Kunstprojectvoorstel sjabloon (België)
Bijgewerkt op 11 augustus 2026
Een Belgisch kunstprojectvoorstel beschrijft concept, publiek, begroting, planning, financiering, locatie, auteursrecht, portret, GDPR, communicatie en acceptatie. Het past bij galeries, cultuurhuizen, festivals, gemeenten, scholen, kunstencentra, fondsen, sponsors en particuliere opdrachtgevers.
Deze Belgische versie scheidt een niet-bindend projectvoorstel, een budgetgoedkeuring en een aanvaarde opdracht. Zij voegt Belgische auteursrecht- en naburige-rechtencontrole, GDPR, btw, subsidiestukken, locatieverantwoordelijkheid en bewijs van bijlagen toe.
Tik in het document hieronder op een gemarkeerd veld en typ er meteen in.Gratis — zonder registratie, zonder watermerk
Kunstprojectvoorstel
- Datum:
- Plaats:
- Hoofdpartij:
- ondernemingsnummer of identificatie:
- Wederpartij of ontvanger:
1. Onderwerp en doel
Dit document gaat over: . Partijen gebruiken het als Belgisch werkdossier, met bijlagen, tekenbevoegdheid en controles op vennootschapsrecht, belasting, arbeid, auteursrecht of privacy voordat de definitieve versie wordt gebruikt.
Ondertekening heeft alleen het in het onderwerp genoemde effect: ontvangstbevestiging, budgetgoedkeuring of opdracht op basis van de tekst.
2. Waarde, vergoeding en termijnen
Waarde, prijs, honorarium, royalty of begroting: . Belangrijkste termijnen, leveringen, goedkeuringen of stappen: .
3. Auteursrecht, portret en materialen
Auteursrecht, portretrecht, opnamen, teksten, merken, foto’s en licenties worden als volgt geregeld: . Overdracht of exclusieve licentie moet in een akte staan en de bevoegdheden noemen; persoonlijkheidsrechten blijven apart beoordeeld.
4. Persoonsgegevens en beveiliging
Persoonsgegevens, beelden, lijsten, accounts of apparaten worden alleen verwerkt voor genoemde doelen, met beperkte toegang, passende beveiliging en verwijdering, teruggave of anonimisering wanneer de gegevens niet langer nodig zijn. Relevante elementen: .
5. Bijlagen en goedkeuringen
Bijlagen: . Benodigde goedkeuringen, besluiten, toestemmingen, meldingen, ontvangstbewijzen, facturen of controles: .
6. Recht, bewijs en bewaring
Toepasselijk recht, forum of geschillenroute: . De verantwoordelijke partij bewaart ondertekende versie, bijlagen, KBO-bewijs, facturen, administratie, meldingen en ontvangstbewijzen gedurende de toepasselijke termijnen.
Hoofdpartij
Ondertekeningsdatum:
Wederpartij of ontvanger
Ondertekeningsdatum:
Acceptatie en status van het voorstel
Een handtekening kan alleen ontvangst bevestigen, een intern budget vrijgeven of een opdracht sluiten. Het model vraagt daarom expliciet welk effect de ondertekening heeft en vanaf welke datum kosten mogen worden gemaakt.
Bij subsidies, residenties, publieke ruimte, scholen, minderjarigen, verzekeringen, sponsorvermeldingen of brede exploitatie van beeldmateriaal is het voorstel meestal een dossier dat een aparte overeenkomst voorbereidt.
Begroting, btw en subsidies
De begroting moet artistiek honorarium, productie, materiaal, transport, montage, techniek, verzekering, communicatie, rechten, btw, vrijwilligerskosten, onderaannemers en onvoorzien scheiden. Een subsidiegever wil vaak dezelfde bedragen in aanvraag, contract en afrekening terugzien.
Het sjabloon koppelt elke kost aan factuurmoment, bewijsstuk, leverancier, goedkeuring en wijzigingsroute, zodat extra productiewerk niet stilzwijgend als inbegrepen wordt behandeld.
Auteursrecht, portret en documentatie
FOD Economie beschrijft auteursrecht en naburige rechten als afzonderlijke intellectuele-eigendomsrechten. Belgische contracten moeten daarom duidelijk zeggen of het om overdracht, licentie, foto- of opnamegebruik, archiefgebruik of alleen promotionele toestemming gaat.
Foto’s van bezoekers, deelnemers, medewerkers of minderjarigen vragen aparte GDPR- en portretcontrole: doel, kanaal, bewaartermijn, toestemming of andere grondslag, credits, toegelaten bewerking en intrekking.
Locatie, veiligheid en vergunningen
Installaties, performances en workshops kunnen afhangen van toegang, brandveiligheid, elektriciteit, toezicht, gemeentelijke toestemming, erfgoedregels, verzekering, geluidsnormen of huisregels van de locatie.
