Ukončení účetní zakázky (vzor dopisu)

Prodloužená lhůta pro přiznání odchodem zaniká

Toto je nejpřehlíženější důsledek ukončení účetní zakázky v Česku a nemá obdobu v jiných zemích. Šestiměsíční lhůta pro podání přiznání k dani z příjmů — u kalendářního roku 1. července — se uplatní tam, kde přiznání podává daňový poradce nebo advokát. Prodloužení je tedy vázané na osobu, která podává, ne na klienta.

Od roku 2021 už plná moc nemusí být uložena u správce daně před uplynutím tříměsíční lhůty, musí však být poradci udělena nejpozději v den podání a přiznání musí být poradcem skutečně podáno. Skončí-li spolupráce a podá-li přiznání klient sám, prodloužení se neuplatní a pohlíží se na něj tak, jako by podal po řádném termínu — s pokutou a úrokem z prodlení.

Dopis, který uvádí pouze datum ukončení smlouvy, tento problém nezachytí. Vzor proto obsahuje samostatný bod, kde se uvede, kdo přiznání podá, do kdy a co se stane, pokud se to nestane; klient si tak může včas zajistit jiného poradce, místo aby zjistil až v červenci, že jeho termín nikdy nebyl prodloužen.

Datová schránka: lhůty běží dál, i když se nikdo nepřihlásí

Doručování do datové schránky je druhá česká past. Zpráva je doručena okamžikem přihlášení, a pokud se nikdo nepřihlásí, uplatní se fikce doručení desátým dnem. Lhůty tedy začínají běžet, i když si zprávu nikdo nepřečetl.

Nejtvrdší dopad je u kontrolního hlášení. Je-li výzva správce daně doručena do datové schránky, je od 1. ledna 2023 lhůta pro podání následného kontrolního hlášení sedmnáct kalendářních dnů ode dne dodání výzvy do schránky — počítá se od dodání, nikoli od přečtení. Přechodné období mezi dvěma kancelářemi je přesně ta chvíle, kdy se do schránky nedívá nikdo.

Dopis proto musí říct, kdo schránku sleduje od rozhodného data, komu se zprávy předávají a kdy končí přístup kanceláře. Zároveň je to důvod, proč se přístup ke schránce ruší až po nastavení nového — jinak vznikne mezera, ve které lhůta uplyne bez povšimnutí.

Rozhodné datum u každé služby, protože lhůty nejsou společné

Kancelář mohla zpracovat závěrku za minulé období, podat přiznání za období předchozí, odeslat poslední kontrolní hlášení a být v polovině mzdového období. Věta „zakázka končí okamžitě“ nechává každé z těchto vláken otevřené — a nejrizikovější jsou ta s krátkým cyklem.

Přiznání k DPH a kontrolní hlášení se podávají do 25. dne, u měsíčních plátců každý měsíc; mzdová hlášení mají pevné měsíční termíny. Vynechání jediného období znamená úrok a sankci okamžitě. Účetní závěrka, o níž se mluví nejvíc, je zde bodem nejméně naléhavým.

Vzor proto u každé zaškrtnuté služby žádá dvě informace: naposledy zpracované období a datum podání nebo předání. Každá služba zapíše vlastní rozhodné datum s výslovnou poznámkou, že pozdější období nejsou zahrnuta, a samostatný bod vyjmenuje lhůty, které připadají po rozhodném datu.

Podklady, přístupy a mlčenlivost

Podklady předané klientem jsou majetkem klienta a vydávají se. Pracovní podklady kanceláře, výpočtové sestavy a interní poznámky zůstávají jejím majetkem. Výstupy, které klient zaplatil, patří klientovi. Jedna věta, v níž si kancelář nárokuje celý „spis“, je nesprávná ve všech třech bodech.

Povinnost úschovy je na účetní jednotce, tedy na klientovi: účetní závěrka a výroční zpráva deset let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají, a účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy a účtový rozvrh pět let. Krátká lhůta k vyzvednutí proto není důvodem cokoli skartovat.

