Grāmatvedības pakalpojumu izbeigšana (vēstules paraugs)

Viens pēdējais termiņš katram pakalpojumam, jo termiņi nesakrīt

Birojs var būt sagatavojis iepriekšējā gada pārskatu, iesniedzis iepriekšējā perioda iedzīvotāju ienākuma nodokļa deklarāciju, nosūtījis pēdējo PVN deklarāciju un tikko esot darba samaksas aprēķina vidū. Teikums „pasūtījums izbeidzas nekavējoties“ atstāj katru šo pavedienu vaļā — un īsākā cikla pakalpojumi ir visbīstamākie.

PVN deklarācija jāiesniedz 20 dienu laikā pēc taksācijas perioda beigām, bez pagarinājuma iespējas. Nepamanīts periods nozīmē kavējuma naudu uzreiz. Gada pārskats, par ko runā visvairāk, ir šeit vismazāk laika kritiskais punkts.

Paraugs tāpēc pieprasa divus datus par katru minēto pakalpojumu: pēdējo apstrādāto periodu un iesniegšanas vai nodošanas datumu. Katrs pakalpojums raksta savu pēdējo termiņu ar skaidru piebildi, ka vēlākie periodi vairs neietilpst pasūtījumā, un atsevišķa sadaļa uzskaita termiņus, kas iestājas pēc pēdējā termiņa.

EDS pilnvara neizbeidzas pati no sevis

Pilnvara neizbeidzas automātiski, kad pasūtījums beidzas. Ikviena EDS piešķirtā pilnvara ietver reālu piekļuvi klienta nodokļu datiem, nevis formalitāti.

EDS konta lietotājs var pats atsaukt citam lietotājam piešķirtās piekļuves tiesības savā kontā. Ja to skaidri neizdara, iepriekšējais birojs var saglabāt piekļuvi klienta datiem arī pēc sadarbības beigām.

Ieteicamā secība ir vispirms piešķirt piekļuves tiesības jaunajam birojam un tikai tad atsaukt vecā biroja tiesības, lai neveidotos periods, kurā nevienam nav derīgas pilnvaras deklarāciju iesniegšanai.

Glabāšanas pienākums paliek klientam, un tas ir atkarīgs no dokumenta veida

Glabāšanas pienākums ir klientam, nevis birojam, un biroja maiņa to nemaina. Attaisnojuma dokumentiem termiņš ir pieci gadi, darba samaksas aprēķiniem un grāmatvedības reģistriem — 10 gadi, bet gada pārskatiem — līdz uzņēmuma reorganizācijai vai darbības izbeigšanai.

Ja materiāls ir digitāls, izšķiroša ir piekļuves saglabāšana. Ja grāmatvedības sistēmas abonements ir vecā biroja vārdā, tā beigšanās var pārtraukt piekļuvi dokumentiem, kurus klientam jāglabā un jāuzrāda pārbaudes gadījumā. Tas atklājas parasti tikai mēnešus vēlāk.

Vēstulē tam ir atsevišķa sadaļa: kuri faili tiek nodoti un kādā formātā, uz kā vārda ir sistēmas abonements, un kas notiek ar piekļuvi vēsturiskajiem datiem.

Dokumentu nodošana, darba apturēšana un konfidencialitāte

Klienta iesniegtie dokumenti ir klienta īpašums un tiek nodoti. Biroja paša darba materiāli, aprēķini un iekšējās piezīmes paliek biroja īpašumā. Rezultāti, par kuriem klients ir samaksājis, pieder klientam. Viens teikums, kurā birojs pieprasa visu „arhīvu“ kā savu, ir nepareizs visos trīs punktos.

Maksājuma neveikšanas gadījumā pareizais līdzeklis ir darba apturēšana pēc brīdinājuma, nevis dokumentu aizturēšana. Klienta paša dokumenti nav atlīdzības nodrošinājums, un to aizturēšana tieši pirms PVN deklarācijas termiņa pārvieto strīdu jomā, kurā birojs nevar uzvarēt.

Konfidencialitāte paliek spēkā arī pēc izbeigšanas. Informācijas nodošana jaunajam birojam tāpēc prasa klienta piekrišanu, un vēstules beigās esošais apstiprinājums to nodrošina. Jaunā biroja pašam klienta izpētes pasākumi saskaņā ar noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas novēršanas likumu ir tā paša pienākums un nepāriet ar pasūtījumu.

Vēstules punkti skaidrojumā

Vēstules virziens

Uzteikums no klienta puses vai izbeigšana no biroja puses. Visi atšķirīgie punkti — pamatojums, lūgumi, piekrišanas, paraksti — mainās automātiski.

Pamatojums un pēdējā diena

Nosaka, kurš līgums tiek izbeigts, saskaņoto uzteikuma termiņu un no tā izrietošo pēdējo dienu.

Izbeigšanas veids

Izbeigšana noteiktā dienā vai izbeigšana pēc skaidri norādīto nepabeigto darbu pabeigšanas. Otrā izvēle atver sarakstu — vienīgais veids, kā apņemties pabeigt darbu, neradot pretrunu ar pēdējo dienu.

Pakalpojumi un pēdējais termiņš katram

Viens slēdzis katram pakalpojumam — gada pārskats, iedzīvotāju ienākuma nodoklis, PVN, darba samaksa, grāmatvedības uzskaite, komercreģistra izmaiņas — ar pēdējo apstrādāto periodu un iesniegšanas datumu.

