Invoice24 Logo

Δημιουργός υπογραφής email

Δημιουργήστε μια επαγγελματική υπογραφή email σε HTML, συμβατή με όλα τα προγράμματα αλληλογραφίας, και επικολλήστε την απευθείας στο Gmail, το Outlook, το Apple Mail ή το Thunderbird — δωρεάν, χωρίς λογαριασμό και χωρίς υδατογράφημα.

Προσωπικά στοιχεία

Στοιχεία επικοινωνίας

Φωτογραφία

Λογότυπο

Σύνδεσμοι κοινωνικών δικτύων

Banner

Νομική επισήμανση

Στυλ

Επιλέξτε πρότυπο

Κάθε πρότυπο είναι χτισμένο με πίνακες και ενσωματωμένα (inline) στυλ και λειτουργεί αξιόπιστα στο Gmail, το Outlook, το Apple Mail και το Thunderbird.

Minimal

Modern

Corporate

With photo

Creative

Προεπισκόπηση σε πραγματικό χρόνο

Accent Rail

Πώς να προσθέσετε την υπογραφή στο πρόγραμμα αλληλογραφίας σας

Επιλέξτε το πρόγραμμα αλληλογραφίας σας για έναν αναλυτικό οδηγό βήμα προς βήμα.

  1. Ανοίξτε το Gmail σε υπολογιστή και πατήστε το εικονίδιο γραναζιού πάνω δεξιά.
  2. Επιλέξτε «Προβολή όλων των ρυθμίσεων».
  3. Παραμείνετε στην καρτέλα «Γενικά» και κατεβείτε στην ενότητα «Υπογραφή».
  4. Πατήστε «Δημιουργία νέας», δώστε ένα όνομα στην υπογραφή σας και επικολλήστε το περιεχόμενο που αντιγράψατε από το εργαλείο.
  5. Βεβαιωθείτε ότι η νέα υπογραφή είναι επιλεγμένη ως προεπιλογή για νέα μηνύματα και για απαντήσεις/προωθήσεις, αν το επιθυμείτε.
  6. Κατεβείτε στο τέλος της σελίδας και πατήστε «Αποθήκευση αλλαγών».

Δημιουργία υπογραφής email: πλήρης οδηγός για επαγγελματίες και εταιρείες στην Ελλάδα

Η υπογραφή email είναι συχνά το μόνο κομμάτι εταιρικής ταυτότητας που βλέπει ένας πελάτης, προμηθευτής ή συνεργάτης σε κάθε μήνυμα που στέλνετε — πολύ πιο συχνά από ό,τι βλέπει την επαγγελματική σας κάρτα ή τον ιστότοπό σας. Μια καλοσχεδιασμένη υπογραφή μεταφέρει αξιοπιστία και επαγγελματισμό, ενώ μια πρόχειρη ή ασυνεπής υπογραφή —με διαφορετική γραμματοσειρά σε κάθε τμήμα, παραμορφωμένο λογότυπο ή στοιχεία επικοινωνίας που λείπουν— υπονομεύει την πρώτη εντύπωση πριν καν διαβαστεί το περιεχόμενο του email.

Το εργαλείο αυτό σας επιτρέπει να φτιάξετε μια πλήρως επαγγελματική υπογραφή σε HTML μέσα σε λίγα λεπτά: επιλέγετε ένα από τα διαθέσιμα πρότυπα, συμπληρώνετε τα στοιχεία σας σε μια απλή φόρμα, βλέπετε ζωντανή προεπισκόπηση σε φωτεινή και σκοτεινή λειτουργία, σε υπολογιστή και σε κινητό, και στο τέλος αντιγράφετε την υπογραφή με ένα κλικ. Δεν απαιτείται εγγραφή, δεν υπάρχει υδατογράφημα και δεν υπάρχει κανένα όριο στον αριθμό των υπογραφών που μπορείτε να δημιουργήσετε — κάτι σπάνιο ανάμεσα στα αντίστοιχα εργαλεία που συνήθως κλειδώνουν τα καλύτερα πρότυπα πίσω από συνδρομή.

