Invoice24 Logo

Generator e-poštnega podpisa

Ustvarite profesionalen HTML e-poštni podpis in ga prilepite neposredno v Gmail, Outlook, Apple Mail ali Thunderbird — brezplačno, brez registracije in brez vodnega žiga.

Osebni podatki

Kontaktni podatki

Fotografija

Logotip

Povezave do družbenih omrežij

Pasica

Pravno obvestilo

Slog

Izberite predlogo

Vsaka predloga temelji na tabelah z vgrajenimi slogi in zanesljivo deluje v Gmailu, Outlooku, Apple Mailu in Thunderbirdu.

Minimal

Modern

Corporate

With photo

Creative

Predogled v živo

Accent Rail

Kako dodati podpis v svojega e-poštnega odjemalca

Izberite svojega e-poštnega odjemalca za navodila po korakih.

  1. Odprite Gmail v računalniku in kliknite ikono zobnika v zgornjem desnem kotu.
  2. Izberite „Poglej vse nastavitve".
  3. Ostanite na zavihku „Splošno" in se pomaknite do razdelka „Podpis".
  4. Kliknite „Ustvari novo", vnesite ime podpisa in potrdite.
  5. V polje za urejanje prilepite podpis, ki ste ga kopirali z gumbom „Kopiraj podpis".
  6. Na dnu strani izberite ta podpis kot privzetega za nova sporočila in za odgovore/posredovana sporočila.
  7. Kliknite „Shrani spremembe" na dnu strani nastavitev.

Generator e-poštnega podpisa za slovenska podjetja in samostojne podjetnike

E-poštni podpis je del poslovnega sporočila, ki ga prejemnik vidi dobesedno vsakič — v ponudbi, računu, opomniku ali kratkem odgovoru, pogosto po večkrat na dan pri vsakem zaposlenem. Kljub temu veliko slovenskih podjetij in samostojnih podjetnikov še vedno pošilja e-pošto brez podpisa, z ročno oblikovanim besedilom, ki se v Outlooku razsuje, ali s fotografijo, prilepljeno kar v telo sporočila. Ta generator e-poštnega podpisa to rešuje: izberete predlogo, vnesete ime, naziv delovnega mesta, podjetje in kontaktne podatke, po želji dodate fotografijo, logotip in povezave do družbenih omrežij, nato pa v nekaj klikih dobite HTML podpis, ki je videti enako profesionalno v Gmailu, Outlooku, Apple Mailu in Thunderbirdu.

Priprava e-poštnega podpisa tu ne zahteva niti registracije niti nameščanja dodatkov ali plačila — celoten postopek poteka v brskalniku, rezultat pa je čista HTML koda brez vodnega žiga ali povratne povezave na to stran. Predogled v živo prikaže, kako bo podpis videti tako v svetlem kot temnem načinu prikaza ter na namizju in mobilni napravi, še preden ga prilepite v svojega e-poštnega odjemalca.

Za slovenska podjetja e-poštni podpis ni le vprašanje oblikovanja — Zakon o gospodarskih družbah (ZGD-1) določa, da mora poslovna korespondenca, vključno z e-pošto, vsebovati določene obvezne podatke, kot sta matična in davčna številka. V nadaljevanju tega vodiča podrobno pojasnimo, kaj to pomeni v praksi, s konkretnim primerom, kako naj taka vrstica izgleda v podpisu. Zanimivo je tudi, da na slovenskem trgu doslej ni bilo namenskega domačega orodja za izdelavo e-poštnih podpisov v slovenščini — ta generator to vrzel zapolnjuje.

Kako je videti profesionalen e-poštni podpis v Sloveniji (poslovna kultura)

Slovenska poslovna komunikacija je razmeroma formalna — običajno je nagovarjanje z „spoštovani/spoštovana" ter navajanje polnega imena, priimka in strokovnega naziva, kadar je ta relevanten (npr. mag., univ. dipl. inž., dr.). Enak ton se pričakuje tudi od e-poštnega podpisa: polno ime in priimek, natančen naziv delovnega mesta (ne interni žargon ali kratice) ter uradni naziv podjetja, kot je vpisan v poslovni register, vključno s pravnoobličnim dodatkom (d.o.o., d.d., s.p., zavod).

V bančništvu, javni upravi, odvetništvu in podobnih reguliranih dejavnostih so podpisi praviloma zadržani — ena poudarjena barva, urejen logotip podjetja, brez animacij ali velikih pasic. V marketinških agencijah, IT podjetjih in startupih je bolj sprejemljivo dodati fotografijo osebe, povezave do družbenih omrežij in bolj izstopajočo pasico s pozivom k akciji, a se tudi tam priporoča enotna vizualna podoba za vse zaposlene.

