Formulář Žádosti o Interní Schválení (Česká republika)

Podpisové právo je důvodem existence formuláře

Většina českých organizací — obchodní společnosti, spolky, veřejné instituce — funguje s podpisovými právy nebo plnou mocí, která stanoví, kdo může zavázat organizaci do jaké výše a k čemu. Formulář schválení, který neuvádí podpisové právo schvalovatele, nedokáže odpovědět na otázku, kterou později položí interní auditor nebo dozorový orgán: byla tato osoba oprávněna toto schválit?

Tento vzor proto vyžaduje výslovné uvedení funkce a podpisového práva schvalovatele a žádost postupuje druhému schvalovateli, pokud částka toto právo překročí. V menších organizacích nebývá nejčastější chybou nepoctivost, ale kompetentní vedoucí, který schválí něco o dvě úrovně nad svým vlastním podpisovým právem, protože formulář jej k ověření nenutí.

Oddělení funkcí a střet zájmů

Kdo žádá, neměl by schvalovat svou vlastní žádost, ani nařizovat platbu. Tento vzor udržuje žadatele a schvalovatele oddělené, vyžaduje, aby schvalovatel potvrdil, že sám není žadatelem, a nabízí volitelnou finanční nebo právní kontrolu před rozhodnutím.

Tato kontrola je užitečná pro vše, co má pokračování: předplatné s automatickým prodlužováním, smlouva s poplatkem za výpověď, nový dodavatel, závazek přesahující účetní období, nebo předání osobních údajů třetí straně. Relevantní otázkou není, zda je nápad dobrý, ale za co organizace stále platí, nebo za co je stále odpovědná, za osmnáct měsíců.

Prohlášení schvalovatele se týká i střetu zájmů: existuje-li osobní zájem, rodinný vztah nebo blízký vztah k dotčené straně, žádost postupuje na vyšší úroveň místo schválení.

Rozhodnutí není jen ano nebo ne

Binární formulář ztrácí informace. Podstatná část skutečných schválení je podmíněná: ano, ale s limitem výdajů; ano, po právní kontrole smlouvy; ano, s měsíční místo roční platbou; ano, se zkušební dobou tří měsíců a datem přehodnocení. Bez místa pro tyto podmínky žijí dál jen v e-mailovém vlákně a při další obnově se na ně zapomene.

Tento vzor nabízí čtyři výsledky — schváleno, schváleno s podmínkami, zamítnuto, postoupeno na vyšší úroveň — a formuluje samostatný závěr pro každý z nich. Podmínky a důvody se dokumentují přímo v dokumentu, aby zamítnutí zůstalo vysvětlitelné při příští podobné žádosti a podmínky schválení zůstaly zachovány při obnově, auditu nebo předání.

Elektronický podpis podle typu vztahu, minimalizace údajů a úschova

Zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, stanoví odstupňované požadavky podle povahy vztahu: § 5 vyžaduje kvalifikovaný elektronický podpis pro úkony veřejnoprávního podepisujícího; § 6 vyžaduje uznávaný elektronický podpis pro úkony směřující vůči veřejnoprávnímu podepisujícímu nebo jiné osobě v souvislosti s výkonem jejich působnosti; § 7 pak pro elektronické dokumenty, kterými se právně jedná jiným způsobem — tedy pro běžné soukromé úkony mezi podnikateli nebo uvnitř organizace — připouští zaručený elektronický podpis, uznávaný elektronický podpis, nebo i jiný typ elektronického podpisu.

Pro interní schválení mezi soukromými stranami to znamená, že zákon sám výslovně nepředepisuje žádnou minimální úroveň elektronického podpisu — na rozdíl od požadavků vůči veřejnoprávním subjektům podle § 5 a § 6. Pro interní kontrolu ale nejde jen o technologii, ale o sledovatelnost: kdo co podal, kdy, jakou verzi schvalovatel skutečně viděl, a zda lze proces později spolehlivě rekonstruovat. Tento vzor proto dokumentuje datum podání a datum rozhodnutí samostatně, vypisuje skutečně předloženou dokumentaci a stanoví lhůtu úschovy a místo archivace přímo v dokumentu.

Udržujte formulář jednoduchý. Žádosti o dovolenou, výdaje nebo přístup do systémů rychle přitahují osobní údaje, a čl. 5 GDPR vyžaduje, aby zpracovávané údaje byly přiměřené, relevantní a omezené na nezbytný rozsah. Formulář, který pro dovolenou vyžaduje zdravotní údaje, nebo pro přístup do databáze soukromou adresu, vytváří problém s dodržováním předpisů bez jakéhokoli protiplnění. Shromažďujte jen to, co rozhodnutí skutečně potřebuje, a podkladovou dokumentaci uchovávejte odděleně.

Průvodce Poli Formuláře

Referenční číslo a datum

Jedinečné referenční číslo umožňuje dohledat schválení z faktury, případu nebo smluvního dokumentu; datum podání a rozhodnutí se dokumentují samostatně.

