pildid.
Väldi animeeritud GIF-e allkirjas — tugi on kliendipõhiselt ebaühtlane ning need suurendavad kirja faili mahtu tarbetult.
Kontrolli allkirja väljanägemist eraldi nii heledas kui tumedas režiimis — tumedas režiimis võib logo läbipaistval taustal muutuda nähtamatuks, kui seda pole selleks valmistatud.
Piira kogu allkirja laius umbes 500–600 pikslini, et see ei venitaks kirja mobiilivaates küljele ega sunniks kasutajat horisontaalselt kerima.
Kontrolli otsevaates, kuidas allkiri kitsal ekraanil kokku kukub (elemendid virnastuvad üksteise alla) — veendu, et tekst püsib loetav ega kattu pildiga.

Registrikoodi lisamine allkirja — süvitsi ja näide

Nagu eespool märgitud, peavad Eesti äriühingud (nt OÜ, AS, täisühing) näitama oma ärikirjadel — sealhulgas e-kirjadel — ettevõtte täisnime, registrikoodi ja registrisse kantud asukohta. Registrikood on unikaalne kaheksakohaline number, mille ettevõte saab ettevõtte asutamisel äriregistrist ning mis on avalikult nähtav Registrite ja Infosüsteemide Keskuse (RIK) hallatavas äriregistri portaalis.

Praktikas on lihtsaim viis see info allkirja püsivalt lisada vastutusest loobumise / jaluse väljale, nii et see kuvatakse väiksema kirjaga iga saadetud kirja allkirja all, ilma et see segaks nime ja kontaktandmete peamist plokki. Näiteks: "Näidisfirma OÜ | Narva mnt 5, 10117 Tallinn | Registrikood: 12345678". Selline formaat on kompaktne, kuid sisaldab kõiki äriseadustiku nõutud andmeid.

Kui ettevõttel on ka käibemaksukohustuslase number (KMKR-number), on tavaline lisada see samasse ritta registrikoodi kõrvale, eriti kui allkirja saavad ka rahvusvahelised partnerid, kelle jaoks käibemaksunumber on sageli olulisem viide kui kohalik registrikood.

Ühtne meiliallkiri kogu meeskonnale ja e-residentsuse ettevõtetele

Paljud Eestis registreeritud e-residentsuse ettevõtted tegutsevad hajusalt — asutaja võib elada ühes riigis, meeskond mitmes teises ning füüsilist kontorit polegi. Sellises olukorras on ühtne, malli põhjal loodud meiliallkiri lihtne ja odav viis tagada, et kõik meeskonnaliikmed jätavad kliendile sama professionaalse mulje, ilma et oleks vaja eraldi IT-tuge või kallist allkirjade haldustarkvara — piisab, kui iga liige täidab samad väljad (nimi, ametinimetus, ettevõte, kontaktandmed) ja kasutab sama malli ning rõhuvärvi.

Kui allkirjas kasutatakse töötaja fotot, tasub meeles pidada, et isikuandmete (sh näokujutise) töötlemine kuulub isikuandmete kaitse üldmääruse (GDPR) reguleerimisalasse — enamasti piisab sellest, kui foto kasutamine on kokku lepitud töösuhte raames ja ettevõtte privaatsusteatis kajastab, et selliseid andmeid kasutatakse ka suhtluses. Samuti on hea tava lisada olulistele e-kirjadele automaatvastuse (out-of-office) sõnum, mis kasutab sama allkirja põhja, et hoida kirjavahetus visuaalselt ühtne ka puhkuste ajal.

Ärikirjade allkirja õiguslikud nõuded (Eesti)

Eesti äriühingutel (näiteks OÜ, AS) on äriseadustiku kohaselt kohustus näidata ärikirjadel ja muudel äridokumentidel, sealhulgas e-kirjadel, teatud andmeid — see kehtib ka e-posti allkirjade kohta.

Nõutavad andmed on ettevõtte täisnimi, registrikood ja registreeritud asukoht (aadress). Need andmed peaksid olema loetavad ka juhul, kui e-kiri suunatakse paberkandjale.

Lihtsaim viis vastavuse tagamiseks on lisada need andmed allkirja vastutusest loobumise / jaluse väljale, et need ilmuksid iga ettevõtte domeenilt saadetava e-kirja allkirja alla.

Korduma kippuvad küsimused

Kas selle generaatoriga meiliallkirja loomine on tõesti tasuta?: Jah. Ei ole vaja luua kontot, allkirjal pole veetemplit ning puudub piirang, mitu allkirja saad luua või eksportida.
Miks kasutada e-posti allkirja generaatorit, mitte kirjutada HTML-i käsitsi või kasutada Wordi?: Wordist kopeeritud allkirjad sisaldavad sageli varjatud koodi, mis läheb paljudes e-posti klientides katki, ja käsitsi kirjutatud HTML nõuab tehnilisi teadmisi tabelitel põhinevast paigutusest. See generaator loob valmis tabelitel ja sisemistel (inline) stiilidel põhineva HTML-i, mis on testitud Gmaili, Outlooki, Apple Maili ja Thunderbirdi peale.
Kuidas lisada e-kirja allkiri nii, et vorming säiliks ka pärast kopeerimist?: Kasuta nuppu "Kopeeri allkiri", mis kopeerib allkirja vormindatud (rich text) kujul, ja kleebi see otse oma e-posti programmi allkirjaväljale klahvikombinatsiooniga Ctrl+V (Windows) või Cmd+V (Mac). Vormindus säilib, sest kopeeritakse valmis HTML, mitte lihttekst.
Kuidas lisada allkiri Gmailis?: Ava Gmailis hammasratta ikoon paremal üleval, vali "Kuva kõik seaded", mine vahekaardile "Üldine" ja jaotisesse "Allkiri", klõpsa "Loo uus", kleebi kopeeritud allkiri ning lõpetuseks vajuta "Salvesta muudatused". Täpsemad sammud koos piltidega leiad generaatori alt olevast juhendist.
Kas allkiri näeb kõigis e-posti programmides ühtemoodi välja?: Kõik siinsed mallid põhinevad tabelitel ja sisemistel (inline) stiilidel — just see lähenemine töötab usaldusväärselt Gmailis, Outlookis, Apple Mailis ja Thunderbirdis. Kontrolli alati otsevaates, kuidas allkiri välja näeb.
Milliseid andmeid peab Eesti ettevõte e-kirja allkirjas näitama?: Eesti äriühingu ärikirjadel, sealhulgas e-kirjadel, peab olema ettevõtte täisnimi, äriregistri kood ehk registrikood ja registrisse kantud asukoht. Kõige lihtsam viis selle lisamiseks on kirjutada see vastutusest loobumise / jaluse väljale, nii et see ilmub iga saadetava kirja allkirja alla.
Kas allkirjas peab kindlasti olema foto või logo?: Ei, need on valikulised. Väiksemates ettevõtetes ja vabakutselistel toimib tihti hästi puhas tekstipõhine allkiri koos rõhuvärviga, samas kui ettevõtte logo aitab suurendada brändi äratuntavust. Kui lisad foto, vali professionaalne, ühevärvilise taustaga pilt.
Kas saan sama allkirja kasutada mitmes e-posti programmis ja seadmes?: Jah, kuid see tuleb iga programmi ja seadme allkirjaseadetesse eraldi lisada, sest e-posti kliendid ei jaga automaatselt allkirjaseadeid omavahel. Mobiilirakendused (nt Gmail Androidis või Apple Mail iOS-is) toetavad HTML-allkirju sageli piiratumalt kui lauaarvuti versioonid.