Grāmatvedības pakalpojumu vispārīgie noteikumi (paraugs)

Licence ir juridiska prasība, nevis mārketinga apliecinājums

Kopš 2021. gada 1. jūlija ārpakalpojuma grāmatvedības pakalpojumus drīkst sniegt tikai Valsts ieņēmumu dienesta (VID) licencēti pakalpojumu sniedzēji. Licence tiek piešķirta uzņēmumam kopumā, nevis katram tā grāmatvedim atsevišķi, un tās saņemšanai jāpierāda profesionālā kvalifikācija, pieredze, iekšējās kontroles sistēma un profesionālās civiltiesiskās atbildības apdrošināšana.

Vienam uzņēmuma darbiniekam jābūt atbildīgajam grāmatvedim, kas atbilst likumā noteiktajai izglītības un pieredzes prasībai. Licences derīgums ir atkarīgs no ikgadējas apdrošināšanas polises atjaunošanas, kas VID jāiesniedz caur EDS — licence, kas izsniegta reiz, nepaliek spēkā automātiski.

VID uztur publisku licencēto ārpakalpojuma grāmatvežu reģistru. Klients var pats pārbaudīt biroja licences statusu neatkarīgi no tā, ko birojs apgalvo — tāpēc šie noteikumi nosauc licences numuru, nevis tikai apliecina tās esamību.

Trīs dažādi glabāšanas termiņi zem viena vārda

Attaisnojuma dokumentiem — rēķiniem, čekiem, bankas izrakstiem — glabāšanas termiņš ir pieci gadi. Darba samaksas aprēķiniem ar sadalījumu pa gadiem un mēnešiem termiņš ir 10 gadi. Inventarizācijas sarakstiem, grāmatvedības reģistriem un grāmatvedības organizācijas dokumentiem termiņš arī ir 10 gadi.

Gada pārskatiem termiņš nav skaitlis: tie jāglabā līdz uzņēmuma reorganizācijai vai darbības izbeigšanai. Praksē tas nozīmē glabāšanu visu uzņēmuma pastāvēšanas laiku, nevis noteiktu gadu skaitu.

Kļūda, ko šis paraugs novērš, ir viena glabāšanas termiņa piemērošana visiem dokumentiem. Sadaļa par dokumentu glabāšanu nosauc katru dokumentu veidu atsevišķi ar tam atbilstošo termiņu.

PVN deklarācija — 20 dienas, bez pagarinājuma, pat ja darījumu nav bijis

Reģistrēts PVN maksātājs iesniedz PVN deklarāciju VID 20 dienu laikā pēc taksācijas perioda beigām, izmantojot EDS. Deklarācija jāiesniedz arī tad, ja taksācijas periodā ar nodokli apliekamu darījumu nav bijis.

Tas ir īsākais un stingrākais termiņš, ar kuru birojs strādā regulāri, un tas nesakrīt ar gada pārskata vai iedzīvotāju ienākuma nodokļa termiņiem. Klienta materiālu novēlota nodošana vienā mēnesī var izraisīt kavējumu, kas neattiecas ne uz vienu citu pakalpojumu.

EDS pilnvara nav notariāli apliecināma, bet tā ir jāreģistrē un jāatsauc

Lai grāmatvedis varētu iesniegt deklarācijas klienta vārdā, klientam jāreģistrē viņu kā sava EDS profila lietotāju un jāpiešķir pilnvara sagatavot vai iesniegt dokumentus. Pilnvarai nav jābūt notariāli apliecinātai — tas atvieglo tās izsniegšanu, taču nemazina nepieciešamību to pareizi noformēt un vēlāk atsaukt.

EDS konta lietotājs var pats atsaukt citam lietotājam piešķirtās piekļuves tiesības savā kontā. Sadarbības beigšanās automātiski neizbeidz iepriekš piešķirto pilnvaru — to jāatsauc atsevišķi.

No 2026. gada 1. janvāra pieslēgšanās EDS ir iespējama tikai ar drošiem elektroniskās identifikācijas līdzekļiem (Smart-ID, eID, eParaksts vai internetbanka), vairs ne ar paroli vien — tas ietekmē to, kā pilnvarotais grāmatvedis praktiski piekļūst sistēmai.

Noteikumu punkti skaidrojumā

Puses un statuss

Biroja nosaukums, licences numurs, atbildīgais grāmatvedis un versijas datums, kā arī klienta rekvizīti.

Pasūtītie pakalpojumi

Katrs pakalpojums ar savu slēdzi — grāmatvedības uzskaite, gada pārskats, iedzīvotāju ienākuma nodoklis, PVN, darba samaksa, komercreģistra izmaiņas, konsultācijas.

Licences statuss un apdrošināšana

Licences numurs, atbildīgais grāmatvedis un apdrošināšanas atjaunošanas kārtība — juridiska prasība kopš 2021. gada, nevis papildu informācija.

