Pamatlīdzekļu Uzskaites Politikas Paraugs (Latvija)

Latvijas ekvivalents un lietošanas situācija

Vietējais ekvivalents ir pamatlīdzekļu uzskaites un pārvaldības politika: iekšējs dokuments, ko izdod uzņēmuma vadība, lai noteiktu iegādi, reģistrēšanu, inventarizāciju, nolietojumu, pārvietošanu, remontu, norakstīšanu, pārdošanu, datu dzēšanu un dokumentu glabāšanu.

Praktiski svarīgākais ir nevis faila nosaukums, bet tas, vai dokumentā var redzēt puses, pilnvarojumu, datumu, summu vai budžetu, pielikumus, tiesības, nākamo darbību un arhīva vietu. Latvijas darījumos bieži vajag atsevišķi pierādīt arī e-parakstu, reģistra iesniegumu, maksājumu, kreditoru paziņojumu vai datu nodošanas aktu.

Šis paraugs ir veidots tā, lai lietotājs varētu aizpildīt pamata tekstu pārlūkā, lejupielādēt DOCX rediģēšanai un saglabāt PDF versiju parakstīšanai vai nosūtīšanai. Ja konkrētai darbībai vajadzīgs Uzņēmumu reģistra, VID, DVI vai VKKF e-pakalpojums, šis dokuments paliek darba dokuments, bet oficiālais solis jāizdara attiecīgajā kanālā.

Tiesiskais rāmis

Grāmatvedības likums nosaka, ka uzņēmuma vadītājam jāizstrādā un jāizdod grāmatvedības organizācijas dokumenti, jāievieš grāmatvedības kontroles sistēma un, ja izmanto grāmatvedības programmu vai informācijas sistēmu, jānosaka datu aizsardzības tehniskās un organizatoriskās prasības.

Tas padara politiku par praktisku vadības rīku. Tā nosaka slieksni, pie kura iegāde kļūst par pamatlīdzekli, kas apstiprina iegādi, kā reģistrē aktīvu, kā notiek inventarizācija un kas atbild par dokumentu pieejamību pārbaudēm.

Ja pamatlīdzekļi ir datu nesēji, DVI 72 stundu pārkāpuma paziņošanas kārtība nozīmē, ka uzņēmumam vajag ātru iekšēju eskalāciju: kurš ziņo, kas savāc faktus, kas saglabā pierādījumus un kas lemj par paziņošanu.

Lēmumi pirms aizpildīšanas

Nosaki kapitalizācijas slieksni un atšķirību starp pamatlīdzekli, mazvērtīgo inventāru, krājumu, nomātu aktīvu un pakalpojumu.

Izveido apstiprināšanas ceļu: pieprasījums, budžets, iepirkums, pieņemšana, reģistrēšana, materiāli atbildīgā persona un periodiska pārbaude.

Paredzi datu nesēju dzīves ciklu: nodošana darbiniekam, piekļuves, šifrēšana, remonts, atgriešana, dzēšana, iznīcināšana vai pārdošana.

Pielikumi un pierādījumi

Pievieno materiālus, bez kuriem dokumenta teksts paliek nepilnīgs: apstiprināšanas matricu, pamatlīdzekļu reģistru, inventarizācijas grafiku, nolietojuma noteikumus, norakstīšanas aktu, datu dzēšanas formu un glabāšanas karti. Pielikuma nosaukumam, datumam un versijai jāsakrīt ar to, kas rakstīts pašā dokumentā, e-pastā un glabāšanas mapē.

Ja pielikums tiek mainīts pēc parakstīšanas, nesajauc veco un jauno versiju. Pieraksti, kurš izmaiņas apstiprināja, kāpēc tās vajadzīgas un vai vajadzīgs jauns paraksts, reģistra iesniegums vai paziņojums trešajai personai.

Vēlākos strīdos parasti nepietrūkst skaistu formulējumu; pietrūkst pierādījumu. Tāpēc šis paraugs piespiež nosaukt aktus, sarakstus, failus, fotoattēlus, licences, protokolus, paziņojumus un maksājumu apliecinājumus.

Dati, grāmatvedība un glabāšana

Daudzi šīs grupas dokumenti satur personas datus: vārdus, personas kodus, adreses, parakstus, mākslinieka fotoattēlus, darbinieku informāciju, klientu datus, ierīču sērijas numurus vai piekļuves kontus. Tos vajag nodot tikai cilvēkiem, kuriem tie ir vajadzīgi konkrētajai darbībai.

Latvijas Grāmatvedības likums paredz atsevišķus glabāšanas termiņus inventarizācijas sarakstiem, grāmatvedības reģistriem, organizācijas dokumentiem un attaisnojuma dokumentiem. Ja dokuments ir saistīts ar aktīviem, rēķiniem, atlīdzību, likvidāciju vai nodokļiem, glabāšanas vieta un atbildīgais nedrīkst palikt mutiska noruna.

Ja notiek personas datu aizsardzības pārkāpums, pārzinim jānovērtē paziņošana Datu valsts inspekcijai 72 stundu laikā no brīža, kad pārkāpums kļuvis zināms. Tāpēc dokumentā ir vērts norādīt, kurš pārņem datu nesējus, piekļuves un dzēšanas pierādījumus.

