Invoice24 Logo

Izrada email potpisa

Izradite profesionalan HTML email potpis i zalijepite ga izravno u Gmail, Outlook, Apple Mail ili Thunderbird — besplatno, bez registracije i bez vodenog žiga.

Osobni podaci

Kontaktni podaci

Fotografija

Logo

Poveznice na društvene mreže

Baner

Pravna napomena

Stil

Odaberite predložak

Svaki predložak izrađen je pomoću tablica s ugrađenim stilovima i pouzdano radi u Gmailu, Outlooku, Apple Mailu i Thunderbirdu.

Minimal

Modern

Corporate

With photo

Creative

Prikaz uživo

Accent Rail

Kako dodati potpis u svoj email klijent

Odaberite svoj email klijent za upute korak po korak.

  1. Otvorite Gmail na računalu i kliknite ikonu zupčanika u gornjem desnom kutu.
  2. Odaberite „Prikaži sve postavke".
  3. Ostanite na kartici „Općenito" i pomaknite se do odjeljka „Potpis".
  4. Kliknite „Izradi novi", unesite naziv potpisa i potvrdite.
  5. U polje za uređivanje zalijepite potpis koji ste kopirali gumbom „Kopiraj potpis".
  6. Pri dnu stranice odaberite ovaj potpis kao zadani za nove poruke i za odgovore/proslijeđene poruke.
  7. Kliknite „Spremi promjene" na dnu stranice postavki.

Izrada email potpisa za hrvatske tvrtke i obrtnike — besplatni generator

Email potpis je najčešće mjesto poslovnog kontakta koje vaš primatelj uopće vidi — pojavljuje se u svakoj poslanoj poruci, ponudi, računu i podsjetniku, često i po nekoliko desetaka puta dnevno po zaposleniku. Unatoč tome, velik broj hrvatskih tvrtki i obrtnika i dalje šalje e-poštu bez potpisa, s ručno formatiranim tekstom koji se raspada u Outlooku, ili s fotografijom nalijepljenom izravno u tijelo poruke. Ovaj alat rješava taj problem: odaberete predložak, unesete ime, radno mjesto, tvrtku i kontakt podatke, po potrebi dodate fotografiju, logo i poveznice na društvene mreže, te u par klikova dobijete HTML potpis koji izgleda jednako profesionalno u Gmailu, Outlooku, Apple Mailu i Thunderbirdu.

Izrada email potpisa ovdje ne zahtijeva ni registraciju, ni instalaciju dodatka, ni plaćanje — cijeli proces odvija se u pregledniku, a rezultat je čist HTML kod bez vodenog žiga ili poveznice natrag na ovu stranicu. Prikaz uživo pokazuje kako će potpis izgledati i u svijetlom i u tamnom načinu rada, te na računalu i na mobitelu, prije nego što ga uopće kopirate u svoj email klijent.

Za hrvatske tvrtke email potpis nije samo pitanje dizajna — Zakon o trgovačkim društvima propisuje da poslovna korespondencija, uključujući e-poštu, sadrži određene obavezne podatke poput OIB-a i podatka o upisu u sudski registar. U nastavku ovog vodiča detaljno objašnjavamo što to znači u praksi, s konkretnim primjerom kako takav redak treba izgledati u potpisu.

Kako izgleda profesionalan email potpis u Hrvatskoj (poslovna kultura)

Hrvatska poslovna komunikacija tradicionalno je formalnija od anglosaksonske — uobičajeno je obraćanje s „poštovani/poštovana" te navođenje punog imena, prezimena i akademske ili stručne titule kada je relevantna (npr. dr. sc., mag. oec., dipl. ing.). Isti se ton očekuje i od email potpisa: puno ime i prezime, točan naziv radnog mjesta (a ne skraćenice ili interni žargon) te službeni naziv tvrtke onako kako je upisan u sudski registar, uključujući pravni oblik (d.o.o., d.d., j.d.o.o., obrt).

U bankarstvu, javnoj upravi, odvjetništvu i sličnim reguliranim djelatnostima potpisi su obično suzdržani — jedna boja naglaska, uredan logo tvrtke, bez animacija ili velikih banera. U marketinškim agencijama, IT tvrtkama i startupovima prihvatljivije je dodati fotografiju osobe, poveznice na društvene mreže i istaknutiji baner s pozivom na akciju, no i tu se preporučuje zadržati jedan dosljedan vizualni identitet za sve zaposlenike.

