Invoice24 Logo

Briefhoofd-sjablonen voor uw bedrijf

Kies een sjabloon en pas het meteen aan in de browser – in A4-formaat, met het adresveld klaar voor een venstercouvert. Geen account nodig: u exporteert uw briefhoofd binnen enkele seconden als PDF of Word, met plaats voor uw ondernemingsnummer en RPR-gegevens.

Een briefhoofd volgens de Belgische regels — geen Nederlands sjabloon met een .be-tintje

Zoek je in België op "briefhoofd sjabloon", dan land je bijna overal op Nederlandse pagina's: Canva's nl_nl-galerij, een Word-sjabloon voor de nl-markt, of een site die het over "Betreft:" en een "B.V." heeft. Niets daarvan klopt voor een Belgische zaak. Wij noemen het bovenste vak op een brief zoals het bij ons heet — de hoofding — en we vullen het meteen met wat de Belgische wet écht van u vraagt: uw ondernemingsnummer, uw RPR-rechtbank en, als u btw-plichtig bent, uw BTW BE-nummer.

Deze galerij is Belgisch van in de kern, niet van in de URL. A4-formaat, adresveld links uitgelijnd zoals hier gebruikelijk is, en een voettekst met plaats voor alle wettelijk verplichte vermeldingen. U bewerkt een sjabloon rechtstreeks in de browser, zonder account, en exporteert als PDF of Word zodra u klaar bent.

Wat moet er wettelijk op uw briefpapier staan?

Het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV) bepaalt in artikel 2:20 dat elke rechtspersoon — vennootschap, vzw, stichting — op al zijn brieven een vaste set gegevens vermeldt: de volledige naam, de rechtsvorm, het precieze adres van de zetel, het ondernemingsnummer, en het woord "rechtspersonenregister" of de afkorting RPR gevolgd door de rechtbank van de zetel. Is de rechtspersoon in vereffening, dan moet ook dat vermeld staan.

Bent u een eenmanszaak, dan valt u niet onder artikel 2:20, maar wél onder artikel III.25 van het Wetboek van economisch recht: ook u vermeldt uw ondernemingsnummer, én — dat wordt bijna overal vergeten — het nummer van minstens één Belgische bankrekening. Een IBAN op uw briefhoofd is voor een eenmanszaak dus geen stijlkeuze, het is een wettelijke verplichting.

Bent u btw-plichtig, schrijf dan "BTW BE" gevolgd door hetzelfde tiencijferige ondernemingsnummer. Niet btw-plichtig? Dan vermeldt u het kale nummer zonder BE-voorvoegsel. En het is niet vrijblijvend: artikel 2:22 WVV maakt wie namens de rechtspersoon optreedt persoonlijk aansprakelijk voor de verbintenissen die daaruit voortvloeien, als deze vermeldingen ontbreken. Een vergeten regel op uw briefhoofd kan u dus persoonlijk geld kosten.

BV, niet meer BVBA — en de juiste rechtbank na RPR

Sinds 1 januari 2020 zijn de oude vennootschapsvormen hernoemd en templates met de oude namen zijn intussen fout, niet alleen ouderwets. Een bvba is een BV geworden, een cvba een CV, een comm.V een CommV (zonder punten). Zelfs de Vlaamse overheidsdienst VLAIO waarschuwde ondernemers hier expliciet voor met het stuk "bv, bvba of bv/bvba? Wat zet je op je briefpapier?" — precies de vraag die dit sjabloon voor u oplost.

Na RPR zet u de rechtbank van de zetel, en sinds de hervorming van 2018 zijn twee namen veranderd die oudere sjablonen en zelfs sommige boekhoudkantoren nog fout hebben: het is RPR Henegouwen, niet "RPR Bergen-Charleroi", en RPR Waals-Brabant, niet "RPR Nijvel". Zetelt u in een afdeling van een grotere rechtbank, dan schrijft u dat voluit: RPR Gent, afdeling Dendermonde — niet zomaar RPR Dendermonde. België telt in totaal negen ondernemingsrechtbanken: Antwerpen, Brussel Nederlandstalig, Brussel Franstalig, Leuven, Gent, Eupen, Luik, Henegouwen en Waals-Brabant.

  • BVBA → BV, CVBA → CV, Comm.V → CommV, V.O.F. blijft VOF
  • RPR Henegouwen (niet Bergen-Charleroi) · RPR Waals-Brabant (niet Nijvel)
  • Met afdeling: RPR Gent, afdeling Dendermonde

De hoofding, het adresveld en waarom "Betreft:" hier niet hoort

In Vlaanderen leert men op school en in het hoger onderwijs de BIN-norm (NBN Z 01-002) voor de opmaak van een zakelijke brief. Ze is niet wettelijk verplicht, maar wel wat een Belgische lezer als "correct" herkent: het adresveld zit links, de linkermarge is bewust breder dan de rest omdat hij de opbergmarge is voor een ringmap, en de referentieregels — uw kenmerk, ons kenmerk, plaats en datum — komen pas voorbij de bovenste 9 centimeter zodat ze nooit in het venster van de omslag verschijnen.

Een detail dat een Belgische lezer meteen opvalt: de BIN-norm verbiedt het label "Betreft:" of "Onderwerp:" boven het onderwerp — het onderwerp staat gewoon vetgedrukt op de regel, zonder label. Nederlandse sjablonen zetten er wél "Betreft:" boven; dat is precies hoe u een Nederlandse pagina van een Belgische onderscheidt. In deze editor staat het adresveld links uitgelijnd en netjes binnen de zone van een gewone vensterenveloppe, klaar om te bedrukken — zonder dat we een claim doen over exacte millimeters van een betaalde norm die u zelf niet kunt naslaan.

Klein maar typisch Vlaams: in de spreektaal noemt men het bovenste vak van een brief soms de hoofding — een woord dat in Nederland niet bestaat. Wij gebruiken het bewust, net als "briefhoofd", omdat het is hoe Belgen er zelf over praten.

Waarom dit sjabloon wint van Canva, Word en de drukkerij

Canva rankt in België met zijn Nederlandse pagina (canva.com/nl_nl/), niet met iets Belgisch — en zodra u op een sjabloon klikt om het te bewerken, staat u voor een verplichte login. Veel van de mooiste sjablonen bevatten bovendien "Pro"-elementen die een watermerk laten staan tot u betaalt, en het formaat herschalen naar A4 is zelf een Pro-functie. Wij vragen geen account, zetten alles standaard op A4, en er komt nooit een watermerk op uw export.

Word- en Adobe-sjablonen vragen een Microsoft- of Adobe-account om online te bewerken, en zijn zelden voor België gemaakt: generieke Nederlandse of algemene sjablonen, zonder ondernemingsnummer- of RPR-veld. Een Belgische drukkerij zoals Pixartprinting of Vistaprint.be lost dat ook niet op — hun gratis "editor" bestaat om u 250 tot 1000 vel bedrukt papier te laten bestellen, niet om u een downloadbaar bestand te geven. Geen van beide publiceert iets over de BIN-norm, het ondernemingsnummer of de RPR-vermelding. Dat is precies het gat dat dit sjabloon vult: het enige Belgische briefhoofd dat vanaf sjabloon één al wettelijk in orde is.

Veelgestelde vragen over uw briefhoofd