Ne glede na dejavnost slovenski prejemniki pričakujejo, da podpis poleg e-poštnega naslova vsebuje vsaj eno telefonsko številko — telefonski klic je še vedno običajen način dogovarjanja poslovnih sestankov, zato manjkajoča številka mobilnega ali fiksnega telefona deluje nepopolno.

Slike, velikost logotipa in prikaz na mobilni napravi — kaj storiti in česa se izogibati

  • Širino logotipa podjetja omejite na približno 150–180 slikovnih pik — večji logotip prevlada nad besedilom podpisa in se slabo prilagodi ozkim mobilnim zaslonom.
  • Za logotip in fotografijo uporabite format PNG s prosojnim ozadjem, da se v Outlooku ali Apple Mailu ne pojavi bel ali siv rob okoli slike.
  • Fotografijo in logotip stisnite na le nekaj deset kilobajtov skupaj — velike slike upočasnijo pošiljanje e-pošte in lahko na starejših strežnikih povzročijo zavrnitev priloge.
  • Ne uporabljajte posnetkov zaslona (screenshotov) besedilnih delov podpisa — besedilo v obliki slike ne morejo prebrati bralniki zaslona niti ga prejemnik ne more kopirati, poleg tega deluje neprofesionalno, kadar se slika ne prikaže.
  • Izogibajte se sliki kot ozadju celotnega podpisa — Outlook in številni poslovni strežniki privzeto blokirajo slike ozadja, zato podpis ostane brez besedila ali z napačno razporeditvijo.
  • Pred pošiljanjem strankam preverite prikaz podpisa v temnem načinu — temno ozadje lahko „pogoltne" besedilo temne barve ali logotip s temnimi linijami na prozorni podlagi.
  • Na mobilni napravi bi se moral podpis prikazati v enem stolpcu brez vodoravnega pomikanja — preverite prikaz na ozkem zaslonu, preden podpis uvedete za celotno ekipo.
  • Ne dodajajte več kot štiri do pet ikon družbenih omrežij v polni velikosti — presežek ikon odvrača pozornost od kontaktnih podatkov in poveča skupno težo podpisa.

Matična in davčna številka v e-poštnem podpisu — podrobno s primerom

Kot je navedeno v razdelku o obveznih podatkih, morajo slovenska podjetja (d.o.o., d.d.) v poslovni korespondenci, vključno z e-pošto, navajati matično številko, davčno številko in sedež podjetja skladno z Zakonom o gospodarskih družbah (ZGD-1). Matična številka je identifikacijska številka poslovnega subjekta, ki jo dodeli AJPES ob vpisu v poslovni register, in se v podpisu običajno navede kot ločena vrstica pod nazivom podjetja, na primer: „Matična številka: 1234567000".

Davčna številka se v podpisu praviloma navaja v obliki z državno predpono, na primer: „Davčna številka: SI12345678" — pri podjetjih, ki so zavezanci za DDV, je to hkrati tudi identifikacijska številka za DDV (ID za DDV), ki jo lahko prejemnik preveri prek sistema VIES ali portala eDavki/AJPES. Sedež podjetja se navede kot poln poštni naslov, enako kot v drugih uradnih dokumentih podjetja.

Samostojni podjetniki (s.p.) formalno ne sodijo pod Zakon o gospodarskih družbah na enak način kot d.o.o. ali d.d., a je dobra praksa v podpis kljub temu vključiti davčno številko in matično številko poslovnega subjekta, saj to gradi zaupanje pri strankah in olajša izdajanje računov. V vsakem primeru ti podatki v podpisu ne nadomeščajo obveznosti razkritja istih podatkov na spletni strani podjetja ali v drugih dokumentih — veljajo dodatno, prav za komunikacijo po e-pošti.

Enoten podpis za celotno ekipo, odsotnost iz pisarne in opomba o GDPR

  • Kadar več zaposlenih pošilja e-pošto v imenu istega podjetja, uporabite isto predlogo in isto poudarjeno barvo za vse — spreminjajo se le ime, naziv delovnega mesta in osebni kontaktni podatki, medtem ko logotip, pasica in pravno obvestilo ostanejo enaki.
  • Za hitro deljenje znotraj ekipe pripravite en podpis, prenesite HTML datoteko in jo posredujte sodelavcem skupaj z navodili za njihovega e-poštnega odjemalca iz razdelka spodaj — tako se izognete, da bi vsak posebej znova sestavljal videz podpisa.
  • Pri sporočilih o odsotnosti iz pisarne (out-of-office) razmislite o krajši, besedilni različici podpisa brez slik in pasic — samodejni odgovori se pogosto pošiljajo v velikem številu, zato lažji podpis hitreje prispe in manj obremeni strežnike prejemnikov.
  • Z vidika varstva osebnih podatkov (GDPR / Splošna uredba o varstvu podatkov) v podpis vnesite le podatke, ki so nujni za poslovni stik — uradni telefon, e-pošto in naslov podjetja. Osebnih mobilnih številk, domačih naslovov ali nepotrebnih osebnih podrobnosti se izogibajte, zlasti pri podpisih, ki se pošiljajo širokemu krogu zunanjih prejemnikov.
  • Če podpis vsebuje fotografijo zaposlenega, preverite, ali je oseba dala soglasje za njeno uporabo v zunanji komunikaciji podjetja — to je še posebej pomembno pri nekdanjih zaposlenih, katerih podpisi včasih po pomoti ostanejo aktivni zaradi spregleda IT administracije.

