Budgetvoorstel Sjabloon (België)

Budgetvoorstel in België

Een budgetvoorstel is geen dienstverleningsovereenkomst. Het vraagt of reserveert middelen, beschrijft het project, splitst kosten uit en bepaalt wat goedkeuring precies betekent.

De Wet Overheidsopdrachten vereist een raming van de opdrachtwaarde. Vlaamse overheidsrichtlijnen leggen uit dat de raming realistisch moet zijn, exclusief btw, en dat opdrachten niet mogen worden opgesplitst om bekendmakingsregels te ontwijken.

Kostenposten, btw en aannames

Het sjabloon splitst personeel, materiaal, reizen, evenementen, overhead, reserve en totaal in EUR. Btw, niet-aftrekbare kosten, valuta en subsidievoorwaarden horen in de budgettoelichting.

Een sterk voorstel benoemt ook uitgesloten kosten: extra reizen, licenties, vergunningen, publiekrechtelijke kosten, meerwerk of prijswijzigingen.

Werking van goedkeuring

Goedkeuring kan alleen budget vrijmaken, een onderhandelingsmandaat geven of uitvoering toestaan onder voorbehoud van contract. Dat keuzemoment staat bewust prominent in het document.

Bij publieke of gesubsidieerde projecten moeten budget, raming, plaatsingsprocedure, gunningsbeslissing en contract apart blijven.

Afwijkingen en herziening

Het sjabloon vraagt een afwijkingsdrempel. Zodra kosten, scope of timing daarboven komen, is nieuwe goedkeuring nodig.

Zo ontstaat geen schaduwbudget via losse e-mails en kleine factuuraanpassingen.

De clausules in detail

Goedkeuringswerking

Scheidt budgetvrijgave, onderhandelingsmandaat en contractvoorbehoud.

Budgettabel

Splitst kosten in EUR in plaats van één totaalsom.

Btw en aannames

Legt belasting, valuta, uitgesloten kosten en subsidies uit.

Overheidsopdrachten

Maakt duidelijk dat het voorstel geen gunningsbeslissing is.

Afwijkingsdrempel

Activeert nieuwe goedkeuring bij overschrijding.

Geldigheid

Beperkt de duur van het voorstel.

Checklist België

Controleer deze punten voordat u het sjabloon in België gebruikt.

• Budget niet met contract verwarren

  Budgetgoedkeuring reserveert of machtigt, maar vervangt gunning of contract niet.

• Regels overheidsopdrachten respecteren

  De Wet Overheidsopdrachten vereist een raming van de opdrachtwaarde. Vlaamse overheidsrichtlijnen leggen uit dat de raming realistisch moet zijn, exclusief btw, en dat opdrachten niet mogen worden opgesplitst om bekendmakingsregels te ontwijken.

  Vlaanderen raming overheidsopdrachten

• Btw en valuta tonen

  Bedragen staan in EUR; btw, valuta en niet-aftrekbare kosten moeten worden uitgelegd.

• Afwijkingsdrempel vastleggen

  Boven de drempel is nieuwe goedkeuring nodig.

• Betalingsachterstand regelen

  FOD Financiën publiceert de wettelijke rentevoet voor betalingsachterstand bij handelstransacties; voor het tweede semester 2026 bedraagt die 10,5%, terwijl de gewone wettelijke rente voor 2026 4,5% bedraagt.

  FOD Financiën betalingsachterstand

• Ondertekenen met passend niveau

  FOD Economie legt uit dat eIDAS drie soorten elektronische handtekeningen kent en dat alleen de gekwalificeerde elektronische handtekening dezelfde rechtsgevolgen heeft als een handgeschreven handtekening.

  FOD Economie elektronische handtekening

• Dossier bewaren

  Bewaar voorstel, aannames, bronoffertes, goedkeuring en ondertekende versie samen.

Zo gebruikt u dit sjabloon

1. Project beschrijven. Doel, periode, aanvrager, goedkeurder en werking.
2. Kosten invullen. Personeel, materiaal, reizen, overhead, reserve en totaal.
3. Aannames toevoegen. Btw, valuta, uitsluitingen en financieringsvoorwaarden.
4. Overheidsopdracht controleren. Budget, raming, procedure en gunning scheiden.
5. Ondertekenen. Afwijkingsdrempel, geldigheid en handtekeningen vastleggen.

Veelgestelde vragen

Vergelijkbare sjablonen

• Offerte voor een Aanbesteding Sjabloon (België)
• Sjabloon Boekhoudvoorstel voor België