Παρακάτω θα βρείτε έναν αναλυτικό οδηγό για το πώς φαίνεται μια σωστή επαγγελματική υπογραφή στην ελληνική αγορά, τι πρέπει να προσέξετε σε εικόνες και λογότυπα ώστε να μη «σπάει» η εμφάνιση σε κινητό, τι ακριβώς υποχρεούστε να αναγράφετε από τον νόμο (ΑΦΜ και Γ.Ε.ΜΗ.) και βήμα-βήμα οδηγίες εγκατάστασης της υπογραφής σας σε Gmail, Outlook, Apple Mail, Thunderbird και σε κινητές συσκευές.

Πώς φαίνεται μια επαγγελματική υπογραφή email στην ελληνική επιχειρηματική κουλτούρα

Στην ελληνική αγορά, όπου το τηλέφωνο εξακολουθεί να είναι κυρίαρχο κανάλι επικοινωνίας ακόμη και μετά την καθιέρωση του email, μια υπογραφή που δείχνει καθαρά σταθερό τηλέφωνο και κινητό δίνει στον παραλήπτη μια εναλλακτική, πιο άμεση οδό επικοινωνίας και ενισχύει την αίσθηση ότι πίσω από το email υπάρχει πραγματικός άνθρωπος και πραγματική επιχείρηση. Η θέση εργασίας (π.χ. «Διευθύντρια Μάρκετινγκ», «Οικονομικός Διευθυντής») έχει επίσης σημασία σε μια επιχειρηματική κουλτούρα που δίνει βάρος στην ιεραρχία και στο ποιος έχει την αρμοδιότητα να απαντήσει ή να αποφασίσει.

Η πλήρης επωνυμία της εταιρείας μαζί με τη νομική της μορφή (Α.Ε., Ε.Π.Ε., Ι.Κ.Ε., Ο.Ε.) και η διεύθυνση της έδρας δείχνουν φυσική παρουσία και σοβαρότητα — κάτι που βοηθά ιδιαίτερα σε πρώτη επικοινωνία με νέο πελάτη ή προμηθευτή. Πολλές ελληνικές επιχειρήσεις, ιδίως οικογενειακές ή μικρομεσαίες, προτιμούν μια πιο συντηρητική αισθητική στην υπογραφή τους: ένα λογότυπο, ένα χρώμα έμφασης που ταιριάζει με την εταιρική ταυτότητα, και όχι υπερβολικά banner ή διαφημιστικά στοιχεία που μπορεί να δείχνουν λιγότερο σοβαρά.

Τέλος, μια συνεπής υπογραφή σε όλους τους υπαλλήλους —ίδιο πρότυπο, ίδιο χρώμα, ίδια διάταξη— μεταφέρει την αίσθηση οργανωμένης εταιρείας. Αυτό έχει ιδιαίτερη αξία όταν η αλληλογραφία σας φτάνει σε δημόσιους φορείς, τράπεζες ή θεσμικούς πελάτες, όπου η πρώτη εντύπωση οργάνωσης παίζει ρόλο στην αξιοπιστία της επιχείρησης.

