Všeobecné obchodní podmínky účetní kanceláře (vzor)

Prodloužená lhůta patří poradci, ne klientovi

Šestiměsíční lhůta pro podání přiznání k dani z příjmů — u kalendářního roku tedy 1. července — se uplatní tam, kde přiznání podává daňový poradce nebo advokát. Od roku 2021 už plná moc nemusí být uložena u správce daně před uplynutím tříměsíční lhůty; musí však být poradci udělena nejpozději v den podání a přiznání musí být poradcem skutečně podáno.

Z toho plyne důsledek, který jiné trhy nemají: prodloužení je vázané na osobu, která podává, a nikoli na klienta. Jestliže spolupráce skončí a přiznání nakonec podá klient sám, pohlíží se na něj tak, jako by podával po řádném termínu — s pokutou a úrokem z prodlení, přestože si termín „prodloužil“ v dobré víře.

Podmínky proto tento bod neuvádějí jako informaci, ale jako rozdělení odpovědnosti: kdo přiznání podává, do jakého dne, a co se stane, pokud zakázka skončí dříve. Ve vzoru je k tomu volitelný bod s polem na termín podání a s výslovným upozorněním, že samo ukončení spolupráce lhůtu vrací na tříměsíční, respektive čtyřměsíční u elektronického podání.

Datová schránka: lhůta běží, i když se nikdo nepřihlásil

Doručování do datové schránky je pro české zakázky rozhodující a bývá v podmínkách přehlížené. Doručeno je okamžikem přihlášení, a pokud se nikdo nepřihlásí, uplatní se fikce doručení desátým dnem. Lhůty tedy začínají běžet bez toho, aby to kdokoli zaznamenal.

Nejtvrdší dopad je u kontrolního hlášení. Je-li výzva správce daně doručena do datové schránky, je od 1. ledna 2023 lhůta pro podání následného kontrolního hlášení sedmnáct kalendářních dnů ode dne dodání výzvy do datové schránky — počítá se od dodání, nikoli od skutečného přečtení. Dříve to bylo pět pracovních dnů od doručení, tedy s fikcí doručení fakticky ještě později.

Podmínky proto musí říct, kdo datovou schránku sleduje, jak často a co se děje při dovolené nebo nemoci. Vzor k tomu má samostatný bod s polem na frekvenci kontroly a s rozdělením odpovědnosti: kancelář odpovídá za to, co jí bylo předáno, klient za to, že přístup a pověření skutečně existují. Bez tohoto ujednání se z technického detailu stává spor o promeškanou lhůtu.

Úschova je dvojí, a od roku 2026 se mění pravidla kolem ní

Doby úschovy jsou dvě a jejich záměna vede k tomu, že se skartuje něco, co mělo být uchováno. Účetní závěrka a výroční zpráva se uchovávají deset let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají. Účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh a přehledy se uchovávají pět let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají — stejně jako záznamy o způsobu vedení účetnictví.

Povinnost je na účetní jednotce, tedy na klientovi, ne na kanceláři. Podmínky proto musí uvést, kdo záznamy skutečně uchovává, v jaké formě a co se stane po ukončení zakázky. Zaniká-li účetní jednotka, přecházejí povinnosti na právního nástupce, insolvenčního správce nebo likvidátora; zemře-li osoba, která záznamy vedla, přecházejí na dědice.

Aktuální kontext je vhodné uvést správně, protože se o něm často mluví nepřesně. Od 1. ledna 2026 je účinná novela, která mění stávající zákon o účetnictví a navazující předpisy. Zcela nový zákon o účetnictví — rekodifikace s pojmem daňová hodnota a s dopadem do řady dalších zákonů — je v legislativním procesu, ale jeho účinnost se odkládá. Vzor proto mluví o novele a nikoli o novém zákoně a doporučuje ověřit stav ke dni použití.

Postavení kanceláře, odměna a mlčenlivost

Vedení účetnictví není v Česku regulovanou činností se zákonnou profesní mlčenlivostí, zatímco daňové poradenství je samostatná profese s vlastní komorou, povinným pojištěním a zákonnou mlčenlivostí. Kancelář, která si přisvojí ochranu, kterou nemá, si tím sama vytváří riziko.