Gaidāmie termiņi

Kas iestājas pēc pēdējās dienas un pie kā tas paliek, ar piebildi, ka jaunajam birojam pašam jāpārskata termiņi.

Dokumenti, sistēmas un glabāšana

Kuri faili tiek nodoti un kādā formātā, uz kā vārda ir sistēmas abonements, un glabāšanas termiņi pēc dokumenta veida.

EDS pilnvaras

Vecā biroja piekļuves tiesību atsaukšana un jaunajam birojam piešķiršana, ar ieteicamo secību.

Dokumentu nodošana

Klienta dokumentu atgriešana, biroja darba materiāli kā tā paša īpašums, nodošanas termiņš un brīdinājums pirms iznīcināšanas.

Nesamaksātā atlīdzība (izvēles)

Summa un maksājuma termiņš, darba apturēšana kā līdzeklis, nevis klienta dokumentu aizturēšana.

Nodošana un konfidencialitātes atbrīvojums

Rakstiska piekrišana saziņai ar jauno biroju, ar piebildi, ka tā pašas izpētes pasākumi ir tā paša pienākums.

Konfidencialitāte, atbildība un piemērojamie tiesību akti

Konfidencialitāte paliek spēkā, saskaņotie atbildības ierobežojumi paliek spēkā par jau paveikto darbu, Latvijas tiesību akti.

Saņēmēja apstiprinājums

Paraksta vieta, kas piekrišanu un pēdējos termiņus pārvērš par vienošanos, nevis vienpusēju apgalvojumu.

Ko nedrīkst palaist garām

Pirms vēstules nosūtīšanas pārbaudiet pasūtījumu un spēkā esošos tiesību aktus.

• Norādiet pēdējo termiņu katram pakalpojumam

  PVN deklarācija jāiesniedz 20 dienu laikā pēc taksācijas perioda beigām. Vēstule, kas izbeidz pasūtījumu „nekavējoties“ bez pakalpojumu nošķiršanas, atstāj vaļā tieši tos pavedienus, kas nepacieš kavēšanos.

  VID — Metodiskais materiāls par PVN deklarāciju

• Atsauciet EDS pilnvaru skaidri

  EDS konta lietotājs var pats atsaukt piešķirtās piekļuves tiesības savā kontā — tās neizbeidzas automātiski, kad pasūtījums beidzas.

  VID — EDS informatīvie materiāli

• Ievērojiet glabāšanas termiņus nodošanas brīdī

  Attaisnojuma dokumentiem termiņš ir pieci gadi, darba samaksas aprēķiniem un grāmatvedības reģistriem — 10 gadi, gada pārskatiem — līdz uzņēmuma darbības izbeigšanai. Pienākums ir klientam, tāpēc īss nodošanas termiņš nav pamats kaut ko iznīcināt.

  Grāmatvedības likums, 10. pants

• Precizējiet, uz kā vārda ir sistēmas abonements

  Ja digitālā materiāla sistēma ir pasūtīta vecā biroja vārdā, tās beigšanās var pārtraukt piekļuvi dokumentiem, kurus klientam jāglabā un jāuzrāda pārbaudes gadījumā.

• Neaizturiet dokumentus darba apturēšanas vietā

  Maksājuma neveikšanas gadījumā pareizais līdzeklis ir darba apturēšana pēc brīdinājuma. Klienta iesniegtie dokumenti ir klienta īpašums, un to aizturēšana tieši pirms PVN termiņa pārvieto atlīdzības strīdu jomā, kurā birojs nevar uzvarēt.

• Saņemiet piekrišanu nodošanai rakstiski

  Konfidencialitāte paliek spēkā arī pēc izbeigšanas, tāpēc informācijas nodošana jaunajam birojam prasa klienta piekrišanu; vēstules beigās esošais apstiprinājums tieši tam ir domāts.

Kā sagatavot vēstuli

1. Izvēlieties virzienu. Uzteikums no klienta puses vai izbeigšana no biroja puses. Tas nosaka pamatojumu, lūgumus un piekrišanas.
2. Izlasiet pasūtījumu pirms rakstīšanas. Pierakstiet līguma datumu un saskaņoto uzteikuma termiņu, lai pēdējā diena būtu pareiza, nevis vienkārši vēstules datums.
3. Aizpildiet puses un izbeigšanas veidu. Sūtītājs, saņēmējs, datums, atsauce un izbeigšana noteiktā dienā vai pēc norādīto darbu pabeigšanas.
4. Norādiet pēdējo termiņu katram pakalpojumam. Pēdējais apstrādātais periods un iesniegšanas datums katram pakalpojumam. Pēc tam uzskaitiet vēlākos termiņus.
5. Sakārtojiet dokumentus, sistēmas un pilnvaras. Kuri faili tiek nodoti, uz kā vārda ir sistēmas abonements, un kuras pilnvaras jāatsauc — pareizā secībā.
6. Nosūtiet un saglabājiet parakstīto apstiprinājumu. Lejupielādējiet Word vai PDF formātā, nosūtiet ar lūgumu parakstīt un saglabājiet apstiprinājumu — tā ir piekrišana, kas padara nodošanu iespējamu.

Biežāk uzdotie jautājumi

Saistītie paraugi

• Grāmatvedības pakalpojumu vispārīgie noteikumi (paraugs)