Ontvangstbevestiging — Model Brief

Bijgewerkt op 5 augustus 2026

Een ontvangstbevestiging bevestigt dat iets is toegekomen — een sollicitatie, een betaling, een levering, of een algemeen stuk correspondentie — en zegt kort wat er nu gebeurt. De vier situaties hebben weinig gemeenschappelijke formulering, wat precies de reden is waarom één vaste brief, meestal geschreven voor een sollicitatie, vreemd overkomt wanneer iemand eigenlijk een bevestiging van een betaling of een levering nodig heeft.

De brief hieronder is meteen de editor: kies bovenaan om welk type ontvangstbevestiging het gaat, en de inhoud van de brief past zich aan. Vul uw eigen briefhoofd in de gemarkeerde plaatsen in — dit model bevat geen fictieve bedrijfsnaam of adres. Download het afgewerkte document als Word- of PDF-bestand — gratis, zonder registratie en zonder watermerk.

1 van 12 velden ingevuld

Tik in het document hieronder op een gemarkeerd veld en typ er meteen in.Gratis — zonder registratie, zonder watermerk

Kies je versie

Type ontvangstbevestiging

Geachte ,

Met deze brief bevestigen wij de ontvangst van .

Aarzel niet om ons te contacteren indien u ondertussen nog vragen heeft.

Met vriendelijke groeten,

Vier verschillende brieven, geen enkelvoudig model dat overal moet passen

Een ontvangstbevestiging van een sollicitatie laat een kandidaat weten dat de sollicitatie is toegekomen en wanneer die een reactie mag verwachten. Een ontvangstbevestiging van een betaling bevestigt een specifiek bedrag, ontvangen op een specifieke datum, voor een specifieke factuur of doel. Een ontvangstbevestiging van goederen of documenten bevestigt dat een levering is toegekomen, in welke staat, en verwijst naar de bestelling of zending waarop ze betrekking heeft. Een algemene ontvangstbevestiging bevestigt eenvoudigweg dat een brief, e-mail of verslag is toegekomen en wordt bekeken. Elk daarvan doet een echt andere taak, en het verkeerde type kiezen is precies waarom een zoekopdracht naar 'ontvangstbevestiging van een betaling' zo vaak iets oplevert dat voor een heel andere situatie is geschreven.

Een ontvangstbevestiging is meestal geen wettelijke verplichting — maar niet altijd

Voor de vier situaties in dit model is een ontvangstbevestiging in de regel een kwestie van professionaliteit en beleefdheid, geen wettelijke verplichting. Dat is anders in specifieke, wettelijk geregelde situaties: bij verkoop op afstand via een webshop bijvoorbeeld legt boek VI van het Wetboek van economisch recht een onderneming eigen, specifieke informatie- en bevestigingsverplichtingen op aan de consument, los van dit algemene model. Gaat het om zo'n specifiek geregelde situatie, controleer dan de toepasselijke regelgeving in plaats van u op dit model te verlaten.

De onderdelen, toegelicht

Briefhoofd: Uw eigen naam of bedrijf, adres en contactgegevens — ingevuld door u, geen fictief bedrijf dat al in het document staat.
Wat wordt bevestigd: Een korte, specifieke verwijzing naar wat werd ontvangen — de functie waarvoor gesolliciteerd werd, het betaalde bedrag en de datum, de zending of het document, of de correspondentie waarop wordt gereageerd.
Wat er nu gebeurt: Een korte melding van de volgende stap en, waar relevant, een termijn — wanneer een beslissing over de sollicitatie volgt, dat een betaling is verwerkt, of dat een levering wordt gecontroleerd.
Afsluiting: Een eenvoudige, ondertekende afsluiting met uw naam en functie — dit is een brief, geen overeenkomst, dus zonder formeel ondertekeningsblok.

Hoe u dit model gebruikt

Kies het type ontvangstbevestiging. Selecteer sollicitatie, betaling ontvangen, goederen of documenten ontvangen, of algemene correspondentie — de inhoud van de brief past zich daaraan aan.
Vul uw eigen briefhoofd in. Vul uw naam of bedrijf, adres, telefoonnummer en e-mailadres in de gemarkeerde plaatsen boven de brief in.
Omschrijf wat wordt bevestigd. Vul de specifieke verwijzing in — de functie, de betaalgegevens, de omschrijving van de zending, of de correspondentie waarop u reageert.
Vermeld wat er nu gebeurt. Voeg een korte, eerlijke volgende stap toe, met een termijn waar u die kunt geven.
Ondertekenen en downloaden. Vul uw naam en functie in bij de afsluiting, en download de brief nadien als Word- of PDF-bestand.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen deze brief en een kwitantie?

Een kwitantie is het bewijs van een specifieke transactie, meestal gedetailleerd voor boekhoudkundige of fiscale doeleinden. Een ontvangstbevestiging is een korte, persoonlijke bevestiging dat iets is toegekomen, met een korte melding over wat er nu gebeurt — ze kan een kwitantie vergezellen, maar vervangt ze niet.

Heb ik een andere brief nodig voor een betaling dan voor een sollicitatie?

Het kerndoel — de ontvangst bevestigen — is hetzelfde, maar de inhoud is voldoende verschillend om vreemd te klinken in één vaste brief. De type-selector van dit model past de inhoud van de brief aan, zodat u geen sollicitatie-getinte brief verstuurt om een betaling te bevestigen.

Is een ontvangstbevestiging wettelijk verplicht?

In de meeste alledaagse situaties niet. Het is een professionaliteits- en beleefdheidssignaal, hoewel specifieke, wettelijk geregelde situaties — zoals verkoop op afstand via een webshop onder boek VI van het Wetboek van economisch recht — eigen, aparte bevestigingsverplichtingen kunnen opleggen. Controleer de toepasselijke regelgeving als deze brief een wettelijke of contractuele verplichting moet vervullen.

Moet ik elke sollicitatie die ik ontvang, bevestigen?

Het is goede praktijk en straalt professionaliteit uit, ook al is het in de meeste gevallen niet wettelijk verplicht. Een korte, eerlijke ontvangstbevestiging — met een realistische termijn — is beter dan een belofte die u niet kunt houden.

Kan ik dit gebruiken om een klacht of een formele kennisgeving te bevestigen?

Ja — kies algemene correspondentie en omschrijf wat u bevestigt. Houd er rekening mee dat als de kennisgeving een wettelijke of contractuele termijn bevat, het bevestigen van de ontvangst iets anders is dan het inhoudelijk beantwoorden ervan — u moet mogelijk binnen de toepasselijke termijn nog inhoudelijk reageren.

Volstaat een e-mail als ontvangstbevestiging, of moet het een brief zijn?

Voor de meeste alledaagse situaties volstaat een e-mail met dezelfde inhoud als deze brief. Voor een situatie met een wettelijke of contractuele bewijslast kan een specifieke vorm — zoals een aangetekende brief — wel vereist of aan te raden zijn; controleer dat afzonderlijk.

Vergelijkbare sjablonen

Opdrachtbrief voor een Accountant of Belastingadviseur

Disclaimer

Dit model en deze toelichting zijn uitsluitend informatief bedoeld en vormen geen juridisch advies. Als een specifieke overeenkomst, wettelijke regeling of sectorregel een bepaalde inhoud of verzendwijze van de ontvangstbevestiging vereist, controleer die verplichting voordat u dit algemene model gebruikt.