Klienta pienākumi

Dokumentu iesniegšanas termiņi un pienākums sniegt pilnīgu un patiesu informāciju, uz kā balstās deklarācijas.

Atlīdzība un norēķini

Stundas likme, mēneša maksa vai pakete — parādās tikai izvēlētais modelis ar tam atbilstošajiem laukiem.

EDS pilnvaras

Kāda pilnvara tiek piešķirta, un ka klientam tā jāatsauc atsevišķi, ja sadarbība beidzas.

Dokumentu glabāšana

Katra dokumentu veida glabāšanas termiņš atsevišķi — pieci gadi, 10 gadi vai līdz uzņēmuma darbības izbeigšanai.

Noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas novēršana (izvēles)

Klienta izpētes pasākumi, ja birojs ir pakļauts attiecīgajam likumam.

Atbildības ierobežojums (izvēles)

Atbildības maksimālā summa, ja par to panākta vienošanās.

Konfidencialitāte

Informācijas neizpaušana trešajām personām bez klienta piekrišanas vai likumā noteikta pienākuma.

Personas datu apstrāde (izvēles)

Apstrādes nolūks un juridiskais pamats, ja pakalpojums ietver personas datu apstrādi.

Darbības termiņš un izbeigšana

Uzteikuma termiņš un kārtība, kādā līgums izbeidzams.

Piemērojamie tiesību akti un strīdi

Latvijas tiesību akti un strīdu izšķiršanas vieta.

Piekrišana

Parakstu vieta, kas noteikumus pārvērš par saistošu vienošanos.

Ko nedrīkst palaist garām

Pirms noteikumu izsniegšanas pārbaudiet biroja licences statusu un spēkā esošos tiesību aktus.

• Norādiet licences numuru, nevis tikai apgalvojiet, ka birojs ir licencēts

  Kopš 2021. gada 1. jūlija ārpakalpojuma grāmatvedības pakalpojumus drīkst sniegt tikai VID licencēti sniedzēji. VID uztur publisku reģistru, kurā klients var pats pārbaudīt licences statusu.

  Valsts ieņēmumu dienests — Licence ārpakalpojuma grāmatvežiem

• Norādiet katra dokumentu veida glabāšanas termiņu atsevišķi

  Attaisnojuma dokumentiem termiņš ir pieci gadi, darba samaksas aprēķiniem un grāmatvedības reģistriem — 10 gadi, bet gada pārskatiem — līdz uzņēmuma darbības izbeigšanai. Viena termiņa piemērošana visiem dokumentiem ir nepareiza.

  Grāmatvedības likums, 10. pants

• Nosauciet PVN deklarācijas 20 dienu termiņu atsevišķi no citiem termiņiem

  Reģistrēts nodokļa maksātājs iesniedz PVN deklarāciju 20 dienu laikā pēc taksācijas perioda beigām, izmantojot EDS, arī tad, ja darījumu nav bijis.

  VID — Metodiskais materiāls par PVN deklarāciju

• Precizējiet EDS pilnvaras noformēšanu un atsaukšanu

  Pilnvarai nav jābūt notariāli apliecinātai, taču klientam tā jāreģistrē EDS un pēc sadarbības beigām jāatsauc pašam — tā automātiski neizbeidzas.

  VID — EDS informatīvie materiāli

• Nesolieties par atbildību, ko birojs nevar segt

  Ja noteikumos iekļauts atbildības ierobežojums, tam jāatbilst biroja profesionālās civiltiesiskās atbildības apdrošināšanas segumam, kas ir licences priekšnoteikums.

• Atjauniniet noteikumus, ja mainās apdrošināšanas polise vai atbildīgais grāmatvedis

  Licences derīgums ir atkarīgs no ikgadējas apdrošināšanas atjaunošanas — noteikumu versijas datumam jāatspoguļo pēdējā pārbaudītā informācija.

Kā aizpildīt noteikumus

1. Ievadiet biroja datus un licences numuru. Nosaukums, adrese, atbildīgais grāmatvedis, licences numurs un versijas datums.
2. Atzīmējiet pasūtītos pakalpojumus. Katram pakalpojumam ir savs slēdzis — ieslēdziet tikai tos, par kuriem panākta vienošanās.
3. Izvēlieties atlīdzības modeli. Stundas likme, mēneša maksa vai pakete — parādās tikai atbilstošie lauki.
4. Norādiet EDS pilnvaras apjomu. Kas tiek pilnvarots un kādām darbībām, ar norādi, ka klientam pilnvara jāatsauc atsevišķi.
5. Pārbaudiet glabāšanas termiņus. Pārliecinieties, ka katram dokumentu veidam ir pareizais termiņš, nevis viens vispārīgs skaitlis.
6. Lejupielādējiet un parakstiet. Lejupielādējiet Word vai PDF formātā, pārbaudiet un parakstiet abas puses.

Biežāk uzdotie jautājumi

Saistītie paraugi

• Grāmatvedības pakalpojumu izbeigšana (vēstules paraugs)