Pamatlīdzekļu Reģistra Paraugs (Latvija)

Latvijas ekvivalents un lietošanas situācija

Vietējais ekvivalents ir pamatlīdzekļu vai aktīvu reģistrs, kurā redzams aktīva nosaukums, inventāra numurs, iegādes dokuments, vērtība, atrašanās vieta, atbildīgā persona, nolietojums, stāvoklis, pārvietošana, norakstīšana un datu nesēju dzēšana.

Praktiski svarīgākais ir nevis faila nosaukums, bet tas, vai dokumentā var redzēt puses, pilnvarojumu, datumu, summu vai budžetu, pielikumus, tiesības, nākamo darbību un arhīva vietu. Latvijas darījumos bieži vajag atsevišķi pierādīt arī e-parakstu, reģistra iesniegumu, maksājumu, kreditoru paziņojumu vai datu nodošanas aktu.

Šis paraugs ir veidots tā, lai lietotājs varētu aizpildīt pamata tekstu pārlūkā, lejupielādēt DOCX rediģēšanai un saglabāt PDF versiju parakstīšanai vai nosūtīšanai. Ja konkrētai darbībai vajadzīgs Uzņēmumu reģistra, VID, DVI vai VKKF e-pakalpojums, šis dokuments paliek darba dokuments, bet oficiālais solis jāizdara attiecīgajā kanālā.

Tiesiskais rāmis

Grāmatvedības likums prasa glabāt inventarizācijas sarakstus, grāmatvedības reģistrus un grāmatvedības organizācijas dokumentus vismaz 10 gadus, bet citus attaisnojuma dokumentus ne mazāk kā piecus gadus, ja tie vajadzīgi saimnieciskā darījuma izsekojamībai.

Likums arī prasa, lai elektroniski glabāts dokuments būtu cilvēklasāmā formā, aizsargāts pret neatļautām izmaiņām vai iznīcināšanu un pieejams pārbaudēm. Tāpēc pamatlīdzekļu reģistrs nav tikai tabula; tas ir pierādījumu sistēmas centrs.

Ja aktīvs satur personas datus, piemēram, klēpjdators, tālrunis, kamera, disks vai piekļuves konts, reģistrā jāredz nodošana, dzēšana, piekļuves slēgšana un atbildīgais.

Lēmumi pirms aizpildīšanas

Izvēlies identifikatoru sistēmu: inventāra numurs, sērijas numurs, grāmatvedības konts, atrašanās vieta un atbildīgā persona.

Nosaki, kā reģistrs sasaistās ar rēķiniem, līgumiem, pieņemšanas-nodošanas aktiem, garantijām, apdrošināšanu, remonta dokumentiem un norakstīšanas lēmumiem.

Atsevišķi marķē aktīvus ar personas datiem vai komercnoslēpumu: tiem vajag piekļuves, šifrēšanas, dzēšanas un nodošanas pierādījumus.

Pielikumi un pierādījumi

Pievieno materiālus, bez kuriem dokumenta teksts paliek nepilnīgs: pirkuma rēķinus, pieņemšanas-nodošanas aktus, inventarizācijas sarakstus, garantijas, remonta dokumentus, norakstīšanas lēmumus un datu dzēšanas apliecinājumus. Pielikuma nosaukumam, datumam un versijai jāsakrīt ar to, kas rakstīts pašā dokumentā, e-pastā un glabāšanas mapē.

Ja pielikums tiek mainīts pēc parakstīšanas, nesajauc veco un jauno versiju. Pieraksti, kurš izmaiņas apstiprināja, kāpēc tās vajadzīgas un vai vajadzīgs jauns paraksts, reģistra iesniegums vai paziņojums trešajai personai.

Vēlākos strīdos parasti nepietrūkst skaistu formulējumu; pietrūkst pierādījumu. Tāpēc šis paraugs piespiež nosaukt aktus, sarakstus, failus, fotoattēlus, licences, protokolus, paziņojumus un maksājumu apliecinājumus.

Dati, grāmatvedība un glabāšana

Daudzi šīs grupas dokumenti satur personas datus: vārdus, personas kodus, adreses, parakstus, mākslinieka fotoattēlus, darbinieku informāciju, klientu datus, ierīču sērijas numurus vai piekļuves kontus. Tos vajag nodot tikai cilvēkiem, kuriem tie ir vajadzīgi konkrētajai darbībai.

Latvijas Grāmatvedības likums paredz atsevišķus glabāšanas termiņus inventarizācijas sarakstiem, grāmatvedības reģistriem, organizācijas dokumentiem un attaisnojuma dokumentiem. Ja dokuments ir saistīts ar aktīviem, rēķiniem, atlīdzību, likvidāciju vai nodokļiem, glabāšanas vieta un atbildīgais nedrīkst palikt mutiska noruna.

Ja notiek personas datu aizsardzības pārkāpums, pārzinim jānovērtē paziņošana Datu valsts inspekcijai 72 stundu laikā no brīža, kad pārkāpums kļuvis zināms. Tāpēc dokumentā ir vērts norādīt, kurš pārņem datu nesējus, piekļuves un dzēšanas pierādījumus.

Kā aizpildīt paraugu

Sāc ar dokumenta mērķi: nosaki aktīva identifikatoru, vērtību, atrašanās vietu un atbildīgo personu. Pēc tam ievadi puses tieši tā, kā tās redzamas reģistrā, līgumā, pieteikumā, rēķinā vai pasākuma dokumentācijā.