Typ žádosti

Objednávka nebo nový dodavatel, výdaj, schválení dokumentu, dovolená, přístup do systému, nebo sleva a výjimka.

Popis a zdůvodnění

Co se žádá, proč, a co se stane při zamítnutí — zdůvodnění je to, co si pozdější kontrola skutečně přečte.

Částka a sazba DPH

Částka a zda je uvedena s DPH nebo bez DPH, relevantní, když se podpisové právo pohybuje mezi oběma hodnotami.

Rozpočtová položka a dostupnost

Dotčená rozpočtová položka a zda je rozpočet dostupný. Částka bez rozpočtové položky je rozhodnutí učiněné bez rozhodujícího údaje.

Dodavatel a alternativy

Kdo obdrží platbu a co bylo porovnáváno — první bod, který interní audit prověřuje.

Předložená dokumentace

Identifikuje nabídku, smlouvu, specifikaci nebo politiku skutečně předloženou schvalovateli.

Schvalovatel a podpisové právo

Osoba, která rozhoduje, její funkce a podpisové právo pro danou kategorii, s automatickým postoupením při překročení.

Oddělení funkcí a střet zájmů

Potvrzuje, že schvalovatel není žadatelem a nemá osobní zájem, s postoupením při střetu zájmů místo schválení.

Rozhodnutí, podmínky a důvody

Schváleno, schváleno s podmínkami, zamítnuto nebo postoupeno, s podmínkami a důvody zaznamenanými v dokumentu, nikoli v e-mailu.

Úschova

Lhůta úschovy a místo archivace, podle toho, co schválení dokládá.

Jak by měla být tato kontrola navržena

Interní dokument, sám o sobě bez zákonné formální náležitosti, ale několik bodů má přímé právní nebo auditní důsledky.

• Přizpůsobit formulář platnému podpisovému právu

  Dokumentujte funkci a podpisové právo schvalovatele a při překročení postupte žádost druhému schvalovateli. Schválení mimo vlastní podpisové právo je chybou kontroly i tehdy, bylo-li rozhodnutí věcně správné.

• Oddělit žádost, schválení a platbu

  Kdo žádá, neměl by schvalovat vlastní žádost, ani nařizovat platbu. Kde velmi malý tým toto oddělení znemožňuje, postupte žádost nadřízenému, místo aby se od tohoto oddělení upustilo.

• Použít elektronický podpis podle povahy vztahu

  Zákon vyžaduje kvalifikovaný nebo uznávaný elektronický podpis pro úkony vůči veřejnoprávním subjektům, ale pro běžné soukromé úkony mezi podnikateli nebo uvnitř organizace nepředepisuje žádnou konkrétní minimální úroveň.

  § 5 až § 7, zákon č. 297/2016 Sb.

• Omezit shromažďované osobní údaje

  Čl. 5 GDPR vyžaduje, aby zpracovávané osobní údaje byly přiměřené, relevantní a omezené na nezbytný rozsah. Nežádejte zdravotní nebo identifikační údaje na formuláři schválení, pokud je rozhodnutí nepotřebuje.

  GDPR, čl. 5

• Dokumentovat podmíněná schválení jako podmínky

  Podmínky dohodnuté ústně nebo e-mailem se v praxi obtížně dovolávají. Zaznamenejte je do formuláře, aby přežily obnovu, audit nebo předání.

• Stanovit lhůtu úschovy podle podkladového případu

  Schválení dokládající smlouvu nebo výdaj s daňovým významem se obvykle uschovává po stejnou dobu jako tento případ; běžná interní validace může mít kratší lhůtu.

Jak použít tento formulář žádosti o schválení

1. Zvolit typ žádosti. Uvést objednávku, výdaj, schválení dokumentu, dovolenou, přístup do systému, nebo slevu a výjimku.
2. Popsat a zdůvodnit žádost. Uvést, co se žádá, proč je to potřebné, a co se stane při zamítnutí.
3. Uvést částku, DPH a rozpočtovou položku. Uvést částku a sazbu DPH, dotčenou rozpočtovou položku a dostupnost rozpočtu.
4. Odeslat žádost správnému schvalovateli. Určit schvalovatele, jeho funkci a podpisové právo, a zahrnout druhého schvalovatele nebo finanční kontrolu, pokud to částka nebo riziko odůvodňují.
5. Zaznamenat rozhodnutí a archivovat. Zvolit schváleno, schváleno s podmínkami, zamítnuto nebo postoupeno, uvést podmínky nebo důvody, stanovit lhůtu úschovy a stáhnout a archivovat dokument.

Často Kladené Otázky

Související vzory

• Dohoda o práci na dálku vzor (Česko)
• Potvrzení o Přijetí — Vzor Dopisu
• Všeobecné obchodní podmínky účetní kanceláře (vzor)