Obvezni podatki v poslovni e-poštni korespondenci (Slovenija)

Slovenska podjetja (d.o.o., d.d.) morajo v poslovni korespondenci, vključno z e-pošto, navajati določene obvezne podatke skladno z Zakonom o gospodarskih družbah (ZGD-1).

Zahtevani so: matična številka, davčna številka in sedež podjetja.

Ti podatki ne nadomeščajo drugih obveznosti razkritja (na primer na spletni strani), veljajo pa dodatno za komunikacijo po e-pošti.

Pogosta vprašanja o izdelavi e-poštnega podpisa

Je ta generator e-poštnega podpisa res brezplačen?
Da. Registracija ni potrebna, podpis nima vodnega žiga, prav tako ni omejitve, koliko podpisov lahko ustvarite ali izvozite.
Katere podatke mora vsebovati e-poštni podpis slovenskega podjetja?
Skladno z Zakonom o gospodarskih družbah (ZGD-1) mora poslovna korespondenca, vključno z e-pošto, vsebovati matično številko, davčno številko in sedež podjetja. Primer: „Matična številka: 1234567000, Davčna številka: SI12345678".
Ali lahko ta podpis uporabim tudi v Outlooku?
Da. Vse predloge temeljijo na tabelah z vgrajenimi slogi — zapisu, ki zanesljivo deluje v Outlooku (klasičnem in novem), Gmailu, Apple Mailu in Thunderbirdu. Uporabite „Kopiraj podpis" in ga prilepite v nastavitve podpisa v Outlooku.
Kako lahko izdelam e-poštni podpis brez znanja oblikovanja ali HTML-ja?
Ta generator e-poštnega podpisa opravi delo namesto vas: izberete gotovo predlogo, vpišete svoje podatke v obrazec, orodje pa samodejno sestavi razporeditev, barve in HTML kodo tabel v ozadju. Ni vam treba poznati HTML-ja niti uporabljati grafičnega programa — dovolj je izpolniti polja in kopirati končni rezultat.
Kako dodam podpis v Gmail na računalniku in mobilni napravi?
Na računalniku odprite nastavitve Gmaila (ikona zobnika), izberite „Poglej vse nastavitve", v zavihku „Splošno" poiščite razdelek „Podpis", kliknite „Ustvari novo" in prilepite kopiran podpis. V aplikaciji Gmail na mobilni napravi podpis dodate prek Nastavitve > izbira računa > Podpis za mobilne naprave — celotni koraki so v razdelku z navodili za namestitev pod orodjem.
Je podpis v elektronski pošti enako kot elektronski (digitalni) podpis dokumenta?
Ne. Podpis v elektronski pošti iz tega orodja je oblikovan besedilni in HTML blok (ime, kontaktni podatki, logotip), ki se samodejno doda na konec sporočila — namenjen je predstavitvi in kontaktnim informacijam. Elektronski podpis dokumenta (npr. kvalificiran elektronski podpis po uredbi eIDAS) je pravno sredstvo za potrditev identitete podpisnika pogodbe ali drugega dokumenta in zahteva poseben certifikat — pojma ne gre zamenjevati.
Ali lahko isti generator e-poštnega podpisa uporabi celotna ekipa ali podjetje?
Da. Priporočamo, da vsi zaposleni uporabljajo isto predlogo in isto poudarjeno barvo za enoten videz, pri čemer vsak vnese svoje ime, naziv delovnega mesta in kontaktne podatke. Gotovo HTML kodo lahko delite s sodelavci skupaj z navodili za njihovega e-poštnega odjemalca.
Kaj, če moj e-poštni odjemalec ne podpira HTML podpisov?
Vse predloge so izdelane s klasičnimi HTML tabelami z vgrajenimi (inline) slogi, kar je format, ki ga podpirajo skoraj vsi sodobni e-poštni odjemalci — Gmail, Outlook, Apple Mail in Thunderbird. Če vaš odjemalec prikaže le navadno besedilo, uporabite gumb „Prenesi .html" in preverite nastavitve podpisa znotraj odjemalca, saj je mogoče, da je možnost za HTML podpise izklopljena.