Aizpildi datumus, summas, termiņus, atbildīgos, tiesības, paziņojumus un pielikumus vienā vārdnīcā. Ja lieto latviešu un angļu nosaukumus paralēli, izvēlies vienu primāro nosaukumu un norādi otru tikai kā paskaidrojumu.

Pirms nosūtīšanas izveido PDF parakstīšanai vai iesniegšanai un DOCX darba kopiju. Saglabā arī nosūtīšanas pierādījumu, e-paraksta konteineru, reģistra kvīti, maksājumu, paziņojumu vai piekrišanu.

Kvalitātes pārbaude

Pārbaudi, vai virsraksts, puses, reģistrācijas numuri, datumi, budžeti, aktīvu saraksti, tiesību apjoms, pārstāvība, paziņojumi un pielikumi dokumentā neatšķiras no pārējiem failiem.

Izlasi dokumentu kā ārējs saņēmējs. Vai bez telefona zvana ir skaidrs, ko apstiprina, pārdod, nodod, publicē, finansē, glabā vai piesaka? Ja nav, pievieno definīciju, pielikumu vai nākamo darbību pirms paraksta.

Ja dokuments skar lielu vērtību, vairākus dalībniekus, kreditorus, darbiniekus, autoratlīdzību, valsts atbalstu, maksātnespēju, personas datus vai regulētu nozari, paredzi atsevišķu profesionālu pārbaudi pirms tā izmantošanas.

Robežas

Paraugs neaizstāj oficiālu e-pakalpojumu, reģistra ierakstu, notariālu apliecinājumu, tiesas nolēmumu, VID deklarāciju, VKKF pieteikuma sistēmu, licences līgumu ar kolektīvā pārvaldījuma organizāciju vai datu aizsardzības ietekmes novērtējumu.

Tas arī negarantē, ka trešā persona piekritīs pārjaunojumam, ka kreditors neiebildīs, ka pircējs pārņems tikai izvēlētos aktīvus, ka projekts saņems finansējumu vai ka preses materiālu drīkst izmantot visos kanālos. Šīs lietas jāpārbauda pret konkrētiem faktiem un līgumiem.

Sadaļu ceļvedis

Aktīva identifikācija

Inventāra numurs, nosaukums, sērijas numurs un kategorija.

Iegāde un vērtība

Rēķins, datums, sākotnējā vērtība, PVN un grāmatvedības konts.

Atrašanās un atbildība

Kur aktīvs atrodas un kurš par to atbild.

Nolietojums

Nolietojuma metode, termiņš, atlikusī vērtība un izmaiņas.

Pārvietošana un norakstīšana

Pierāda nodošanu, pārdošanu, remontu, bojājumu vai utilizāciju.

Datu nesēji

Nosauc dzēšanu, piekļuves slēgšanu un pārkāpuma eskalāciju.

Latvijas kontrolsaraksts

Pārbaudi šos Latvijas avotus un praktiskos soļus pirms dokumenta parakstīšanas, iesniegšanas vai glabāšanas.

• Glabā inventarizācijas un reģistru dokumentus

  Inventarizācijas saraksti, grāmatvedības reģistri un organizācijas dokumenti glabājami vismaz 10 gadus.

  Grāmatvedības likums

• Saglabā attaisnojuma dokumentus

  Darījuma izsekojamībai vajadzīgie attaisnojuma dokumenti glabājami ne mazāk kā piecus gadus.

  Grāmatvedības likums

• Nodrošini cilvēklasāmu elektronisku glabāšanu

  Elektroniskiem dokumentiem jābūt aizsargātiem, cilvēklasāmiem un atveidojamiem.

  Grāmatvedības likums

• Pārvaldi datu nesēju risku

  Ja aktīvs satur personas datus, dzēšanas un piekļuves pierādījumi jāglabā kopā ar nodošanas aktu.

  Datu valsts inspekcija - pārkāpuma paziņošana

Kā izmantot šo paraugu

1. Nosaki dokumenta funkciju. Izvēlies reģistra mērķi: grāmatvedība, inventarizācija, IT drošība, apdrošināšana vai nodošana.
2. Savāc pierādījumus. Sagatavo pirkuma rēķinus, pieņemšanas-nodošanas aktus, inventarizācijas sarakstus, garantijas, remonta dokumentus, norakstīšanas lēmumus un datu dzēšanas apliecinājumus, kā arī kontaktpersonas un glabāšanas vietu.
3. Aizpildi laukus. Ievadi puses, datumus, summas, termiņus, tiesības, paziņojumus, pielikumus un atbildīgos.
4. Pārbaudi Latvijas soļus. Salīdzini dokumentu ar kontrolsarakstu, īpaši reģistra, nodokļu, darba, autortiesību, grāmatvedības un datu jautājumos.
5. Lejupielādē un saglabā. Lejupielādē DOCX rediģēšanai un PDF parakstīšanai vai nosūtīšanai; saglabā arī piekrišanas, kvītis un e-paraksta konteinerus.

Biežāk uzdotie jautājumi

Saistītie paraugi

• Aktīvu Pirkuma Līguma Paraugs (Latvija)
• Pamatlīdzekļu Uzskaites Politikas Paraugs (Latvija)