Bez obzira na djelatnost, hrvatski primatelji očekuju da potpis sadrži barem jedan telefonski broj uz email adresu — telefonski poziv i dalje je uobičajen način dogovaranja poslovnih sastanaka, pa izostanak broja mobitela ili fiksnog telefona djeluje nepotpuno.

Slike, veličina loga i prikaz na mobitelu — što raditi, a što izbjegavati

  • Ograničite širinu loga tvrtke na otprilike 150–180 piksela — veći logo dominira nad tekstom potpisa i loše se skalira na uskim mobilnim ekranima.
  • Koristite PNG format s prozirnom pozadinom za logo i fotografiju kako se ne bi vidio bijeli ili sivi rub oko slike u Outlooku ili Apple Mailu.
  • Komprimirajte fotografiju i logo na svega nekoliko desetaka kilobajta ukupno — velike slike usporavaju slanje e-pošte i mogu izazvati odbijanje priloga na starijim poslužiteljima.
  • Nemojte koristiti slike ekrana (screenshotove) tekstualnih elemenata potpisa — tekst u obliku slike ne mogu čitati čitači ekrana niti ga primatelj može kopirati, a djeluje neprofesionalno kada se ne prikaže.
  • Izbjegavajte slike kao pozadinu cijelog potpisa — Outlook i mnogi korporativni poslužitelji blokiraju pozadinske slike po zadanim postavkama, pa potpis ostaje bez teksta ili s neispravnim rasporedom.
  • Provjerite prikaz potpisa u tamnom načinu rada prije slanja klijentima — tamna pozadina može „progutati" tekst tamne boje ili logo s tamnim linijama na prozirnoj podlozi.
  • Na mobitelu potpis bi se trebao prikazati u jednom stupcu bez vodoravnog pomicanja — testirajte prikaz na uskom zaslonu prije nego što potpis postavite za cijeli tim.
  • Ne dodavajte više od četiri do pet ikona društvenih mreža pune veličine — višak ikona odvlači pozornost od kontakt podataka i povećava ukupnu težinu potpisa.

OIB i sudski registar u email potpisu — detaljno s primjerom

Kako je navedeno u odjeljku o obaveznim podacima, hrvatske tvrtke (d.o.o., d.d.) trebale bi u poslovnoj korespondenciji, uključujući e-poštu, navoditi OIB, podatak o upisu u sudski registar i sjedište tvrtke. OIB je jedinstveni identifikator od 11 znamenki koji svaka pravna i fizička osoba dobiva od Porezne uprave — u potpisu se najčešće navodi kao zaseban redak ispod naziva tvrtke, primjerice: „OIB: 12345678901".

Podatak o sudskom registru obično se navodi u obliku „Trgovački sud u [grad], broj upisa (MBS): [broj]" — na primjer: „Trgovački sud u Zagrebu, MBS: 012345678". Ovaj redak potvrđuje primatelju da je tvrtka doista registrirana pravna osoba i olakšava eventualnu provjeru u sudskom registru (sudreg.pravosudje.hr). Sjedište tvrtke navodi se kao puna poštanska adresa, jednako kao i u drugim službenim dokumentima tvrtke.

Obrtnici i slobodna zanimanja formalno ne podliježu Zakonu o trgovačkim društvima na isti način kao d.o.o. ili d.d., no dobra je praksa u potpisu ipak navesti OIB obrta i broj obrtnice, jer to gradi povjerenje kod klijenata i olakšava izdavanje računa. U svakom slučaju, ovi podaci u potpisu ne zamjenjuju obavezu objave istih podataka na web stranici tvrtke ili u drugim dokumentima — vrijede dodatno, upravo za komunikaciju putem e-pošte.

Jedinstven potpis za cijeli tim, odgovor izvan ureda i napomena o GDPR-u

  • Kada više zaposlenika šalje e-poštu u ime iste tvrtke, koristite isti predložak i istu naglašenu boju za sve — mijenjaju se samo ime, radno mjesto i osobni kontakt podaci, dok logo, baner i pravna napomena ostaju identični.
  • Za brzo dijeljenje unutar tima izradite jedan potpis, preuzmite HTML datoteku i proslijedite je kolegama zajedno s uputama za svoj email klijent iz odjeljka ispod — tako izbjegavate da svatko sam iznova sastavlja izgled potpisa.
  • U porukama o odsutnosti iz ureda (out-of-office) razmislite o kraćoj, tekstualnoj verziji potpisa bez slika i banera — automatski odgovori šalju se često i u velikom broju, pa lakši potpis brže stiže i manje opterećuje poslužitelje primatelja.
  • S gledišta zaštite osobnih podataka (GDPR / Opća uredba o zaštiti podataka), u potpis unosite samo podatke koji su nužni za poslovni kontakt — službeni telefon, email i adresu tvrtke. Osobne mobitele, kućne adrese ili nepotrebne osobne detalje izbjegavajte, osobito u potpisima koji se šalju širokom krugu vanjskih primatelja.
  • Ako potpis sadrži fotografiju zaposlenika, provjerite je li osoba dala privolu za njezino korištenje u vanjskoj komunikaciji tvrtke — to je osobito važno kod bivših zaposlenika čiji potpisi ponekad ostanu aktivni greškom IT administracije.

