Algemene voorwaarden boekhoudkantoor (gratis model)
Bijgewerkt op 6 augustus 2026
In België rust de relatie tussen een boekhoud- of accountantskantoor en zijn klant op twee documenten samen: de opdrachtbrief beschrijft de concrete opdracht, de omvang ervan en het honorarium; de algemene voorwaarden, die eraan gehecht worden, regelen alles wat niet per klant verschilt — facturatie, teruggave van documenten, aansprakelijkheid, vertrouwelijkheid, gegevensbescherming, einde van de opdracht.
Dit model is dat tweede document. Sinds de wet van 17 maart 2019 mag alleen wie bij het ITAA geregistreerd is de titel accountant of belastingadviseur voeren en de bijhorende taken uitvoeren — dit model vertrekt daarvan. Vul de gegevens van uw kantoor in, activeer enkel de clausules die op uw praktijk van toepassing zijn, en download een kant-en-klaar Word- of PDF-bestand zonder registratie en zonder watermerk.
Tik in het document hieronder op een gemarkeerd veld en typ er meteen in.Gratis — zonder registratie, zonder watermerk
Kies je versie
Algemene voorwaarden boekhoudkantoor
- Kantoor:
- Adres:
- ITAA-lidmaatschapsnummer:
- Verantwoordelijke:
- Versie:
- Geldig vanaf:
- Klant:
- Ondernemingsnummer:
- Adres klant:
- Datum overeenkomst:
Status van het kantoor
verleent boekhoud- en/of accountancydiensten op grond van registratie bij het ITAA onder lidmaatschapsnummer . Verantwoordelijke: . Het kantoor is wettelijk verplicht een verzekering burgerlijke beroepsaansprakelijkheid aan te houden; de klant kan de ITAA-registratie zelf natrekken in het openbaar register.
Omvang van de opdracht
Deze voorwaarden gelden voor onderstaande diensten voor boekjaar , met een boekhoudfrequentie van: .
Boekhouding
De klant levert brondocumenten aan binnen dagen na afloop van de periode. Het kantoor verwerkt de boekhouding conform het Wetboek van economisch recht en houdt registers bij waarop een eigen bewaartermijn van toepassing is.
Jaarrekening
Het kantoor stelt de jaarrekening op voor neerlegging bij de Nationale Bank van België tegen . De goedkeuring van de jaarrekening blijft de bevoegdheid van het bestuursorgaan van de klant.
Btw
Het kantoor stelt de btw-aangifte op en dient ze elektronisch in via Intervat, uiterlijk op de 20e van de maand volgend op de aangifteperiode. De klant levert de nodige documenten aan .
Verplichtingen van de klant
De klant verstrekt volledige en correcte informatie die nodig is voor de dienstverlening en respecteert de hierboven vermelde termijnen. Het kantoor is niet aansprakelijk voor gevolgen van te laat aangeleverde of onvolledige informatie van de klant.
Honorarium en betaling
- Maandelijks bedrag:
Het honorarium omvat niet: . Facturen zijn betaalbaar binnen dagen na factuurdatum.
Intervat-mandaat
De klant machtigt het kantoor via een mandaat in Self Service Mandaten met volgende omvang: . Dit mandaat wordt ondertekend door beide partijen met de eID. De klant kan het mandaat op elk moment zelf wijzigen of intrekken via dezelfde toepassing en verbindt zich ertoe dit te doen zodra deze voorwaarden eindigen.
Bewaring van documenten
Boekhoudkundige stukken worden zeven jaar bewaard, te rekenen vanaf het jaar volgend op het afsluiten van het boekjaar; facturen en kopieën van facturen worden tien jaar bewaard. De bewaarplicht rust bij de klant. Documenten worden bewaard in volgende vorm: , en na het einde van deze voorwaarden overgedragen aan de klant binnen dagen.
Antiwitwasmaatregelen
Als onderworpen entiteit past het kantoor cliëntenonderzoek toe conform de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme, met inbegrip van identificatie van de uiteindelijke begunstigde.
Vertrouwelijkheid
Het kantoor geeft informatie van de klant niet door aan derden zonder toestemming van de klant, tenzij de wet of een bevoegde instantie dit vereist.
Verwerking van persoonsgegevens
Het kantoor verwerkt persoonsgegevens van werknemers en andere betrokkenen van de klant voor zover dit nodig is voor de dienstverlening, conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de toepasselijke Belgische regelgeving.
Duur en beëindiging
Deze voorwaarden blijven van kracht tot ze schriftelijk worden opgezegd, met inachtneming van een opzegtermijn van dagen. Bij overdracht van het klantenbestand aan een ander ITAA-erkend kantoor wordt de klant binnen vijftien dagen schriftelijk ingelicht, met de volledige gegevens van de opvolger en de datum van overname.
Toepasselijk recht en geschillen
Op deze voorwaarden is het Belgisch recht van toepassing. Geschillen die niet in der minne kunnen worden geregeld, worden voorgelegd aan .