De Belgische versie legt vast wie sleutels, opbouwtijd, technische ondersteuning, bewaking, publieksonthaal, demontage, schade, incidentmelding en aansprakelijkheidsverzekering draagt.
Deelnemers, vrijwilligers en persoonsgegevens
Inschrijvingen, mailinglijsten, evaluaties, foto’s en vrijwilligersgegevens vallen snel onder de GDPR. Verzamel alleen wat nodig is en leg vast wie de verwerkingsverantwoordelijke is.
De tekst scheidt publiekscommunicatie van productiegegevens, zodat telefoonnummers, adressen, medische informatie of interne notities niet in een pers- of subsidiedossier belanden.
Wijziging, annulering en overmacht
Kunstprojecten veranderen tijdens productie. Zonder wijzigingsclausule lopen extra correctierondes, nieuw werk, hogere materiaalkosten en locatie-eisen door elkaar.
De annuleringstekst behandelt uitstel, overmacht, kosten die al onherroepelijk gemaakt zijn, terugbetaling, redelijke vergoeding voor gestart werk en wat met rechten gebeurt als het project niet doorgaat.
Subsidie, cultuurhuis en opdrachtgever naast elkaar
In België lopen kunstprojecten vaak via een mix van overheidssubsidie, cultuurhuis, private sponsor en eigen inkomsten. Het voorstel moet daarom aangeven welke partij geld toezegt, welke partij alleen ruimte of communicatie levert en welke partij het eindresultaat mag gebruiken.
Een subsidiedossier vraagt meestal meer bewijs dan een commerciële opdracht: begrotingsrubrieken, timing, publieksdoel, inclusie, lokale verankering, coproductie, evaluatie en afrekening. Het sjabloon maakt die stukken bijlagen in plaats van losse e-mails.
Wanneer een cultuurhuis productieondersteuning levert, moet duidelijk zijn of techniek, zaalhuur, ticketing, verzekering en vrijwilligers onder de begroting of onder de verplichtingen van de locatie vallen. Zonder die scheiding lijkt het project goedkoper dan het is.
Rechtenmatrix voor beeld, archief en educatie
Belgische culturele organisaties vragen vaak beeld voor website, brochure, sociale media, pers, archief en educatief materiaal. Dat zijn verschillende gebruiksdoelen. Het voorstel vraagt daarom per materiaaltype of gebruik gratis, betaald, beperkt of uitgesloten is.
Voor workshops en participatieve projecten moet het voorstel ook deelnemersinformatie regelen: inschrijving, foto, toestemming, ouderlijke toestemming waar relevant, bewaartermijn en wie beelden aan partners mag doorgeven.
Bij coproductie is credit niet alleen beleefdheid. Het beïnvloedt persmateriaal, catalogus, website, sponsorvermelding en latere portfolio. Het sjabloon laat credits vooraf afspreken zodat de maker niet pas na publicatie moet corrigeren.
Vlaamse, Brusselse en federale aandachtspunten
Belgische kunstprojecten hebben vaak een regionale context. Een project in Vlaanderen, Brussel of Wallonie kan met andere subsidiekanalen, taalverwachtingen, locatievoorwaarden en communicatiepartners werken. Het sjabloon vraagt daarom niet alleen land, maar ook regio, taalversie en bevoegde contactpersoon.
Voor projecten in Brussel is tweetalige communicatie soms praktisch of contractueel nodig. Het voorstel legt vast welke taal de leidende budget- en rechtenversie is, zodat een Nederlandse samenvatting en een Franse perslijn elkaar niet tegenspreken.
Bij samenwerking met scholen, lokale besturen of publieke instellingen moet men ook procurement, verzekeringsbewijs, toegankelijkheid, gedragscode en verwerking van deelnemersgegevens checken. Die punten staan als bijlagen omdat ze vaak buiten het artistieke concept ontstaan maar wel bepalen of het project uitvoerbaar is.
Belgische dossiercontrole voor kunstprojecten
Een Belgisch creatief dossier moet aantonen wie het project heeft goedgekeurd, welke versie aan de subsidiegever, opdrachtgever, galerie of organisator is bezorgd en welke bijlagen daarbij hoorden. Voeg daarom datum, versienummer, budgettabel, locatiebijlage, rechtenmatrix, communicatieplan, verzekeringsnota en goedkeuringsspoor toe.
Controleer vóór ondertekening of publicatie de officiële naam, ondernemingsnummer, btw-hoedanigheid, vertegenwoordiger, bankrekening, kalender, leveringen, factuurmomenten, transport, montage, veiligheid, publieksdeelname, beeldrechten, sponsors en taalversie. Een creatief voorstel met lege budgetlijnen of onduidelijke rechten is nog geen bruikbaar werkdocument.
