Buhalterinės apskaitos paslaugų bendrosios sąlygos (pavyzdys)

Buhalterinė apskaita nėra reguliuojama profesija

Lietuvoje nėra teisės akto, kuris nustatytų profesinės kvalifikacijos, išsilavinimo ar licencijavimo reikalavimus buhalteriams — priešingai nei auditoriams, kuriems taikomas Audito įstatymas ir Lietuvos auditorių rūmų priežiūra. Tai reiškia, kad bet kas gali teikti buhalterinės apskaitos paslaugas be valstybės išduotos licencijos.

Lietuvos buhalterių ir auditorių asociacija (LBAA) siūlo savanorišką profesinio buhalterio pažymėjimą, kuriam reikia aukštojo išsilavinimo arba ilgametės patirties, egzaminų ir nepriekaištingos reputacijos. Tai nėra teisinė prekiavimo sąlyga, todėl klientui verta patikrinti, ar biuras turi šį pažymėjimą, o ne tik pasitikėti apgalvojimu.

Šios sąlygos todėl nurodo biuro profesinę pažymą arba nariškumą, jei tokia yra, ir vietoj licencijos numerio remiasi profesinės civilinės atsakomybės apdrauda.

Trys skirtingi saugojimo terminai po vienu pavadinimu

Pagrindiniai apskaitos dokumentai — sąskaitos faktūros, kasos dokumentai, banko išrašai — saugomi ne mažiau kaip 10 metų nuo jų sudarymo dienos. Darbo užmokesčio apskaitos dokumentai saugomi žymiai ilgiau — 50 metų, nes jie susiję su būsimomis pensijų teisėmis.

Klaida, kurią šis pavyzdys išvengia, yra vieno saugojimo termino taikymas visiems dokumentams. Sąlygose dėl dokumentų saugojimo nurodomas kiekvienas dokumentų tipas atskirai su jam tenkančiu terminu, remiantis Buhalterinės apskaitos įstatymu ir Archyvų departamento nustatytais bendraisiais saugojimo terminais.

Po finansinių ataskaitų patvirtinimo apskaitos dokumentai ir registrai saugomi ūkio subjekto vadovo nustatyta tvarka, laikantis Dokumentų ir archyvų įstatymo nuostatų — tai skiriasi nuo laikotarpio prieš patvirtinimą, kai saugojimo tvarką nustato pats vadovas, užtikrindamas dokumentų saugumą.

PVM deklaracija ir i.SAF registras — du atskiri terminai, ne vienas

PVM deklaracija pateikiama ne vėliau kaip per 25 dienas nuo mokestinio laikotarpio pabaigos, naudojant Elektroninio deklaravimo sistemą (EDS). Nuo 2018 m. sausio 1 d. PVM deklaracija ir su ja susijusios formos teikiamos tik elektroniniu būdu.

Atskirai nuo šio termino, informacija apie visas gautas ir išrašytas PVM sąskaitas faktūras teikiama per i.MAS sistemos posistemę i.SAF ne vėliau kaip per 20 dienų nuo mokestinio laikotarpio pabaigos — juridiniams asmenims tai reiškia iki kito mėnesio 20 dienos.

Šie du terminai — 25 dienos deklaracijai ir 20 dienų i.SAF duomenims — dažnai supainiojami vienas su kitu arba laikomi tuo pačiu terminu skirtingais pavadinimais. Sąlygose jie nurodomi atskirai, kad klientas žinotų, kada turi pateikti dokumentus kiekvienam iš jų.

EDS įgaliojimas grindžiamas sutartimi, o teisės nurodomos priede

Kad tapti EDS naudotoju, reikia sudaryti elektroninio dokumentų teikimo sutartį su mokesčių administratoriumi. Juridinio asmens atstovas, sudarantis šią sutartį, paskiria asmenis, kurie galės atstovauti mokesčių mokėtojui ir teikti deklaracijas bei kitus dokumentus.

EDS naudotojui suteiktos teisės nurodomos sutarties priede — įgaliojimas gali apimti visus veiksmus arba būti apribotas, pavyzdžiui, tik iki naudotojo duomenų tvarkymo ir mokėjimų, neapimant deklaracijų teikimo. Neišsamus įgaliojimas yra dažna klaida, kuri paaiškėja tik tada, kai reikia pateikti deklaraciją.

Sąlygos todėl aprašo suteikiamų teisių apimtį konkrečiai, o ne tik nurodo, kad klientas „suteikia EDS prieigą“.

Sąlygų punktai paaiškinti

Šalys ir statusas

Biuro pavadinimas, profesinė pažyma arba nariškumas, atsakingas buhalteris ir versijos data, taip pat kliento rekvizitai.

Užsakytos paslaugos

Kiekviena paslauga su savo jungikliu — apskaitos tvarkymas, finansinės ataskaitos, pelno mokestis, PVM, darbo užmokestis, registrų pakeitimai, konsultacijos.

Profesinė atsakomybė

Profesinės civilinės atsakomybės draudimo apimtis, nes buhalterinė apskaita nėra licencijuojama profesija.