Aanvaarding
Namens het kantoor
Datum:
Namens de klant
Datum:
ITAA-registratie is een wettelijke voorwaarde, geen marketingclaim
Sinds de wet van 17 maart 2019 betreffende de beroepen van accountant en belastingadviseur zijn deze titels wettelijk beschermd: enkel wie bij het Institute for Tax Advisors and Accountants (ITAA) geregistreerd is, mag ze voeren en de bijhorende taken uitvoeren. Wie zonder die registratie optreedt als boekhouder-fiscalist in de vroegere zin, oefent het beroep onwettig uit.
Elk extern (zelfstandig) ITAA-lid en elke stagiair is wettelijk en deontologisch verplicht een verzekering burgerlijke beroepsaansprakelijkheid af te sluiten — zelfs wanneer geen effectieve beroepsactiviteiten worden uitgeoefend, en het verzekeringsattest moet jaarlijks via het E-Window bij het ITAA worden ingediend.
Deze voorwaarden noemen daarom het ITAA-lidmaatschapsnummer expliciet, in plaats van registratie enkel te veronderstellen — een klant kan dat nummer bovendien zelf natrekken in het openbaar register van het ITAA.
Zeven jaar wordt tien jaar, maar alleen voor facturen
Het Wetboek van economisch recht (art. III.86) verplicht ondernemingen hun boekhoudkundige stukken zeven jaar te bewaren, in origineel of kopie, te rekenen vanaf het jaar volgend op het afsluiten van het boekjaar. Facturen en kopieën van facturen vormen daarop een uitzondering: sinds aanslagjaar 2023 (of 2022 bij een boekjaar dat samenvalt met het kalenderjaar) geldt voor hen een termijn van tien jaar, en voor btw-doeleinden voor facturen die opeisbaar zijn geworden vanaf 1 januari 2023.
Een clausule die één bewaartermijn noemt voor "alle boekhouddocumenten" dekt de factuur dus niet correct. Deze voorwaarden noemen het onderscheid expliciet.
Intervat-mandaat: elektronisch, wederzijds ondertekend, en niet automatisch beëindigd
De btw-aangifte moet elektronisch ingediend worden via Intervat, uiterlijk op de 20e van de maand volgend op de aangifteperiode. Om als kantoor voor een klant te mogen indienen, is een mandaat vereist dat via de toepassing Self Service Mandaten door beide partijen met de eID ondertekend wordt.
Dat mandaat eindigt niet automatisch wanneer de opdracht eindigt: elke partij kan het op elk moment zelf wijzigen, stopzetten of intrekken via dezelfde toepassing. Wordt dat nagelaten, dan blijft het vorige kantoor toegang behouden tot btw-documenten van de klant nadat de samenwerking al beëindigd is.
Bij een overdracht van het klantenbestand aan een ander ITAA-erkend kantoor moet de klant bovendien binnen vijftien dagen schriftelijk ingelicht worden, met de volledige gegevens van de opvolger inclusief diens ITAA-registratienummer en de datum van overname — een specifieke informatieplicht die dit model expliciet opneemt.
De clausules toegelicht
- Partijen en status
- Naam van het kantoor, ITAA-lidmaatschapsnummer, verantwoordelijke, versie en datum, plus de gegevens van de klant.
- Bestelde diensten
- Elke dienst met een eigen schakelaar — boekhouding, jaarrekening, vennootschapsbelasting of personenbelasting, btw, loonadministratie, KBO-wijzigingen, advies.
- ITAA-registratie en verzekering
- Lidmaatschapsnummer en de verplichte beroepsaansprakelijkheidsverzekering — een wettelijke voorwaarde sinds 2019, geen bijkomstigheid.
- Verplichtingen van de klant
- Termijnen voor het aanleveren van documenten en de plicht om volledige en correcte informatie te geven waarop aangiftes steunen.
- Honorarium en betaling
- Uurtarief, maandelijks bedrag of pakket — enkel het gekozen model wordt getoond.
- Intervat-mandaat
- Omvang van het mandaat en de melding dat de klant het zelf moet intrekken als de samenwerking eindigt.
- Bewaring van documenten
- Het onderscheid tussen de bewaartermijn van zeven jaar en de termijn van tien jaar voor facturen.
- Antiwitwasmaatregelen (optioneel)
- Cliëntenonderzoek als het kantoor onder de antiwitwaswetgeving valt.
- Aansprakelijkheidsbeperking (optioneel)
- Een maximumbedrag, indien overeengekomen.
- Vertrouwelijkheid
- Geen doorgifte van informatie aan derden zonder toestemming van de klant of wettelijke verplichting.
- Verwerking van persoonsgegevens (optioneel)
- Doel en rechtsgrond, indien de dienst persoonsgegevensverwerking inhoudt.
- Duur en beëindiging
- Opzegtermijn en de wijze van beëindiging, inclusief de informatieplicht bij overdracht van het klantenbestand.
- Toepasselijk recht en geschillen
- Belgisch recht en de plaats voor geschillenbeslechting.
- Aanvaarding
- De plaats voor handtekeningen die van deze voorwaarden een bindende overeenkomst maken.
Waar u niet omheen kunt
Controleer de ITAA-status van het kantoor en de geldende regelgeving voor u deze voorwaarden gebruikt.