Při neplacení je správným nástrojem přerušení práce po oznámení, ne zadržení podkladů. Podklady klienta nejsou zástavou odměny a jejich zadržení právě ve chvíli, kdy běží sedmnáctidenní lhůta u kontrolního hlášení, přenáší spor do pole, kde kancelář nemůže uspět.

Mlčenlivost trvá i po ukončení. Předání informací nástupci proto vyžaduje souhlas klienta a potvrzení na konci dopisu jej získává. Vlastní identifikace a kontrola klienta u nové kanceláře podle předpisů proti legalizaci výnosů z trestné činnosti je naopak její vlastní povinností a se zakázkou nepřechází.

Body dopisu — vysvětlení

Směr dopisu

Výpověď ze strany klienta, nebo ukončení ze strany kanceláře. Všechny odlišné body — důvod, žádosti, souhlasy, podpisy — se přepnou automaticky.

Důvod a datum ukončení

Uvádí, která smlouva se ukončuje, jaká je sjednaná výpovědní doba a jaké datum ukončení z ní vyplývá.

Způsob ukončení

Ukončení k datu, nebo ukončení po dokončení výslovně uvedených prací. Druhá varianta otevře pole pro výčet — jediný způsob, jak se zavázat k dokončení bez rozporu s datem ukončení.

Přiznání k dani z příjmů a prodloužená lhůta

Kdo přiznání podá a do kdy, s upozorněním, že prodloužení je vázané na daňového poradce a odchodem se lhůta vrací na kratší.

Datová schránka

Kdo schránku sleduje po rozhodném datu, kdy končí přístup kanceláře a sedmnáctidenní lhůta u výzvy ke kontrolnímu hlášení, která běží od dodání.

Služby a rozhodné datum u každé z nich

Jeden přepínač na službu — závěrka, přiznání, DPH a kontrolní hlášení, mzdy, vedení účetnictví, korporátní podání — s naposledy zpracovaným obdobím a datem podání.

Lhůty po rozhodném datu

Co připadá po rozhodném datu a na kom to zůstává, s poznámkou, že nástupce má provést vlastní kontrolu lhůt.

Data, systémy a úschova

Které soubory se vydávají a v jakém formátu, na koho je veden systém a co se stane s přístupem k historickým datům, spolu s dobami úschovy.

Plné moci a přístupy

Odvolání plné moci u správce daně, přístupu do datové schránky, do účetního a mzdového systému a do bankovnictví — každý samostatně, s pravidlem pořadí.

Vydání podkladů

Vrácení podkladů klienta, pracovní podklady kanceláře jako její majetek, lhůta k vyzvednutí a oznámení před skartací.

Neuhrazená odměna (volitelně)

Částka a lhůta k úhradě, s přerušením práce jako nástrojem, nikoli se zadržením podkladů klienta.

Předání a zproštění mlčenlivosti

Písemný souhlas k jednání s nástupcem, s poznámkou, že jeho vlastní identifikace a kontrola klienta je jeho povinností.

Potvrzení příjemce

Podpisové místo, které ze souhlasu a z rozhodných dat činí ujednání, a nikoli jednostranné tvrzení.

Co nepřehlédnout

Před odesláním ověřte smlouvu a aktuální znění předpisů.

• Vyřešte prodlouženou lhůtu pro přiznání jako první

  Šestiměsíční lhůta se uplatní tam, kde přiznání podává daňový poradce nebo advokát; plná moc musí být udělena nejpozději v den podání a přiznání musí být poradcem skutečně podáno. Skončí-li spolupráce a podá-li klient sám, pohlíží se na něj tak, jako by podal po řádném termínu, s pokutou a úrokem z prodlení.