Vzor proto začíná výběrem postavení: účetní kancelář bez daňového poradce, daňový poradce, nebo účetní kancelář spolupracující s daňovým poradcem. Volba mění text bodu o mlčenlivosti, o zastupování před správcem daně a o tom, kdo může využít prodlouženou lhůtu — protože ta je vázaná právě na poradce.

U odměny nabízí vzor tři modely — hodinovou, měsíční paušál a fixní odměnu za rozsah — a v každém uvádí, co do ní nepatří. Měsíční paušál bez výčtu prací mimo rozsah je nejčastější důvod, proč se práce dělá bez fakturace. Limit odpovědnosti je vyjádřen číslem, ne odkazem na pojistku, a nezahrnuje úmysl ani to, co omezit nelze.

Body podmínek — vysvětlení

Postavení kanceláře

Účetní kancelář, daňový poradce, nebo kancelář spolupracující s poradcem. Volba mění text o mlčenlivosti, o zastupování a o prodloužené lhůtě pro přiznání.

Rozsah zakázky

Zakázka je omezena na zaškrtnuté popisy služeb; nezaškrtnuté služby do zakázky nepatří a jejich lhůty se nesledují.

Popisy služeb

Jeden volitelný popis na službu: vedení účetnictví, účetní závěrka, přiznání k dani z příjmů, DPH a kontrolní hlášení, mzdy, evidence majetku, korporátní podání, poradenství.

Prodloužená lhůta pro přiznání

Volitelný bod, který uvádí, kdo přiznání podává a do kdy, a upozorňuje, že prodloužení je vázané na poradce a při ukončení spolupráce se lhůta vrací.

Datová schránka a doručování

Kdo schránku sleduje a jak často, fikce doručení desátým dnem a sedmnáctidenní lhůta u výzvy ke kontrolnímu hlášení doručené do schránky.

Součinnost klienta a termíny předání

Termíny předání podkladů u každé služby, odpovědnost za správnost údajů a důsledky opožděného předání pro zákonné lhůty.

Odměna a fakturace

Hodinová odměna, měsíční paušál nebo fixní odměna za rozsah, v každém případě s výčtem prací mimo odměnu a s lhůtou splatnosti.

Plné moci a přístupy

Plná moc pro správce daně, přístupy do datové schránky, do účetního a mzdového systému a do bankovnictví — vyjmenované samostatně, s pravidlem pořadí.

Úschova účetních záznamů

Deset let u účetní závěrky a výroční zprávy, pět let u účetních dokladů, knih, odpisových plánů, inventurních soupisů a účtového rozvrhu, obojí od konce účetního období.

Opatření proti legalizaci výnosů z trestné činnosti

Identifikace a kontrola klienta, aktualizace údajů a to, že povinnost vyplývá ze zákona, nikoli ze souhlasu klienta.

Omezení odpovědnosti

Maximální částka vyjádřená číslem, výjimky z omezení a poznámka, že práce byla určena klientovi a nezakládá závazky vůči třetím osobám.

Mlčenlivost a osobní údaje

Mlčenlivost trvá i po ukončení, její rozsah závisí na postavení kanceláře, a zpracování osobních údajů se řídí samostatnou smlouvou.

Trvání a ukončení

Výpovědní doba pro obě strany, přerušení práce po oznámení při neplacení, zákaz zadržování podkladů klienta a určení lhůt u jednotlivých služeb.

Právo a řešení sporů

České právo a místo řešení sporů.

Přijetí

Podpisové místo, které z podmínek činí ujednání, a nikoli jednostranně zaslaný dokument.

Co nepřehlédnout

Před použitím ověřte aktuální znění předpisů a rozsah vlastního pojištění.

