Onkostennota sjabloon
Een gratis Belgisch onkostennota sjabloon om beroepskosten te detailleren en een terugbetalingsaanvraag te totaliseren.
- Boekhoudnorm
- Belgisch boekhoudrecht (WVV / KB 2019)
- Boekjaar
- Meestal kalenderjaar (jan.–dec.); een gebroken boekjaar is toegestaan
- Valuta
- EUR (€)
- Neergelegd bij
- Balanscentrale (Nationale Bank van België)
| Bedrag | |
|---|---|
| Reiskosten | 320 € |
| Verblijfskosten | 450 € |
| Maaltijden en restaurant | 120 € |
| Lokaal vervoer | 60 € |
| Kantoorbenodigdheden | 85 € |
| Andere | 40 € |
| Totaal terug te betalen | 1.075 € |
Dit sjabloon downloaden
Hoe vult u een onkostennota sjabloon in
Een onkostennota is het document waarmee een medewerker, bestuurder of zelfstandige beroepskosten die voor eigen rekening werden voorgeschoten, detailleert en terugvordert van de vennootschap.
In België wordt de onkostennota gebruikt om terugbetalingen te verantwoorden tegenover de boekhouding en, waar relevant, tegenover de fiscus als bewijs dat een kost effectief beroepsmatig is.
Wat is een onkostennota?
Een onkostennota is een overzicht van beroepskosten die iemand voor eigen rekening heeft gemaakt namens de onderneming, met als doel deze kosten na goedkeuring terugbetaald te krijgen.
Wat moet u opnemen?
- Reiskosten — kosten voor verplaatsingen met eigen wagen, trein of vliegtuig.
- Verblijfskosten — hotelovernachtingen tijdens beroepsverplaatsingen.
- Maaltijden en restaurant — kosten voor maaltijden tijdens dienstverplaatsingen of klantenontvangst.
- Lokaal vervoer — taxi, openbaar vervoer of parkeerkosten ter plaatse.
- Kantoorbenodigdheden — kleine aankopen zoals bureaumateriaal.
- Andere — overige beroepskosten die niet in de bovenstaande categorieën passen.
- Totaal terug te betalen — de som van alle categorieën, het uiteindelijk te vergoeden bedrag.
Stap-voor-stap handleiding
- Vul voor elke onkost de datum, een korte omschrijving en het bedrag in binnen de juiste categorie.
- Voeg voor elke lijn het bijhorende bewijsstuk toe (kasticket, factuur of reisdocument) zoals vereist voor de fiscale aftrekbaarheid.
- Laat het sjabloon de categorieën automatisch optellen tot het totaal terug te betalen bedrag.
- Controleer of alle kosten daadwerkelijk beroepsmatig zijn en binnen het beleid van de onderneming vallen.
- Bewaar een kopie van de bewijsstukken samen met de nota voor uw boekhouding en een eventuele fiscale controle.
- Dien de ingevulde en ondertekende nota in bij uw leidinggevende of de financiële dienst voor goedkeuring.
- Volg de effectieve terugbetaling op via uw boekhoudpakket zodra de nota is goedgekeurd.
Belgische regels voor de onkostennota
Terugbetalingen van eigen kosten van de werkgever aan een werknemer of bedrijfsleider zijn in principe niet belastbaar in hoofde van de ontvanger, op voorwaarde dat het gaat om een kost eigen aan de werkgever en dat deze met bewijsstukken kan worden gestaafd; forfaitaire vergoedingen zonder bewijsstukken zijn aan strengere voorwaarden onderworpen.
Voor de vennootschap zijn deze kosten in de regel aftrekbaar als beroepskost voor de vennootschapsbelasting, op voorwaarde dat ze professioneel verantwoord zijn en correct gedocumenteerd worden; dit sjabloon is geen fiscaal advies en vervangt geen advies van uw boekhouder over de aftrekbaarheid van specifieke kosten.