Zaalverhuur Contract voor Evenementen (België)
Bijgewerkt op 15 augustus 2026
Een zaalverhuurcontract legt de voorwaarden vast waaronder een verhuurder een zaal aan een huurder ter beschikking stelt voor een bruiloft, feest of ander eenmalig evenement: de datum, de zaal, de kosten en wie waarvoor verantwoordelijk is vóór, tijdens en na het evenement.
Het veelgebruikte Amerikaanse sjabloon vraagt of er alcohol wordt geschonken en komt daar daarna nooit meer op terug, en houdt een borg in die het contract zelf nooit heeft gecreëerd. Niets daarvan sluit aan bij de Belgische werkelijkheid: het schenken van gegiste dranken (bier, wijn) bij een occasionele drankgelegenheid is vergunningsvrij toegelaten, maar het schenken van sterke drank vereist een voorafgaande melding aan de burgemeester. Dit sjabloon verhelpt beide gebreken: een alcoholbepaling die verwijst naar de concrete meldingsplicht, en een consistent omschreven borg.
Tik in het document hieronder op een gemarkeerd veld en typ er meteen in.Gratis — zonder registratie, zonder watermerk
Zaalverhuur Contract
Dit zaalverhuurcontract wordt gesloten op tussen , (de "Verhuurder"), en , (de "Huurder").
1. Evenementgegevens
- Datum van het evenement:
- Type evenement:
- Gereserveerde zaal:
- Start opbouw:
- Einde van het evenement:
2. Maximale bezetting
De maximale toegestane bezetting van de zaal bedraagt personen. Het verwachte aantal gasten van mag deze bezetting op geen enkel moment tijdens het evenement overschrijden, ongeacht andere bepalingen van dit contract.
3. Kosten en borg
- Huur:
- Borg:
- Resterend saldo:
- , vervaldatum
- Overschrijdingskosten:
- per uur boven de eindtijd
De borg is één enkel bedrag, ingehouden voor de duur van het evenement en daarna terugbetaald, verminderd met overschrijdingskosten, schoonmaak- of reparatiekosten en eventuele annuleringskosten op grond van dit contract. Er ontstaat door dit contract geen andere, aparte borg.
4. Verzekering
De Huurder sluit een evenementen- of aansprakelijkheidsverzekering af voor het evenement.
De Huurder overlegt de Verhuurder vóór de evenementdatum een verzekeringsbewijs van (polisnummer ).
5. Schoonmaak en reparatie
De Huurder draagt de redelijke kosten voor schoonmaak of reparatie van de zaal, het terrein of de apparatuur boven normale slijtage, verrekend met de bovengenoemde borg.
6. Annulering
- Annulering meer dan 30 dagen vóór de evenementdatum: de borg wordt volledig terugbetaald, verminderd met reeds gemaakte niet-terugbetaalbare kosten bij derden ten laste van de Huurder.
- Annulering tussen 8 en 30 dagen vóór de evenementdatum: 50% van de borg wordt terugbetaald.
- Annulering binnen 7 dagen vóór de evenementdatum: de borg wordt niet terugbetaald.
7. Algemene bepalingen
Dit contract wordt beheerst door het recht van , vormt de volledige overeenkomst tussen partijen en kan alleen schriftelijk worden gewijzigd met instemming van beide partijen. Mocht een bepaling nietig blijken, dan blijven de overige bepalingen van toepassing.
De Verhuurder
Datum:
De Huurder
Datum:
Gegiste dranken vergunningsvrij, sterke drank via melding aan de burgemeester
Een occasionele drankgelegenheid — een vooraf aangekondigde activiteit van tijdelijke aard, ten hoogste vijftien opeenvolgende dagen en ten hoogste tien keer per jaar, georganiseerd door een vereniging of feitelijke vereniging zonder winstoogmerk — vereist geen drankvergunning voor het schenken van gegiste dranken zoals bier en wijn. Voor het schenken van sterke drank bij zo'n gelegenheid geldt in plaats daarvan een meldingsplicht aan de burgemeester via een evenementenformulier; de burgemeester kan bijkomende voorwaarden opleggen in het belang van de openbare orde. Dit sjabloon vereist concreet te vermelden wie deze melding voor het evenement regelt, in plaats van de vraag alleen te stellen zonder gevolg.
Eén borg, één keer gedefinieerd, die consistent blijft
Het veelgebruikte gratis sjabloon bevat in de ene bepaling een niet-terugbetaalbare reserveringsaanbetaling en houdt elders een "borg" in die die bepaling nooit heeft gecreëerd. Dit sjabloon definieert één enkele borg vanaf het begin, bepaalt duidelijk waarvoor deze mag worden aangewend, en koppelt elke latere verwijzing — overschrijding, schade, annulering — aan datzelfde bedrag.
