Beëindiging boekhoudopdracht (voorbeeldbrief)

Eén laatste termijn per dienst, want de termijnen lopen niet gelijk

Het kantoor kan de jaarrekening van vorig boekjaar al hebben opgesteld, de aangifte vennootschapsbelasting van de vorige periode al hebben ingediend, de laatste btw-aangifte al hebben verstuurd, en net midden in de loonverwerking zitten. De zin "de opdracht eindigt onmiddellijk" laat elk van die draden los — en de dienst met de kortste cyclus is daarbij het gevaarlijkst.

De btw-aangifte moet uiterlijk op de 20e van de maand na de periode ingediend worden, zonder verlengingsmogelijkheid. Een gemiste periode betekent onmiddellijk een boete. De jaarrekening, waarover het meest gesproken wordt, is hier net het minst tijdskritieke punt.

Dit model vraagt daarom voor elke vermelde dienst twee gegevens: de laatst verwerkte periode en de datum van indiening of overdracht. Elke dienst schrijft zijn eigen laatste termijn met de uitdrukkelijke vermelding dat latere periodes niet meer onder de opdracht vallen, en een aparte rubriek somt de termijnen op die na de laatste dag vervallen.

Het Intervat-mandaat eindigt niet vanzelf

Het mandaat eindigt niet automatisch wanneer de opdracht eindigt. Elk mandaat dat via Self Service Mandaten toegekend werd, geeft echte toegang tot de btw-gegevens van de klant, geen formaliteit.

Wordt het niet uitdrukkelijk ingetrokken, dan kan het vorige kantoor toegang blijven behouden tot btw-documenten van de klant nadat de samenwerking al beëindigd is.

De aanbevolen volgorde is eerst het nieuwe kantoor toegangsrechten te geven, en pas dan de rechten van het vorige kantoor in te trekken, zodat er geen periode ontstaat waarin niemand een geldig mandaat heeft voor het indienen van aangiftes.

De bewaarplicht blijft bij de klant, en het cijfer hangt af van het documenttype

De bewaarplicht rust bij de klant, niet bij het kantoor, en een kantoorwissel verandert daar niets aan. Boekhoudkundige stukken worden zeven jaar bewaard, te rekenen vanaf het jaar volgend op het afsluiten van het boekjaar; facturen en kopieën van facturen worden tien jaar bewaard.

Bij digitaal materiaal is het behoud van toegang doorslaggevend. Als het boekhoudsysteem op naam van het vorige kantoor loopt, kan het einde daarvan de toegang afsnijden tot documenten die de klant moet bewaren en bij een controle moet kunnen voorleggen. Dat komt meestal pas maanden later aan het licht.

De brief heeft daarvoor een aparte rubriek: welke bestanden overgedragen worden en in welk formaat, op wiens naam het systeem loopt, en wat er gebeurt met de toegang tot historische gegevens.

Overdracht van documenten, opschorting van werk en vertrouwelijkheid

Documenten die de klant heeft aangeleverd, zijn eigendom van de klant en worden overgedragen. Het eigen werkmateriaal van het kantoor, berekeningen en interne notities blijven eigendom van het kantoor. Resultaten waarvoor de klant betaald heeft, komen de klant toe. Eén zin waarin het kantoor het volledige "archief" als het zijne opeist, is op alle drie de punten onjuist.

Bij wanbetaling is het juiste middel opschorting van het werk na een aanmaning, niet het achterhouden van documenten. Documenten van de klant zelf zijn geen zekerheid voor het honorarium, en ze achterhouden net voor de btw-termijn verschuift het geschil naar een terrein waar het kantoor niet kan winnen.

Vertrouwelijkheid blijft gelden na de beëindiging. Overdracht van informatie aan het nieuwe kantoor vergt daarom de toestemming van de klant, en de bevestiging aan het einde van de brief verleent die. Het cliëntenonderzoek van het nieuwe kantoor onder de antiwitwaswetgeving is diens eigen verplichting en gaat niet over met de opdracht.

De onderdelen van de brief toegelicht

Richting van de brief

Opzegging vanuit de klant of beëindiging vanuit het kantoor. Alle verschillende onderdelen — reden, verzoeken, toestemmingen, handtekeningen — wisselen automatisch mee.

Reden en laatste dag

Bepaalt welke overeenkomst wordt beëindigd, de overeengekomen opzegtermijn en de daaruit volgende laatste dag.

Wijze van beëindiging

Beëindiging op een vaste dag of beëindiging na afwerking van uitdrukkelijk vermelde lopende taken. De tweede keuze opent een lijst — de enige manier om zich te verbinden tot afwerking zonder in te gaan tegen de laatste dag.

Diensten en laatste termijn per dienst

Eén schakelaar per dienst — jaarrekening, vennootschaps-/personenbelasting, btw, loonadministratie, boekhouding, KBO-wijzigingen — met de laatst verwerkte periode en indieningsdatum.