Σωστές πρακτικές και λάθη για εικόνες, μέγεθος λογότυπου και εμφάνιση σε κινητό

  • Κρατήστε το πλάτος του λογότυπου στα 150–200 pixel το πολύ και αφήστε το ύψος να προσαρμόζεται αναλογικά — ένα λογότυπο που παραμορφώνεται (τεντωμένο ή πλατυσμένο) υποβαθμίζει αμέσως την εικόνα της εταιρείας.
  • Χρησιμοποιήστε PNG με διαφανές φόντο για το λογότυπο, ώστε να προσαρμόζεται σε φωτεινό και σκοτεινό φόντο, και JPEG για τη φωτογραφία προσώπου.
  • Κρατήστε τη φωτογραφία προσώπου σε μικρό, τετράγωνο ή κυκλικό μέγεθος (γύρω στα 80×80 pixel) — μεγαλύτερες φωτογραφίες κάνουν την υπογραφή να φαίνεται δυσανάλογη σε σχέση με το κείμενο του email.
  • Αποφύγετε τα μεγάλα banner με προσφορές ή εκδηλώσεις σε κάθε email: αυξάνουν το μέγεθος του μηνύματος, φορτώνουν αργά σε κινητή σύνδεση δεδομένων και αυξάνουν την πιθανότητα να σημανθεί το email ως ανεπιθύμητο.
  • Ελέγξτε πάντα την υπογραφή και σε σκοτεινή λειτουργία (dark mode) πριν τη χρησιμοποιήσετε — ένα χρώμα έμφασης ή κείμενο που φαίνεται καλά σε λευκό φόντο μπορεί να γίνει δυσανάγνωστο σε σκούρο φόντο.
  • Μην χρησιμοποιείτε κινούμενες εικόνες GIF στην υπογραφή· εκτός από το ότι δεν υποστηρίζονται σε όλα τα προγράμματα αλληλογραφίας, δίνουν μη επαγγελματική εντύπωση σε επιχειρηματική αλληλογραφία.
  • Δοκιμάστε πάντα πώς φαίνεται η υπογραφή σε κινητό (iOS Mail, Gmail για Android): τα στοιχεία πρέπει να στοιβάζονται καθαρά το ένα κάτω από το άλλο και όχι να «κόβονται» οριζόντια στην άκρη της οθόνης.
  • Φιλοξενήστε τις εικόνες σας (λογότυπο, φωτογραφία, banner) σε προσβάσιμο https URL αντί να τις επισυνάπτετε ως αρχείο· έτσι αποφεύγετε διπλά συνημμένα και εξασφαλίζετε ότι η εικόνα φορτώνει σωστά σε κάθε πρόγραμμα αλληλογραφίας.

Αναλυτικός οδηγός: αναγραφή ΑΦΜ και Γ.Ε.ΜΗ. στην υπογραφή email

Όπως αναφέρεται και παραπάνω, οι ελληνικές εταιρείες (κυρίως Α.Ε., Ε.Π.Ε. και Ι.Κ.Ε.) υποχρεούνται να αναγράφουν συγκεκριμένα στοιχεία σε κάθε εμπορική τους αλληλογραφία, συμπεριλαμβανομένων των email. Ο Αριθμός Φορολογικού Μητρώου (ΑΦΜ) είναι ο 9ψήφιος αριθμός που χορηγεί η Ανεξάρτητη Αρχή Δημοσίων Εσόδων (ΑΑΔΕ) σε κάθε φορολογούμενο, φυσικό ή νομικό πρόσωπο, ενώ ο αριθμός Γενικού Εμπορικού Μητρώου (Γ.Ε.ΜΗ.) είναι ο μοναδικός αριθμός καταχώρισης της εταιρείας στο εθνικό μητρώο επιχειρήσεων και έχει συνήθως τη μορφή 12ψήφιου κωδικού.

Για παράδειγμα, μια εταιρεία με την επωνυμία «Εταιρεία Παράδειγμα Ε.Π.Ε.» θα πρέπει να συμπεριλαμβάνει στην υπογραφή email της κάτι αντίστοιχο με: «ΑΦΜ: 123456789, Γ.Ε.ΜΗ.: 987654321000, Έδρα: Λεωφόρος Συγγρού 10, 117 43 Αθήνα». Αυτά τα στοιχεία μπαίνουν συνήθως ως μικρό κείμενο (footer) στο κάτω μέρος της υπογραφής, κάτω από τα κύρια στοιχεία επικοινωνίας, ακριβώς όπως στο πεδίο «Κείμενο νομικής επισήμανσης» αυτού του εργαλείου.

