Opdrachtbrief voor een Accountant of Belastingadviseur

De wettelijke controle van de jaarrekening is voorbehouden aan de bedrijfsrevisor, niet aan het ITAA-kantoor

Anders dan in sommige andere landen, waar één accountantskantoor zowel de boekhouding als de wettelijke controle van de jaarrekening van een cliënt mag voeren, is die wettelijke controle in België wettelijk voorbehouden aan de bedrijfsrevisor, een afzonderlijk gereglementeerd beroep bij het Instituut van de Bedrijfsrevisoren (IBR), los van het ITAA. Een ITAA-kantoor voert dus doorgaans geen wettelijke controle uit voor zijn eigen boekhoudcliënten. Wel kan een ITAA-kantoor voor dezelfde cliënt verschillende opdrachten combineren — boekhouding, fiscaal advies, en soms een opdracht die een oordeel vereist over het eigen werk, zoals een bijzonder verslag. Deze opdrachtbrief markeert die situatie expliciet in plaats van ze stilzwijgend te laten passeren.

Een voorschot kan niet gelijktijdig terugbetaalbaar én niet-terugbetaalbaar zijn

Een voorschotclausule moet één duidelijke keuze maken over wat er met een niet-opgebruikt bedrag gebeurt: ofwel wordt het verrekend met toekomstige facturen of terugbetaald bij het einde van de opdracht, ofwel is het voorschot niet-terugbetaalbaar. Een clausule die in de ene zin het een en in de andere zin het ander belooft, is geen compromis maar een innerlijk tegenstrijdige — en dus moeilijk afdwingbare — bepaling. Deze opdrachtbrief dwingt tot één keuze.

Beroepsgeheim geldt van rechtswege, niet alleen als beleefdheid

Op grond van artikel 120 van de wet van 17 maart 2019 is artikel 458 van het Strafwetboek van toepassing op accountants en belastingadviseurs: wie vertrouwelijke informatie van een cliënt zonder wettige grond bekendmaakt, maakt zich strafbaar. Dit beroepsgeheim geldt ook tegenover de fiscus en gaat, behoudens welomschreven wettelijke uitzonderingen, niet verloren zodra de opdracht eindigt. Deze opdrachtbrief neemt dit uitdrukkelijk op, in plaats van het als vanzelfsprekend weg te laten.

De rubrieken, toegelicht

Omvang van de opdracht

De specifieke diensten — boekhouding, jaarrekening, loonadministratie, fiscale aangiften, of een andere opdracht — voldoende precies omschreven zodat beide partijen weten wat wel en niet is opgenomen.

Melding van een gecombineerde opdracht (voorwaardelijk)

Verschijnt automatisch als u aangeeft dat het kantoor voor deze cliënt nog een andere opdracht uitvoert die een oordeel over het eigen werk vereist — een situatie waarbij de onafhankelijkheid van geest en in schijn van het kantoor extra aandacht verdient.

Honorarium en facturatie

Vast honorarium, uurtarief, of een andere basis, plus de facturatiefrequentie en de betalings- en betwistingstermijn.

Voorschot (optioneel)

Bepaalt, indien gebruikt, uitdrukkelijk of een niet-opgebruikt saldo wordt verrekend of terugbetaald, of dat het voorschot niet-terugbetaalbaar is — één regel, geen tegenstrijdigheid.

Verplichtingen van de cliënt

De plicht van de cliënt om tijdig juiste en volledige stukken te bezorgen — het werk van de accountant is maar zo goed als wat de cliënt aanlevert.

Beroepsgeheim

Bevestigt dat het kantoor, op grond van artikel 458 van het Strafwetboek zoals van toepassing gemaakt door artikel 120 van de wet van 17 maart 2019, vertrouwelijke informatie van de cliënt niet zonder wettige grond mag bekendmaken.

Eigendom van werkdocumenten

Stelt dat de eigen werkdocumenten en interne nota's van het kantoor het eigendom van het kantoor blijven, ook al betreffen ze de boekhouding van de cliënt — een courante regel binnen de beroepspraktijk die de meeste consumentenmodellen weglaten.

Wederzijdse vrijwaring en aansprakelijkheidsbeperking

Elke partij vrijwaart de andere voor de eigen fout of contractbreuk, en de aansprakelijkheid van beide partijen wordt op dezelfde manier beperkt — in plaats van een regeling die enkel de ene partij beschermt.

Wettelijk en deontologisch kader (ITAA)

• Een schriftelijke opdrachtbrief is wettelijk en deontologisch verplicht

  Artikel 41 van de wet van 17 maart 2019 en artikel 11, § 1 van het koninklijk besluit van 14 januari 2021 verplichten elk ITAA-lid om vóór elke opdracht een opdrachtbrief op te stellen die de rechten en plichten van cliënt en beroepsbeoefenaar duidelijk en billijk vastlegt, ongeacht de aard, de regelmaat of het bedrag van de opdracht.

  ITAA — Opdrachtbrief

• Beroepsgeheim is strafrechtelijk gesanctioneerd

  Artikel 120 van de wet van 17 maart 2019 maakt artikel 458 van het Strafwetboek van toepassing op accountants en belastingadviseurs: vertrouwelijke informatie van een cliënt mag zonder wettige grond niet worden bekendgemaakt, ook niet aan de fiscus.

  ITAA — Beroepsgeheim van de accountant en belastingadviseur

• Onafhankelijkheid van geest en in schijn is een deontologische kernverplichting

  ITAA-leden moeten onafhankelijk en integer optreden: onafhankelijkheid van geest vereist dat enkel relevante overwegingen de opdracht bepalen, en onafhankelijkheid in schijn vereist dat situaties worden vermeden die een redelijke, geïnformeerde derde aan die objectiviteit zouden kunnen doen twijfelen.

  ITAA — Deontologie

• De wettelijke controle van de jaarrekening is voorbehouden aan de bedrijfsrevisor

  In België is de wettelijke controle (commissarisopdracht) van de jaarrekening wettelijk voorbehouden aan de bedrijfsrevisor, lid van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren (IBR) — een afzonderlijk gereglementeerd beroep, los van het ITAA waartoe accountants en belastingadviseurs behoren.

  IBR-IRE — Wettelijke permanente opdrachten van de bedrijfsrevisor

Hoe u dit model gebruikt

1. Vul het kantoor en de cliënt in. Vul de naam en het adres van het accountantskantoor en van de cliënt in de gemarkeerde plaatsen in.
2. Omschrijf de omvang van de opdracht. Beschrijf de specifieke diensten — boekhouding, jaarrekening, loonadministratie, fiscale aangiften, of een andere opdracht.
3. Meld een gecombineerde opdracht indien van toepassing. Geeft u aan dat het kantoor voor deze cliënt nog een andere opdracht uitvoert die een oordeel over het eigen werk vereist, dan verschijnt de melding daarover automatisch in de opdrachtbrief.
4. Bepaal het honorarium, de facturatie en het voorschot. Kies vast, uurtarief, of een andere basis, de facturatiefrequentie, en — indien u een voorschot gebruikt — of een niet-opgebruikt saldo wordt verrekend of terugbetaald, of dat het voorschot niet-terugbetaalbaar is.
5. Ondertekenen en downloaden. Beide partijen ondertekenen, waarna u het document als Word of PDF downloadt vóór de aanvang van de werkzaamheden.

Veelgestelde vragen