• Uveďte, že prodloužená lhůta je vázaná na poradce

  Šestiměsíční lhůta pro přiznání k dani z příjmů se uplatní tam, kde přiznání podává daňový poradce nebo advokát. Od roku 2021 plná moc nemusí být uložena u správce daně předem, ale musí být udělena nejpozději v den podání a přiznání musí být poradcem skutečně podáno — jinak se na poplatníka pohlíží tak, jako by podal po řádném termínu.

  Finanční správa — daň z příjmů fyzických osob

• Ošetřete doručování do datové schránky

  Doručeno je přihlášením, jinak nastává fikce doručení desátým dnem, takže lhůty běží, i když si zprávu nikdo nepřečetl. U výzvy ke kontrolnímu hlášení doručené do datové schránky je od 1. ledna 2023 lhůta pro následné kontrolní hlášení sedmnáct kalendářních dnů ode dne dodání výzvy do schránky.

  Změna lhůty u výzvy ke kontrolnímu hlášení

• Rozlišujte pětiletou a desetiletou úschovu

  Účetní závěrka a výroční zpráva deset let od konce účetního období, kterého se týkají; účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh a přehledy pět let od konce účetního období. Povinnost je na účetní jednotce a při jejím zániku přechází na právního nástupce, insolvenčního správce nebo likvidátora.

  Zákon o účetnictví — úschova účetních záznamů

• Mluvte o novele, ne o novém zákoně

  Od 1. ledna 2026 je účinná novela, která mění stávající zákon o účetnictví a navazující předpisy. Zcela nový zákon o účetnictví je v legislativním procesu, jeho účinnost se však odkládá. Podmínky, které slibují „nový zákon od roku 2026“, jsou proto nepřesné — ověřte stav ke dni použití.

  Ministerstvo financí — nová účetní legislativa

• Nepřisvojujte si mlčenlivost, kterou nemáte

  Daňový poradce má zákonnou profesní mlčenlivost, vlastní komoru a povinné pojištění. Vedení účetnictví není samostatně regulovanou profesí s takovou ochranou; mlčenlivost se opírá o smlouvu a o předpisy o ochraně osobních údajů. Podmínky by to měly rozlišovat.

• Uveďte povinnosti podle předpisů proti legalizaci výnosů jako zákonné

  Účetní a daňoví poradci jsou povinnými osobami podle předpisů proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu. Identifikace, kontrola klienta a aktualizace údajů vyplývají ze zákona a nejsou předmětem dohody s klientem.

• Nezadržujte podklady klienta místo přerušení práce

  Při neplacení je správným nástrojem přerušení práce po oznámení. Podklady předané klientem jsou jeho majetkem; pracovní podklady kanceláře zůstávají jejím majetkem. Zadržení podkladů před lhůtou pro kontrolní hlášení nebo přiznání přenáší spor o odměnu do pole, kde kancelář nemůže uspět.

Jak podmínky připravit

1. Určete postavení kanceláře. Účetní kancelář, daňový poradce, nebo spolupráce s poradcem. Rozhoduje to o mlčenlivosti, zastupování i o prodloužené lhůtě.
2. Zaškrtněte jen služby, které do zakázky patří. Každá služba má vlastní popis. Nezaškrtnuté služby jsou výslovně vyloučeny a jejich lhůty se nesledují.
3. Vyplňte termíny předání podkladů. Zejména u DPH a mezd, kde je cyklus krátký a opoždění se přenáší přímo do zákonné lhůty.
4. Ošetřete datovou schránku. Kdo ji sleduje a jak často. Fikce doručení desátým dnem a sedmnáctidenní lhůta u výzvy ke kontrolnímu hlášení běží bez ohledu na přihlášení.
5. Nastavte odměnu a limit odpovědnosti. Vyberte model odměny, uveďte, co do ní nepatří, a limit vyjádřete číslem.
6. Stáhněte, podepište a uložte. Stáhněte Word nebo PDF, získejte podpis před začátkem práce a podepsaný dokument uložte k dokumentaci klienta.

Časté otázky

Související vzory

• Smlouva o Vedení Účetnictví — Vzor
• Ukončení účetní zakázky (vzor dopisu)