Η υποχρέωση αυτή, όπως προκύπτει από το εταιρικό δίκαιο (ενδεικτικά τον Ν. 4548/2018 για τις ανώνυμες εταιρείες), αφορά κάθε έγγραφο ή επικοινωνία που φέρει την επωνυμία της εταιρείας προς τρίτους — άρα καλύπτει ρητά και τα email. Οι ατομικές επιχειρήσεις δεν έχουν την ίδια ρητή υποχρέωση Γ.Ε.ΜΗ., ωστόσο η αναγραφή του ΑΦΜ παραμένει καλή πρακτική αξιοπιστίας ακόμη και για αυτές.

Ενιαία υπογραφή σε όλη την επιχείρηση, μήνυμα εκτός γραφείου και προστασία προσωπικών δεδομένων

Όταν μια επιχείρηση έχει περισσότερους από έναν υπαλλήλους, αξίζει να «κλειδώσετε» ένα κοινό πρότυπο υπογραφής (ίδιο layout, ίδιο χρώμα έμφασης, ίδια θέση λογότυπου) και να το μοιραστείτε ως αρχείο .html με το τμήμα ΙΤ ή HR, ώστε να το εφαρμόσουν όλοι με τα δικά τους προσωπικά στοιχεία. Αυτό αποτρέπει το φαινόμενο να στέλνει κάθε υπάλληλος διαφορετικού στυλ υπογραφή προς τους ίδιους πελάτες.

Στο μήνυμα απουσίας (out-of-office), διατηρήστε την ίδια υπογραφή κάτω από ένα σύντομο μήνυμα του τύπου «Βρίσκομαι εκτός γραφείου έως τις [ημερομηνία]. Για επείγοντα θέματα επικοινωνήστε με [όνομα/email]» — έτσι ο παραλήπτης βλέπει και πάλι όλα τα στοιχεία επικοινωνίας και την εταιρική ταυτότητα, ακόμη κι όταν λείπετε.

Αν η υπογραφή σας περιλαμβάνει προσωπικά δεδομένα πέρα από τα βασικά επαγγελματικά στοιχεία (π.χ. προσωπική φωτογραφία), καλή πρακτική βάσει ΓΚΠΔ/GDPR είναι να προσθέσετε μια σύντομη αναφορά ή σύνδεσμο προς την πολιτική απορρήτου της εταιρείας στο footer, ιδίως αν η αλληλογραφία σας απευθύνεται συχνά σε καταναλωτές εκτός εταιρείας.

Νομικές υποχρεώσεις στα επαγγελματικά email (Ελλάδα)

Οι ελληνικές εταιρείες υποχρεούνται από τον νόμο να αναγράφουν συγκεκριμένα στοιχεία στην εμπορική τους αλληλογραφία, συμπεριλαμβανομένων των email — η υποχρέωση αυτή αφορά ρητά και τις υπογραφές email.

Σύμφωνα με το εταιρικό δίκαιο (π.χ. τον Ν. 4548/2018 για τις ανώνυμες εταιρείες), στην αλληλογραφία πρέπει να αναγράφονται: η πλήρης επωνυμία της εταιρείας με τη νομική της μορφή (Α.Ε., Ε.Π.Ε., Ι.Κ.Ε.), ο αριθμός Γενικού Εμπορικού Μητρώου (Γ.Ε.ΜΗ.), ο Αριθμός Φορολογικού Μητρώου (Α.Φ.Μ.) και η έδρα της εταιρείας.

Τα στοιχεία αυτά είναι ανεξάρτητα από τυχόν υποχρεώσεις ανάρτησης στον ιστότοπο, αλλά παραμένουν υποχρεωτικά σε κάθε εμπορική επικοινωνία, συμπεριλαμβανομένων των email· η παράλειψή τους μπορεί να επισύρει κυρώσεις.