Een echte maximale bezetting en een aansprakelijkheidsverzekering vaststellen
Een zaalverhuurcontract dat vraagt naar het aantal gasten maar dit nooit vergelijkt met de toegestane maximale bezetting van de zaal, laat het belangrijkste veiligheidspunt van het hele document weg. Dit sjabloon vereist het vermelden van de maximale bezetting en verplicht de huurder tot het afsluiten van een evenementen- of aansprakelijkheidsverzekering.
De bepalingen uitgelegd
- Partijen en evenementgegevens
- De verhuurder en de huurder, de datum, het type evenement en de gereserveerde zaal.
- Maximale bezetting
- Legt de toegestane maximale bezetting van de zaal vast en vereist dat het aantal gasten dit niet overschrijdt.
- Huur en borg
- Eén enkele, consistent omschreven borg naast de huur en het resterende saldo, met een duidelijke vervaldatum.
- Alcohol
- Een optionele bepaling die vastlegt wie verantwoordelijk is voor de meldingsplicht bij het schenken van sterke drank.
- Verzekering
- Verplicht de huurder tot het afsluiten van een evenementen- of aansprakelijkheidsverzekering en, indien vereist, het overleggen van een bewijs.
- Overschrijdings- en schoonmaakkosten
- Kosten voor overschrijding van de gereserveerde tijd en voor schoonmaak of reparaties boven normale slijtage, verrekend met de ene borg.
- Annulering
- Eén consistente terugbetalingsregeling, afhankelijk van de datum van annulering.
- Toepasselijk recht en handtekeningen
- Het toepasselijke recht en de handtekeningen van de verhuurder en de huurder.
Nalevingslijst (België)
Controleer de specifieke regels die gelden voor uw gemeente.
Meldingsplicht bij sterke drank controleren
Sterke drank schenken bij een occasionele drankgelegenheid vereist een voorafgaande melding aan de burgemeester; gegiste dranken zoals bier en wijn zijn bij zo'n gelegenheid vergunningsvrij.
VVSG — Drankvergunningen: veelgestelde vragenBewijs van verzekering vragen
Veel verhuurders vragen vóór de evenementdatum om een bewijs van een evenementen- of aansprakelijkheidsverzekering.
Zo gebruikt u dit sjabloon
- Partijen en evenementgegevens invullen. Vul de gegevens van de verhuurder en de huurder in, plus de datum, het type evenement en de gereserveerde zaal.
- Bezetting en gastenaantal vaststellen. Vul de maximale bezetting in en bevestig dat het verwachte aantal gasten daaronder blijft.
- Huur, borg en betalingsschema invullen. Vul de huur, de borg, het resterende saldo en de vervaldatum in.
- Alcohol beslissen. Activeer de alcoholbepaling als er sterke drank wordt geschonken, en bepaal wie verantwoordelijk is voor de melding.
- Verzekering invullen en ondertekenen. Vul de verzekeringsgegevens van de huurder in, spreek de annuleringsvoorwaarden af en onderteken.
Veelgestelde vragen
Wie is verantwoordelijk voor het schenken van alcohol tijdens het evenement?
Wie in de alcoholbepaling wordt genoemd — meestal de huurder of een reeds vergunde horecagelegenheid die wordt ingeschakeld. Bij sterke drank moet de melding aan de burgemeester zijn gedaan.
Is de borg hetzelfde als de reserveringsaanbetaling?
In dit sjabloon wel — er is één enkele borg, één keer gedefinieerd, en elke latere inhouding (overschrijding, schoonmaak, schade) wordt van datzelfde bedrag afgetrokken.
Wat gebeurt er als het aantal gasten de maximale bezetting overschrijdt?
Dat zou niet moeten worden toegestaan — de maximale bezetting weerspiegelt de toegestane bezetting van de zaal en is niet onderhandelbaar.
Dekt de verzekering van de verhuurder mijn evenement?
Meestal niet volledig — de polis van de verhuurder dekt doorgaans het gebouw en de eigen activiteit, niet het evenement van de huurder of diens gasten. Daarom vereist dit sjabloon een eigen verzekering van de huurder.
Wat gebeurt er als het evenement langer duurt dan gepland?
De overschrijdingsbepaling legt een uurtarief vast voor tijd boven de gereserveerde eindtijd.
Vergelijkbare sjablonen
Disclaimer
Dit sjabloon en deze gids zijn uitsluitend bedoeld voor algemene informatie en vormen geen juridisch advies. Controleer de specifieke regels die gelden voor uw gemeente voordat u dit contract aangaat.