Kliento pareigos

Dokumentų pateikimo terminai ir pareiga suteikti išsamią bei teisingą informaciją, kuria grindžiamos deklaracijos.

Atlygis ir atsiskaitymai

Valandinis įkainis, mėnesinis mokestis ar paketas — rodomi tik pasirinkto modelio laukai.

EDS įgaliojimai

Suteikiamų teisių apimtis ir nuoroda, kad klientas turi jas atskirai atšaukti, jei bendradarbiavimas baigiasi.

Dokumentų saugojimas

Kiekvieno dokumentų tipo saugojimo terminas atskirai — 10 metų arba 50 metų darbo užmokesčio dokumentams.

Pinigų plovimo prevencijos priemonės (pasirenkama)

Kliento pažinimo priemonės, jei biurui taikomas atitinkamas įstatymas.

Atsakomybės ribojimas (pasirenkama)

Didžiausia atsakomybės suma, jei dėl to susitarta.

Konfidencialumas

Informacijos neatskleidimas tretiesiems asmenims be kliento sutikimo ar įstatyme nustatytos pareigos.

Asmens duomenų tvarkymas (pasirenkama)

Tvarkymo tikslas ir teisinis pagrindas, jei paslauga apima asmens duomenų tvarkymą.

Galiojimo terminas ir nutraukimas

Įspėjimo terminas ir sutarties nutraukimo tvarka.

Taikytina teisė ir ginčai

Lietuvos Respublikos teisės aktai ir ginčų sprendimo vieta.

Patvirtinimas

Parašų vieta, kuri sąlygas paverčia įpareigojančiu susitarimu.

Ko nepamiršti

Prieš išduodami sąlygas, patikrinkite biuro profesinį statusą ir galiojančius teisės aktus.

• Nenurodykite licencijos, kurios buhalterinei apskaitai nereikia

  Lietuvoje nėra teisės akto, nustatančio profesinės kvalifikacijos ar licencijavimo reikalavimus buhalteriams, priešingai nei auditoriams. LBAA profesinio buhalterio pažymėjimas yra savanoriškas.

  IFAC — Lithuania Member Country profile

• Nurodykite kiekvieno dokumentų tipo saugojimo terminą atskirai

  Pagrindiniai apskaitos dokumentai saugomi ne mažiau kaip 10 metų, o darbo užmokesčio apskaitos dokumentai — 50 metų. Vieno termino taikymas visiems dokumentams yra neteisingas.

  Buhalterinės apskaitos įstatymas, 19 straipsnis

• Nurodykite PVM deklaracijos ir i.SAF terminus atskirai

  PVM deklaracija pateikiama per 25 dienas nuo mokestinio laikotarpio pabaigos, o i.SAF duomenys apie sąskaitas faktūras — per 20 dienų, atskirai nuo deklaracijos.

  VMI — i.SAF registrų teikimo terminai

• Aprašykite EDS įgaliojimo apimtį konkrečiai

  EDS naudotojo teisės nurodomos elektroninio dokumentų teikimo sutarties priede ir gali būti ribotos — neišsamus įgaliojimas paaiškėja tik tada, kai reikia pateikti deklaraciją.

  VMI — Kas yra EDS ir kaip tapti jos naudotoju

• Neskirkite atsakomybės, kurios biuras negali padengti

  Jei sąlygose numatytas atsakomybės ribojimas, jis turėtų atitikti biuro profesinės civilinės atsakomybės draudimo dydį, nes valstybinės licencijos, kuri tai užtikrintų, nėra.

• Atnaujinkite sąlygas, jei keičiasi atsakingas buhalteris ar draudimo polisas

  Versijos datai turėtų atitikti paskutinį patikrintą informacijos momentą, ypač jei sąlygose nurodoma profesinė pažyma ar draudimo apimtis.

Kaip užpildyti sąlygas

1. Įveskite biuro duomenis ir profesinį statusą. Pavadinimas, adresas, atsakingas buhalteris, profesinė pažyma ar nariškumas ir versijos data.
2. Pažymėkite užsakytas paslaugas. Kiekviena paslauga turi savo jungiklį — įjunkite tik dėl kurių susitarta.
3. Pasirinkite atlygio modelį. Valandinis įkainis, mėnesinis mokestis ar paketas — rodomi tik atitinkami laukai.
4. Nurodykite EDS įgaliojimo apimtį. Kas įgaliojamas ir kokiems veiksmams, su nuoroda, kad klientas turi jį atskirai atšaukti.
5. Patikrinkite saugojimo terminus. Įsitikinkite, kad kiekvienam dokumentų tipui nurodytas teisingas terminas, o ne vienas bendras skaičius.
6. Atsisiųskite ir pasirašykite. Atsisiųskite Word arba PDF formatu, patikrinkite ir pasirašykite abi šalys.

Dažnai užduodami klausimai

Susiję pavyzdžiai

• Buhalterinės apskaitos paslaugų nutraukimas (laiško pavyzdys)