Bij beelden van bezoekers, deelnemers, minderjarigen of medewerkers blijven GDPR-beginselen belangrijk: doelbinding, minimale verwerking, duidelijke informatie, passende beveiliging en bewaartermijn. Datalekken moeten intern traceerbaar zijn en kunnen meldplichtig zijn bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.
Maak ook zichtbaar welke toestemming door welke persoon komt: auteur, uitvoerende kunstenaar, fotograaf, vormgever, curator, producent, locatie, merkhouder, sponsor en geportretteerde. Vermeld medium, duur, territorium, toegelaten bewerkingen en credits.
Clausule-voor-clausule gids
- Acceptatie-effect
- Scheidt ontvangst, budget en bindende opdracht.
- Concept
- Omschrijft werk, vorm, publiek, locatie en resultaat.
- Begroting
- Scheidt honorarium, btw, kosten en leveranciers.
- Rechten
- Beperkt gebruik van werk, beeld, tekst, opname en archief.
- Locatie
- Regelt toegang, veiligheid, montage en vergunningen.
- Deelnemers
- Legt beeld, minderjarigen, lijsten en GDPR vast.
- Wijzigingen
- Regelt revisies, meerwerk en schriftelijke goedkeuring.
- Annulering
- Verdeelt uitstel, kosten, rechten en vergoeding.
Belgische checklist
Kies acceptatie-effect
Geef aan of ondertekening ontvangst, budget of opdracht betekent.
Regel auteursrecht en naburige rechten
Gebruik van werk, opname, tekst, beeld en uitvoering moet qua scope duidelijk zijn.
FOD Economie — auteursrecht en naburige rechtenBeperk persoonsgegevens
Inschrijvingen en beelden moeten passen binnen GDPR-doel, grondslag, transparantie en beveiliging.
AVG, artikelen 5 en 32Voorzie datalekprocedure
Een incident met deelnemersgegevens of beelden moet beoordeeld en zo nodig gemeld worden.
Gegevensbeschermingsautoriteit — datalekkenLeg btw en facturatie vast
Vermeld of bedragen inclusief of exclusief btw zijn en wanneer wordt gefactureerd.
Bewaar subsidiebewijs
Bewaar versie, bijlagen, begroting, goedkeuring en afrekening.
Hoe vult u het sjabloon in?
- Kies effect. Duid aan of de handtekening ontvangst, budget of opdracht betekent.
- Beschrijf project. Vul concept, locatie, planning, publiek, resultaat en uitsluitingen in.
- Werk begroting uit. Scheid honorarium, btw, leveranciers, materiaal, verplaatsing en onvoorzien.
- Regel rechten. Beperk gebruik van werk, beeld, opname, tekst, archief en sponsors.
- Voeg bewijs toe. Voeg planning, budget, locatiebewijs, toestemmingen en privacy-notities toe.
Veelgestelde vragen
Wordt het voorstel automatisch een overeenkomst?
Alleen als de tekst zegt dat acceptatie een opdracht sluit. Anders kan ondertekening beperkt blijven tot ontvangst of budgetgoedkeuring.
Krijgt de opdrachtgever het auteursrecht?
Niet automatisch. Een Belgische tekst moet het precieze gebruik, medium, duur, territorium en eventuele exclusiviteit afzonderlijk regelen.
Moet btw in de begroting staan?
Ja. Vermeld of bedragen inclusief of exclusief btw zijn, welk tarief wordt gebruikt en wanneer facturatie gebeurt.
Kan dit voor een subsidieaanvraag?
Ja als werkdocument, maar pas het aan de regeling, formulieren, verplichte bijlagen en afrekeningsregels van de subsidiegever aan.
Hoe regel ik foto’s van deelnemers?
Leg doel, kanaal, bewaartermijn, toestemming of andere grondslag, beveiliging en contactpunt vast.
Wat zijn onherroepelijke kosten?
Kosten voor materiaal, leveranciers, locatie of productie die na annulering redelijkerwijs niet meer vermeden kunnen worden.
Wanneer is een aparte opdracht nodig?
Bij productie, installatie, verzekeringen, minderjarigen, brede exploitatierechten of doorlopende onderhoudsverplichtingen.
Waarom geen vertaling van de Nederlandse of Amerikaanse versie?
Omdat België eigen WVV-, boekhoud-, arbeids-, btw-, auteursrecht- en GDPR-praktijk heeft. De structuur kan lijken op andere markten, maar de controles en formuleringen zijn Belgisch.
Vergelijkbare sjablonen
Disclaimer
Dit sjabloon is bedoeld als informatieve basis en is geen juridisch, fiscaal, boekhoudkundig of professioneel advies. Laat het document beoordelen door gekwalificeerde professionals voordat u het gebruikt.