Aankomende termijnen

Wat na de laatste dag vervalt en bij wie dat blijft liggen, met de vermelding dat het nieuwe kantoor zelf een overzicht van termijnen moet maken.

Documenten, systemen en bewaring

Welke bestanden overgedragen worden en in welk formaat, op wiens naam het systeem loopt, en de bewaartermijnen per documenttype.

Intervat-mandaat

Intrekking van de toegangsrechten van het vorige kantoor en toekenning aan het nieuwe, met de aanbevolen volgorde.

Overdracht van documenten

Teruggave van de documenten van de klant, het werkmateriaal van het kantoor als diens eigen bezit, overdrachtstermijn en waarschuwing voor vernietiging.

Openstaand honorarium (optioneel)

Bedrag en betaaltermijn, opschorting van werk als middel, niet het achterhouden van documenten van de klant.

Overdracht en vrijstelling van vertrouwelijkheid

Schriftelijke toestemming voor contact met het nieuwe kantoor, met de vermelding dat diens eigen cliëntenonderzoek zijn eigen verplichting is.

Vertrouwelijkheid, aansprakelijkheid en toepasselijk recht

Vertrouwelijkheid blijft gelden, overeengekomen aansprakelijkheidsbeperkingen blijven gelden voor reeds verricht werk, Belgisch recht.

Bevestiging door de ontvanger

De plaats voor een handtekening die van de toestemming en de laatste termijnen een akkoord maakt, geen eenzijdige verklaring.

Waar u niet omheen kunt

Controleer de opdracht en de geldende regelgeving voor u de brief verstuurt.

• Noem de laatste termijn per dienst

  De btw-aangifte moet uiterlijk op de 20e van de maand na de periode ingediend worden. Een brief die de opdracht "onmiddellijk" beëindigt zonder onderscheid per dienst, laat net die draden los die geen uitstel dulden.

  FOD Financiën — periodieke btw-aangifte

• Trek het Intervat-mandaat uitdrukkelijk in

  Elke partij kan het mandaat via Self Service Mandaten op elk moment wijzigen of intrekken — dat gebeurt niet vanzelf wanneer de opdracht eindigt.

  loginhulp.be — stopzetten van een mandaat in Self Service Mandat

• Respecteer de bewaartermijnen bij de overdracht

  Boekhoudkundige stukken worden zeven jaar bewaard, facturen tien jaar. De bewaarplicht rust bij de klant, dus een korte overdrachtstermijn is geen grond om iets te vernietigen.

  Embuild Antwerpen — bewaartermijn van zeven naar tien jaar

• Vermeld de informatieplicht bij overdracht van het klantenbestand

  Bij overdracht aan een ander ITAA-erkend kantoor moet de klant binnen vijftien dagen schriftelijk ingelicht worden, met de gegevens van de opvolger inclusief diens ITAA-registratienummer en de overnamedatum.

• Houd geen documenten achter in plaats van het werk op te schorten

  Bij wanbetaling is opschorting van het werk na aanmaning het juiste middel. Documenten van de klant zijn diens eigendom, en ze achterhouden net voor de btw-termijn verschuift het geschil naar een terrein waar het kantoor niet kan winnen.

• Vraag toestemming voor overdracht schriftelijk

  Vertrouwelijkheid blijft gelden na de beëindiging, dus overdracht van informatie aan het nieuwe kantoor vergt de toestemming van de klant; de bevestiging aan het einde van de brief is daarvoor bedoeld.

Zo stelt u de brief op

1. Kies de richting. Opzegging vanuit de klant of beëindiging vanuit het kantoor. Dat bepaalt de reden, verzoeken en toestemmingen.
2. Lees de opdracht na voor u schrijft. Noteer de datum van de overeenkomst en de overeengekomen opzegtermijn, zodat de laatste dag klopt en niet enkel de brief-datum is.
3. Vul partijen en wijze van beëindiging in. Afzender, geadresseerde, datum, referentie en beëindiging op een vaste dag of na afwerking van vermelde taken.
4. Bepaal de laatste termijn per dienst. Laatst verwerkte periode en indieningsdatum per dienst. Somt daarna de latere termijnen op.
5. Regel documenten, systemen en mandaten. Welke bestanden overgedragen worden, op wiens naam het systeem loopt, en welke mandaten ingetrokken moeten worden — in de juiste volgorde.
6. Verstuur en bewaar de ondertekende bevestiging. Download als Word of PDF, verstuur met verzoek tot ondertekening en bewaar de bevestiging — dat is de toestemming die de overdracht mogelijk maakt.

Veelgestelde vragen

Vergelijkbare sjablonen

• Algemene voorwaarden boekhoudkantoor (gratis model)
• Ontvangstbevestiging — Model Brief
• Opdrachtbrief voor een Accountant of Belastingadviseur