Noem het ITAA-lidmaatschapsnummer, niet enkel de titel
Sinds de wet van 17 maart 2019 zijn accountant en belastingadviseur wettelijk beschermde titels; enkel ITAA-geregistreerden mogen ze voeren, en een klant kan dat zelf natrekken in het openbaar register.
ITAA — wetten en KB'sVermeld het onderscheid tussen de bewaartermijn van zeven en tien jaar
Boekhoudkundige stukken worden zeven jaar bewaard, maar facturen sinds aanslagjaar 2023 tien jaar — een clausule met één termijn voor "alle documenten" is voor facturen onjuist.
Embuild Antwerpen — bewaartermijn van zeven naar tien jaarVerduidelijk dat het Intervat-mandaat niet automatisch eindigt
Elke partij kan het mandaat via Self Service Mandaten op elk moment wijzigen of intrekken, maar dat gebeurt niet vanzelf wanneer de opdracht eindigt.
loginhulp.be — stopzetten van een mandaat in Self Service MandatNeem de verplichte beroepsaansprakelijkheidsverzekering op
Elk extern ITAA-lid moet zich verzekeren voor burgerlijke beroepsaansprakelijkheid, zelfs zonder effectieve activiteit — een aansprakelijkheidsbeperking mag deze dekking niet overschrijden.
ITAA — verzekering collectieve polis beroepsaansprakelijkheidVergeet de informatieplicht bij overdracht van het klantenbestand niet
Bij overdracht aan een ander ITAA-erkend kantoor moet de klant binnen vijftien dagen schriftelijk ingelicht worden, met de gegevens van de opvolger en de overnamedatum.
Werk de voorwaarden bij wanneer het verzekeringsattest of de verantwoordelijke wijzigt
De verzekeringsdekking wordt jaarlijks bij het ITAA ingediend — de versiedatum van de voorwaarden moet die laatst gecontroleerde informatie weerspiegelen.
Zo vult u de voorwaarden in
- Vul de kantoorgegevens en het ITAA-nummer in. Naam, adres, verantwoordelijke, ITAA-lidmaatschapsnummer en versiedatum.
- Vink de bestelde diensten aan. Elke dienst heeft een eigen schakelaar — activeer enkel wat overeengekomen is.
- Kies het honorariummodel. Uurtarief, maandelijks bedrag of pakket — enkel de bijhorende velden verschijnen.
- Bepaal de omvang van het Intervat-mandaat. Wie gemachtigd wordt en voor welke handelingen, met de melding dat de klant het zelf moet intrekken.
- Controleer de bewaartermijnen. Zorg dat elk documenttype de juiste termijn krijgt, niet één algemeen cijfer voor alles.
- Download en onderteken. Download als Word of PDF, controleer en onderteken beide partijen.
Veelgestelde vragen
Moet een boekhoudkantoor in België bij het ITAA geregistreerd zijn?
Ja. Sinds de wet van 17 maart 2019 zijn accountant en belastingadviseur wettelijk beschermde titels; enkel wie bij het ITAA geregistreerd is, mag ze voeren en de bijhorende taken uitvoeren. U kunt dat zelf natrekken in het openbaar register van het ITAA.
Hoe lang moet ik mijn boekhoudkundige stukken bewaren?
In principe zeven jaar, te rekenen vanaf het jaar volgend op het afsluiten van het boekjaar. Facturen en kopieën van facturen vormen een uitzondering: sinds aanslagjaar 2023 geldt voor hen een termijn van tien jaar.
Wanneer moet de btw-aangifte ingediend worden?
Uiterlijk op de 20e van de maand volgend op de aangifteperiode, elektronisch via Intervat. Om als kantoor voor een klant te mogen indienen, is een mandaat vereist dat beide partijen ondertekenen via Self Service Mandaten.
Eindigt het Intervat-mandaat automatisch als ik van boekhouder verander?
Nee. Elke partij kan het mandaat op elk moment wijzigen of intrekken via Self Service Mandaten, maar dat gebeurt niet vanzelf wanneer de opdracht eindigt — het moet expliciet ingetrokken worden.
Is een beroepsaansprakelijkheidsverzekering verplicht voor een boekhoudkantoor?
Ja, voor elk extern (zelfstandig) ITAA-lid en elke stagiair, zelfs zonder effectieve beroepsactiviteit. Het verzekeringsattest moet jaarlijks bij het ITAA worden ingediend.
Wat moet er gebeuren als mijn kantoor zijn klantenbestand overdraagt aan een ander kantoor?
De klant moet binnen vijftien dagen schriftelijk ingelicht worden, met de volledige gegevens van de opvolger — inclusief diens ITAA-registratienummer — en de datum van overname.
Vergelijkbare sjablonen
Disclaimer
Dit model en deze toelichting vormen algemene informatie, geen juridisch of boekhoudkundig advies. De regels rond ITAA-registratie, bewaartermijnen en het Intervat-mandaat wijzigen, en elke situatie is anders. Controleer de geldende regelgeving en de ITAA-status van het kantoor voor gebruik, en raadpleeg bij een geschil een deskundige.