Kā aizpildīt paraugu

Sāc ar dokumenta mērķi: nosaki, kādi aktīvi tiek aptverti un kurš uzņēmumā par tiem atbild. Pēc tam ievadi puses tieši tā, kā tās redzamas reģistrā, līgumā, pieteikumā, rēķinā vai pasākuma dokumentācijā.

Aizpildi datumus, summas, termiņus, atbildīgos, tiesības, paziņojumus un pielikumus vienā vārdnīcā. Ja lieto latviešu un angļu nosaukumus paralēli, izvēlies vienu primāro nosaukumu un norādi otru tikai kā paskaidrojumu.

Pirms nosūtīšanas izveido PDF parakstīšanai vai iesniegšanai un DOCX darba kopiju. Saglabā arī nosūtīšanas pierādījumu, e-paraksta konteineru, reģistra kvīti, maksājumu, paziņojumu vai piekrišanu.

Kvalitātes pārbaude

Pārbaudi, vai virsraksts, puses, reģistrācijas numuri, datumi, budžeti, aktīvu saraksti, tiesību apjoms, pārstāvība, paziņojumi un pielikumi dokumentā neatšķiras no pārējiem failiem.

Izlasi dokumentu kā ārējs saņēmējs. Vai bez telefona zvana ir skaidrs, ko apstiprina, pārdod, nodod, publicē, finansē, glabā vai piesaka? Ja nav, pievieno definīciju, pielikumu vai nākamo darbību pirms paraksta.

Ja dokuments skar lielu vērtību, vairākus dalībniekus, kreditorus, darbiniekus, autoratlīdzību, valsts atbalstu, maksātnespēju, personas datus vai regulētu nozari, paredzi atsevišķu profesionālu pārbaudi pirms tā izmantošanas.

Robežas

Paraugs neaizstāj oficiālu e-pakalpojumu, reģistra ierakstu, notariālu apliecinājumu, tiesas nolēmumu, VID deklarāciju, VKKF pieteikuma sistēmu, licences līgumu ar kolektīvā pārvaldījuma organizāciju vai datu aizsardzības ietekmes novērtējumu.

Tas arī negarantē, ka trešā persona piekritīs pārjaunojumam, ka kreditors neiebildīs, ka pircējs pārņems tikai izvēlētos aktīvus, ka projekts saņems finansējumu vai ka preses materiālu drīkst izmantot visos kanālos. Šīs lietas jāpārbauda pret konkrētiem faktiem un līgumiem.

Sadaļu ceļvedis

Tvērums

Nosauc aktīvu klases, sliekšņus un izņēmumus.

Iegāde

Nosaka budžeta, iepirkuma, pieņemšanas un reģistrācijas soļus.

Inventarizācija

Apraksta biežumu, atbildīgos un salīdzināšanu ar grāmatvedību.

Nolietojums un vērtība

Sakārto grāmatvedības metodi, pārvērtēšanu, remontu un bojājumus.

Norakstīšana

Nosaka pārdošanu, utilizāciju, ziedojumu, iznīcināšanu un pierādījumus.

Datu drošība

Regulē piekļuves, dzēšanu, incidentu eskalāciju un datu nesējus.

Latvijas kontrolsaraksts

Pārbaudi šos Latvijas avotus un praktiskos soļus pirms dokumenta parakstīšanas, iesniegšanas vai glabāšanas.

• Izdod grāmatvedības organizācijas dokumentus

  Uzņēmuma vadītājs atbild par grāmatvedības organizācijas dokumentiem un kontroles sistēmu.

  Grāmatvedības likums

• Glabā reģistrus un inventarizāciju

  Inventarizācijas saraksti, grāmatvedības reģistri un organizācijas dokumenti glabājami vismaz 10 gadus.

  Grāmatvedības likums

• Nosaki informācijas sistēmu drošību

  Ja uzskaite notiek programmā vai informācijas sistēmā, jānosaka tehniskās un organizatoriskās aizsardzības prasības.

  Grāmatvedības likums

• Iekļauj datu pārkāpuma eskalāciju

  Datu pārzinim var būt pienākums paziņot DVI 72 stundu laikā no pārkāpuma uzzināšanas.

  Datu valsts inspekcija - pārkāpuma paziņošana

Kā izmantot šo paraugu

1. Nosaki dokumenta funkciju. Nosaki politikas īpašnieku, aktīvu klases un apstiprināšanas sliekšņus.
2. Savāc pierādījumus. Sagatavo apstiprināšanas matricu, pamatlīdzekļu reģistru, inventarizācijas grafiku, nolietojuma noteikumus, norakstīšanas aktu, datu dzēšanas formu un glabāšanas karti, kā arī kontaktpersonas un glabāšanas vietu.
3. Aizpildi laukus. Ievadi puses, datumus, summas, termiņus, tiesības, paziņojumus, pielikumus un atbildīgos.
4. Pārbaudi Latvijas soļus. Salīdzini dokumentu ar kontrolsarakstu, īpaši reģistra, nodokļu, darba, autortiesību, grāmatvedības un datu jautājumos.
5. Lejupielādē un saglabā. Lejupielādē DOCX rediģēšanai un PDF parakstīšanai vai nosūtīšanai; saglabā arī piekrišanas, kvītis un e-paraksta konteinerus.

Biežāk uzdotie jautājumi

Saistītie paraugi

• Aktīvu Pirkuma Līguma Paraugs (Latvija)
• Pamatlīdzekļu Reģistra Paraugs (Latvija)