Obavezni podaci u poslovnoj email korespondenciji (Hrvatska)

Hrvatske tvrtke (d.o.o., d.d.) trebale bi u poslovnoj korespondenciji, uključujući e-poštu, navoditi određene obavezne podatke sukladno Zakonu o trgovačkim društvima.

Potrebni su: OIB, podatak o upisu u sudski registar (nadležni trgovački sud i broj upisa) te sjedište tvrtke.

Ovi podaci ne zamjenjuju druge obveze objave (primjerice na web stranici), no vrijede zasebno za komunikaciju putem e-pošte.

Često postavljana pitanja o izradi email potpisa

Je li ova izrada email potpisa doista besplatna?
Da. Nije potrebna registracija, nema vodenog žiga i nema ograničenja koliko potpisa možete izraditi ili preuzeti.
Koje podatke mora sadržavati email potpis hrvatske tvrtke?
Prema Zakonu o trgovačkim društvima, poslovna korespondencija — uključujući e-poštu — trebala bi sadržavati OIB, podatak o upisu u sudski registar te sjedište tvrtke. Primjer: „OIB: 12345678901, Trgovački sud u Zagrebu, MBS: 012345678".
Mogu li ovaj potpis koristiti i u Outlooku?
Da. Svi predlošci izrađeni su pomoću tablica s ugrađenim stilovima — formatom koji pouzdano radi u Outlooku (klasičnom i novom), Gmailu, Apple Mailu i Thunderbirdu. Upotrijebite „Kopiraj potpis" i zalijepite ga u postavke potpisa u Outlooku.
Kako mogu izraditi email potpis bez znanja dizajna ili HTML-a?
Ovaj generator email potpisa radi umjesto vas: odaberete gotov predložak, upišete svoje podatke u obrazac, a alat automatski slaže raspored, boje i HTML kod tablica u pozadini. Ne morate poznavati HTML niti koristiti grafički program — dovoljno je popuniti polja i kopirati gotov rezultat.
Kako dodati potpis u Gmail na računalu i na mobitelu?
Na računalu otvorite Gmail postavke (ikona zupčanika), odaberite „Prikaži sve postavke", u kartici „Općenito" pronađite odjeljak „Potpis", kliknite „Izradi novi" i zalijepite kopirani potpis. U Gmail aplikaciji na mobitelu potpis se dodaje kroz Postavke > odabir računa > Potpis za mobilne uređaje — puni koraci nalaze se u odjeljku s uputama za instalaciju ispod alata.
Je li potpis e-pošte isto što i elektronički (digitalni) potpis dokumenta?
Ne. Potpis e-pošte iz ovog alata je oblikovani tekstualni i HTML blok (ime, kontakt podaci, logo) koji se automatski dodaje na kraj poruke — služi za predstavljanje i kontakt informacije. Elektronički potpis dokumenta (npr. kvalificirani elektronički potpis prema eIDAS uredbi) pravno je sredstvo za potvrdu identiteta potpisnika ugovora ili drugog dokumenta i zahtijeva poseban certifikat — ova dva pojma ne treba miješati.
Mogu li isti generator email potpisa koristiti za cijeli tim ili tvrtku?
Da. Preporučujemo da svi zaposlenici koriste isti predložak i istu naglašenu boju radi dosljednog izgleda, dok svatko unosi svoje ime, radno mjesto i kontakt podatke. Gotov HTML možete podijeliti kolegama zajedno s uputama za njihov email klijent.
Što ako moj email klijent ne podržava HTML potpise?
Svi predlošci izrađeni su klasičnim HTML tablicama s ugrađenim (inline) stilovima, što je format koji podržavaju gotovo svi suvremeni email klijenti — Gmail, Outlook, Apple Mail i Thunderbird. Ako vaš klijent prikaže samo čisti tekst, upotrijebite gumb „Preuzmi .html" i provjerite postavke potpisa unutar klijenta jer je moguće da je opcija za HTML potpise isključena.