  Finanční správa — daň z příjmů fyzických osob

• Určete, kdo sleduje datovou schránku po rozhodném datu

  Zpráva je doručena přihlášením, jinak nastává fikce doručení desátým dnem, takže lhůty běží i tehdy, když si ji nikdo nepřečetl. U výzvy ke kontrolnímu hlášení doručené do schránky je lhůta sedmnáct kalendářních dnů ode dne dodání. Přechod mezi kancelářemi je právě ta chvíle, kdy se do schránky nedívá nikdo.

  Změna lhůty u výzvy ke kontrolnímu hlášení

• Stanovte rozhodné datum u každé služby

  Přiznání k DPH a kontrolní hlášení se u měsíčních plátců podávají do 25. dne každý měsíc a mzdová hlášení mají pevné měsíční termíny; vynechání jediného období znamená úrok a sankci okamžitě. Dopis, který ukončuje zakázku „okamžitě“ bez rozdělení na služby, nechává otevřená právě ta vlákna, která nemohou čekat.

• Odvolejte plné moci a přístupy samostatně

  Plná moc u správce daně, přístup do datové schránky, do účetního a mzdového systému a do bankovnictví nezanikají ukončením zakázky. Nástupce potřebuje vlastní pověření; nepřecházejí spolu se zakázkou. Nejprve udělte nové pověření, potom odvolejte předchozí, aby nenastalo období, kdy nemůže podat nikdo.

• Rozlišujte pětiletou a desetiletou úschovu

  Účetní závěrka a výroční zpráva deset let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají; účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh a přehledy pět let. Povinnost je na účetní jednotce, takže krátká lhůta k vyzvednutí není důvodem cokoli skartovat.

  Zákon o účetnictví — úschova účetních záznamů

• Ujasněte, na koho je veden systém

  Je-li systém s elektronickými záznamy veden na kancelář, jeho ukončení může přerušit přístup k datům, která je účetní jednotka povinna uchovávat a v případě kontroly předložit. Do dopisu proto patří výčet vydávaných souborů, formát a osud přístupu k historickým datům.

• Nezadržujte podklady místo přerušení práce

  Při neplacení je správným nástrojem přerušení práce po oznámení. Podklady předané klientem jsou jeho majetkem a jejich zadržení ve chvíli, kdy běží lhůta u kontrolního hlášení, přenáší spor o odměnu do jiného pole. Pracovní podklady kanceláře naopak zůstávají jejím majetkem.

• Získejte souhlas k předání písemně

  Mlčenlivost trvá i po ukončení, takže předání informací nástupci vyžaduje souhlas klienta; potvrzení na konci dopisu slouží právě tomu. Vlastní identifikace a kontrola klienta u nové kanceláře je její vlastní zákonná povinnost, musí být provedena před započetím spolupráce a nepřechází.

Jak dopis napsat

1. Vyberte směr. Výpověď ze strany klienta, nebo ukončení ze strany kanceláře. Rozhoduje to o důvodu, žádostech a souhlasech.
2. Nejprve si přečtěte smlouvu. Poznamenejte si datum a sjednanou výpovědní dobu, aby datum ukončení bylo správné, a ne totožné s datem dopisu.
3. Vyplňte strany a způsob ukončení. Odesílatel, příjemce, datum, značka a ukončení k datu nebo po dokončení uvedených prací.
4. Vyřešte přiznání a datovou schránku. Kdo přiznání podá a do kdy — prodloužená lhůta je vázaná na poradce — a kdo od rozhodného data sleduje datovou schránku.
5. Stanovte rozhodné datum u každé služby. Naposledy zpracované období a datum podání u každé služby. Poté vyjmenujte lhůty, které připadají později.
6. Odešlete a uložte podepsané potvrzení. Stáhněte Word nebo PDF, odešlete se žádostí o podpis a potvrzení uložte — je to souhlas, který předání umožňuje.

Časté otázky

Související vzory

• Potvrzení o Přijetí — Vzor Dopisu
• Smlouva o Vedení Účetnictví — Vzor
• Všeobecné obchodní podmínky účetní kanceláře (vzor)