Συχνές ερωτήσεις για τη δημιουργία υπογραφής email

Πώς μπορώ να φτιάξω μια υπογραφή email δωρεάν και χωρίς εγγραφή;
Επιλέξτε ένα πρότυπο από τη συλλογή, συμπληρώστε το όνομα, τη θέση εργασίας, την εταιρεία και τα στοιχεία επικοινωνίας σας στη φόρμα, δείτε τη ζωντανή προεπισκόπηση και πατήστε «Αντιγραφή υπογραφής». Δεν χρειάζεται λογαριασμός, email επιβεβαίωσης ή πιστωτική κάρτα.
Τι κάνει μια υπογραφή email πραγματικά επαγγελματική;
Λίγα, καθαρά στοιχεία (όνομα, θέση, εταιρεία, ένα ή δύο τηλέφωνα, email), συνεπής γραμματοσειρά και ένα μόνο χρώμα έμφασης, μικρό και ευανάγνωστο λογότυπο, και σωστή εμφάνιση τόσο σε φωτεινή όσο και σε σκοτεινή λειτουργία. Η υπερφόρτωση με πολλά banner, εικονίδια ή αποφθέγματα κάνει την υπογραφή να φαίνεται λιγότερο επαγγελματική.
Ποια πρότυπα υπογραφής email είναι διαθέσιμα και πώς διαφέρουν μεταξύ τους;
Το εργαλείο διαθέτει πάνω από 15 πρότυπα, από μινιμαλιστικά με μόνο κείμενο έως πιο πλούσια με φωτογραφία, λογότυπο, banner και εικονίδια κοινωνικών δικτύων. Όλα χτίζονται με πίνακες και ενσωματωμένα (inline) στυλ, τη μορφή HTML που λειτουργεί αξιόπιστα σε όλα τα προγράμματα αλληλογραφίας.
Πώς προσθέτω την υπογραφή στο Gmail ή στο Outlook;
Πατήστε «Αντιγραφή υπογραφής» στο εργαλείο και επικολλήστε την στις ρυθμίσεις υπογραφής του προγράμματος αλληλογραφίας σας. Θα βρείτε αναλυτικό, βήμα-βήμα οδηγό για Gmail, Outlook (κλασικό και νέο), Apple Mail, Thunderbird, iOS και Android ακριβώς κάτω από τον δημιουργό υπογραφών.
Ποια στοιχεία πρέπει υποχρεωτικά να αναγράφει μια ελληνική εταιρεία στην υπογραφή email της;
Σύμφωνα με το εταιρικό δίκαιο (π.χ. τον Ν. 4548/2018 για τις Α.Ε.), τα email πρέπει να αναφέρουν την πλήρη επωνυμία με τη νομική μορφή, τον αριθμό Γ.Ε.ΜΗ., τον ΑΦΜ και την έδρα της εταιρείας. Δείτε την ενότητα «Νομικές υποχρεώσεις» παραπάνω για αναλυτικό παράδειγμα.
Μπορώ να προσθέσω λογότυπο και φωτογραφία στην υπογραφή μου;
Ναι, ανεβάζετε τη φωτογραφία και το λογότυπό σας απευθείας στο εργαλείο, τα τοποθετείτε στο πρότυπο που επιλέξατε και βλέπετε αμέσως πώς φαίνονται στην προεπισκόπηση, σε φωτεινή και σκοτεινή λειτουργία, πριν αντιγράψετε την τελική υπογραφή.
Λειτουργεί η ίδια υπογραφή σε κινητό (iPhone, Android);
Ναι, τα πρότυπα είναι σχεδιασμένα να προσαρμόζονται σε στενότερες οθόνες. Λάβετε υπόψη ότι οι εφαρμογές Mail σε iOS και Gmail σε Android έχουν πιο περιορισμένη υποστήριξη μορφοποίησης HTML σε σχέση με τους υπολογιστές, οπότε ελέγξτε πάντα την εμφάνιση στο κινητό σας μετά την εγκατάσταση.
Χρειάζεται να πληρώσω για να κατεβάσω την υπογραφή μου σε αρχείο .html;
Όχι. Το κουμπί «Λήψη .html» είναι εντελώς δωρεάν, χωρίς υδατογράφημα και χωρίς όριο στον αριθμό των λήψεων, ακριβώς όπως και η αντιγραφή της υπογραφής.